Vi snappes!

Internkommunikasjonen finner nye kanaler.

Gjensidige er et stort selskap med over 4000 ansatte, spredt over seks ulike land og enda flere byer. Med de store geografiske avstandene; hvordan kan vi komme tettere på hverandre?

I 2018 og dagens teknologi er det lett å finne svar. I tillegg til tradisjonelle kanaler som e-post, Intranett og telefon, åpner det seg nye muligheter med sosiale mediekanaler som for eksempel Snapchat. Som selskap har vi lenge brukt kanalen for å nå ut til folk flest, hvorfor ikke bruke den for å nå ut internt?

Eller, et mer interessant spørsmål er kanskje «hvorfor?».

I november kastet vi oss ut i det, og lanserte vår egen interne Snapchat-konto; «Hos Gjensidige». Initiativet kom fra en av våre kunderådgivere, og to måneder senere har over 450 ansatte lagt til kontoen for å få et innblikk i hva som rører seg i selskapet.

Hvordan?

I praksis fungerer det slik at kontoen går på rundgang. Ansatte og avdelinger som ønsker å vise frem hvem de er, hva de jobber med og hvordan de har det på jobb, sender en forespørsel til «redaktøren» (undertegnede), og får tildelt en dag, to dager eller en hel uke. Innenfor tidsrommet de har fått tildelt «snapper» de så mye de vil, om hva de vil, slik at for eksempel jeg som sitter i Oslo kan få et innblikk i hvordan det står til på kontoret i Ålesund. Kontoen er tillitsbasert, og de ansatte står helt fritt til å skape innhold – innenfor personvernets og konsernsikkerhetens grenser.

gjensidige snapstory
Gjensidige har en snapchat-konto kun for ansatte. Skjermdump: Gjensidiges snapstories.

Erfaringer

Så tilbake til det innledende spørsmålet; hvorfor Snapchat? Bruken av en slik kanal for å kommunisere på tvers av selskapet bidrar til å forsterke følelsen av fellesskap og tilhørighet. Personlig har jeg lært mye om avdelinger jeg knapt visste hva drev med tidligere, og fått satt ansikt på det som før bare var en e-postsignatur. Snapchat er lettbeint og enkel, og vi kommer tettere på hverandre – til tross for geografisk avstand. I tillegg kan vi få «her og nå»-informasjon på en fredag ettermiddag, som vi kan lese mer om på Intranett mandagen etter.

Internkommunikasjon dreier seg ikke bare om å få informasjon, det handler også om å bli lyttet til, bli involvert, medvirke og samarbeide. I Gjensidige er vi opptatt av å ha et tillitsfullt klima med en åpen og aktiv kommunikasjon oss imellom, og her er «Hos Gjensidige» et supert supplement til andre kanaler.

Tips til Snapchat og internkommunikasjon

  • ha i bakhodet at alt som legges ut også kan bli sett av personer utenfor bedriften/selskapet
  • …men det igjen trenger ikke være en begrensning, se på det som en mulighet for å rekruttere nye ansatte!
  • husk på personvernet
  • ikke vær redd for å prøve og feile!

Snappes vi? Hva er dine erfaringer med å bruke Snapchat til internkommunikasjon?

PR-forskning. Relevant eller ikke? KOMMUNIKATØRERS VIKTIGE FORHOLD TIL PR-FORSKNING

Forholdet mellom akademisk teori og praksis er viktig for både forskere og yrkesutøvere i PR-faget, skriver Peggy Simcic Brønn i en kommentar til Haakon Stensruds artikkel ”Ser ikke verdien av PR-forskning”.

Gjesteinnlegg skrevet av Peggy Simcic Brønn, Professor BI, Leder, Senter for Virksomhetskommunikasjon. Oversetter: Asbjørg Lyngtveit.

I en artikkel publisert 23. november 2017 på Kommunikasjonsforeningens nettside skriver Haakon Stensrud at han i sin masteroppgave fant tendenser til at «PR-forskning oppleves som lite relevant for dem som jobber med PR i det daglige». Stensruds uttalelse er basert på funn fra syv intervjuer av norske kommunikatører gjennomført i forbindelse med masteroppgaven hans, som har tittelen «Barriers and Opportunities for Application of Public Relations Research». Som forsker innen fagfeltet PR finner jeg det vanskelig å ikke kommentere dette.

Masteroppgaven tar opp en rekke relevante problemstillinger og tema, men det er godt Stensrud tar forbehold i sine konklusjoner, for noen av dem er etter mitt syn villedende. Oppgaven gir ikke helhetlig innsikt i spørsmålet om hvordan PR-utøvere bruker teori i praksis.

Forskning på forholdet mellom akademisk teori og praksis er viktig for både forskere og yrkesutøvere. En reflektert PR-utøver skal være i stand til å overføre vitenskapelig innsikt til informasjon og løsninger for kunder og arbeidsgivere. En reflektert forsker anerkjenner at vitenskapelig teori endres når den settes ut i praksis. Studier av den faktiske måten dette skjer på er viktige bidrag til fagområdet.

Det er viktig for både forskere og praktikere at vi ser på forholdet mellom akademisk teori og praksis. Foto: BI Business Review

Må kombinere observasjoner og undersøkelser

For å få et helhetlig og reelt bilde av PR-utøveres bruk av teori, må vi benytte flere ulike metoder, som Stensrud selv også påpeker. Det er ikke tilstrekkelig å spørre en gruppe utøvere om de bruker teori eller kjenner til teorier. Fremover bør forskningen kombinere intervjuer med observasjoner av PR-utøvernes beslutningsgrunnlag. En mulighet er å være tilstede når konsulenter gir råd til kunder, og å delta på idédugnader. Vurdering av dokumenter fra fullførte kampanjer eller arbeider og manualer fra byråer er også nyttig for å kunne identifisere grunnlaget for beslutninger. Det vil også være nyttig å be utøvere av faget om å kartlegge egne beslutningsprosesser. Hvilken logisk begrunnelse brukte de for eksempel for å velge ett budskap framfor et annet?

Slike undersøkelsesmetoder baserer seg på at forskerne har et godt grep om teori relatert til PR i praksis, slik at de er i stand til å identifisere hvilken teori som kan koples til en bestemt praksis.

PR er et komplekst fagfelt som baserer seg på teori fra en rekke ulike fagområder. Foruten ledelses- og organisasjonsteori bygger det på kommunikasjonsteori, overtalelsesteori og massekommunikasjonsteori, for å nevne noen få.

Forskningen bør bli mer tilgjengelig

Som PR-utøver bør man ha satt seg inn i ulike teorier slik at man kan ta de riktige beslutningene når man utvikler PR-planer og -aktiviteter. Verdien man representerer for arbeidsgiver eller oppdragsgiver vil være direkte relatert til hvor godt man evner å utnytte det teoretiske grunnlaget i arbeidet man utfører.

Fagets utøvere må kunne svare på spørsmål som «Hvorfor det budskapet? Hvorfor den kanalen? Hvorfor den strategien? Hvorfor fungerer ett budskap overfor én gruppe mennesker, men ikke overfor en annen? Hvorfor reagerer noen på én bestemt måte, og andre på en annen? Hvordan tar folk beslutninger?»   I det lange løp er det beslutninger basert både på teori og empiriske funn som står seg best.

Stensrud har et godt poeng når han sier at forskere kan bli flinkere til å gjøre arbeidet sitt mer tilgjengelig for yrkesutøverne. Og det er sant at forskere primært skriver for andre forskere. Dette er en pågående debatt som begge leirer finner frustrerende. Hva er poenget med forskning hvis den ikke kan bidra til at utøvernes arbeid blir lettere eller mer effektivt?

En hvilken som helst undersøkelse av PR i praksis må bygge på sunne og rigorøse vitenskapelige metoder og prosesser. Stensrud har startet på et viktig arbeid, men undersøkelsen er ikke tilstrekkelig til å hevde at PR-utøvere er tilbøyelige til å finne teori irrelevant for arbeidet deres. Som bemerket av en annen forsker må vi kvitte oss med myten om at forskere og utøvere kommer fra Mars og Venus. Det gjør de ikke.

Tør du digitalisere kommunikasjonen?

Digitalisering av kommunikasjonen krever ny tilnærming til hva som er et budskap, hvordan dette presenteres, og hvordan bedrifter forholder seg til egen virksomhet. Er du komfortabel med å la interne forretningsdata være med å fortelle historien om selskapet. Å gi verden utenfor direkte innsyn i din virksomhet? Eller la en datamaskin stå for kundedialogen?

Bransje etter bransje opplever at digitaliseringen utfordrer etablerte sannheter, forretningsmodeller og all verdens «slik har vi alltid gjort det»-rutiner. Vi hører mye om de negative utslagene dette har i form av tapte inntjeningers konsekvens med tapte arbeidsplasser. Vi hører lite om mulighetene som åpner seg, og verdien som ligger i å gripe disse. For det er selvsagt ikke sånn at bildet er entydig mørkt. Om så var ville ikke den enorme endringskraften vi ser vært tilstede.

Vis hva du gjør

Digitaliseringen dikterer nye spilleregler for hvordan vi kommuniserer. Vi har allerede fått robotjournalistikk der budskap kan utformes regelstyrt. Men la oss heller se nærmere på hvordan våre kunder og andre forholder seg til oss som virksomhet. La oss starte med transparens.

Data i sanntid gir åpenhet når selskapers kjernesystemer også er kilde for publisert informasjon. Når fag- og kjernesystemer inngår som en del av den eksterne informasjonsstrømmen kan det gi stor merverdi for kunder og andre sluttbrukere. Bedriftens kommunikasjon vil ikke lenger bare være ferdigslipte tekster, men også sanntidsdata generert og konsumert i fart. Om for eksempel vi i Innovasjon Norge åpent synliggjør fordeling av lån og tilskudd, og kobler disse med demografiske data, vil det fortelle mye om vår virksomhet. Ruter og Oslo Bysykkel er eksempler på norske selskaper som tilgjengeliggjør data, og med det inviterer til utvikling av nye, nyttige tjenester. Det blir lettere å forstå hva bedriften gjør nå, og med det enklere å forholde seg til for kundene. Merkevaren blir lettere å forstå, lettere å bruke og med det lettere å like. Det bidrar til å bygge godt omdømme!

Flyplasser er blant de som i økende grad benytter sanntidsdata i sin kommunikasjon for å bedre kundeopplevelsen. Foto: Eric Rice / Flickr

Slipp tømmene!

Åpne data gjør det samtidig vanskeligere å skjule informasjon om virksomheten, da de åpner en titteluke inn i bedriften. Hvor langt inn man lar andre titte, og hvordan data kommuniseres, vil selvsagt variere fra aktør til aktør. Statistikk kan som kjent presenteres på mange måter, og formen man velger å kommunisere slike data på vil kunne påvirke et budskap.

Med digitalisering av prosesser og systemer er budskapene ikke lenger statiske. De får ikke datostempel der best før-dato settes i det øyeblikk noen trykker publiseringsknappen. Kunden ønsker gjerne å drille og segmentere dataene til bedriften, og med det få mer nytte av informasjonen som finnes om virksomhetens aktivitet. For å komme dit må vi tørre å slippe opp og være komfortable med at vi ikke lenger har stålkontroll på hvordan informasjonen fremstår, og la dette inngå som en bevisst del av kommunikasjonsplanen. Utelater man dataformidling i sin kommunikasjon kan det i beste fall medføre en uutnyttet mulighet, i verste fall en oppfatning om at en har noe å skjule.

Chatbots gir interaktiv kommunikasjon

Det anerkjente konsulentselskapet Gartner estimerer allerede nå at vi i 2030 vil ha mer enn 25 milliarder maskiner som vil kunne handle helt autonomt på nett. Digital kommunikasjon vil ikke bare nå kunden gjennom tradisjonell klikk og pek-navigasjon, men også interagere med kunden i form av chatbots. Disse robotene er foreløpig ikke best på subtile budskap, har til en viss grad en monoton språkdrakt og begrenset handlingsrom, men her er utviklingen nær sagt eksponentiell. Hvordan påvirker dette vårt forhold til disse tjenestene, og hva har det å si for merkevaren de representerer? Og hvordan forholder roboter seg til hverandre, når de henter inn informasjon på våre vegne? Her er det mye nytt for oss å forstå.

Plattformer er allerede i ferd med å smelte sammen, eller opphøre, om du vil. Vi konsumerer innhold der vi beveger oss fritt mellom flater. Vi hopper illojalt mellom apper, nettlesere, mobil, nettbrett og desktop. Sosiale nettverk adopteres og forkastes, samtidig som vi forventer at informasjonen vi trenger finner oss i de flatene vi til enhver tid befinner oss i. Skal vi ha sjanse til å levere på alle disse forventningene er vi med andre ord nødt til å slippe noe av taket, tillate at rådata inngår i informasjonsstrømmen, og at de blir presentert og konsumert i flater vi i utgangspunktet kanskje ikke eier selv. Da kan selv «illojale» brukere forholder seg lojalt til din merkevare.

Her er ditt nyttigste nyttårsforsett

Språklig jåleri invaderer landets politiske, kulturelle og økonomiske arenaer. Mange har åpenbart frykt for å fremstå  som banal. La oss heller starte 2018 med å kalle en spade for en spade. Ta det rolig. Angsten er ubegrunnet.

Språklig pynting brer om seg i rekordfart. La oss ta for oss et par av områdene hvor sykdommen herjer som verst. Kanskje du attpåtil er smittet selv eller har kollegaer som er smittet. I så fall er det mitt håp at dette innlegget skal gi deg mot til å kaste den pompøse innpakningen. Gevinsten er økt troverdighet.

Henvender du deg til Ola og Kari Nordmann, har du alt å vinne på å legge fagspråket på hylla. Ideen til dette innlegget kom da jeg i fjor høst besøkte en fotoutstilling på Henie Onstad Kunstsenter i Bærum. Her slo det meg hvordan kunstbransjen henvender seg til publikum på et språk som snarere skaper avstand enn å invitere den besøkende inn.

Helt konkret var det en utstilling med den amerikanske fotografen Catherine Opie.  En av tekstene på en bildevegg fikk meg til å stoppe opp. Bildene viste portretter av mennesker som ikke er helt A4 fotografert i et studio. Bakgrunnen var ensfarget. Og den forklarende teksten lød: «I denne serien skjer det skifte mot en presentasjon av motiver som orienterer seg i forhold til kjønn og identitet i hverdagen. Opie benytter en formal komposisjon, og de ulike fargede bakgrunnene i fotografiene er lyse og monokrome.”.

Hvem skriver du for?

Hvorfor ikke si det som det er? Portrettene viser mangfoldet av kjønn- og identitetsopplevelse, og personene poserer på en ensfarget bakgrunn. Verre var det ikke. Arrangøren hadde noe på hjertet, men det var formidlet i et fra én-forståsegpåer-til- en-annen-forståsegpåer-språk. Er det frykten for å virke banal som ligger bak? Kunst må kunne omtales slik at vanlige dødelige kan forstå, som Aftenposten skriver.

En annen bransje med høy fjong-faktor er meglerbransjen. Jeg tenker med andre ord på alle de boligannonsene som benytter seg av et språk som nærmest har utviklet seg til en egen sjanger. En vanlig garderobe, et vindu eller en trappeoppgang blir opphøyet i en flora av språklige svulstigheter i håp om å gjøre salgsobjektene mer attraktive.

Boligannonser blir lyriske

I sin bok «Meglers marked, Diktsamling fra en boligjakt», som jeg har omtalt i et tidligere innlegg, har boligkjøperen Eirik Willyson samlet en rekke formuleringer fra finn.no og presentert dem som små dikt, med og uten bilder. På den måten avslører han den språklige svulstigheten mange meglere sverger til. Spørsmålet er om vi løftes eller om det blir platt og til sjuende og sist minsker troverdigheten i stedet for å styrke den:

«To skyvedører i glass kan åpnes eller lukkes etter eget forgodtbefinnende». Eller ta denne trappeopplevelsen: «Her kan du låse deg inn i oppgangen og dra hånden langs gelenderet mens du løper trappene på vei opp til din nye leilighet». Eller ta dette – bokstavelig talt – svevende eksemplet: «Å se værforandringer på lang avstand kan være fasinerende. Og Nyttårsaften. Følelsen av å sveve over byen er påtakende».

I tillegg er boligannonsene pepret med substantiveringer og passiv og det upersonlige pronomenet ”man”, trekk de har til felles med byråkratspråket, som jeg heller sparer til en annen gang.

Hva skal mossinger med metro?

Det er ikke bare det nye navnet til Høgskolen i Oslo og Akershus som skaper strid, men også skrivemåten, som bryter med norske skriveregler. Foto: skjermdump fra På Høyden, uavhengig avis for UiB.

La oss heller avslutte med en annen type jåleri: Engelske uttrykk der vi på norsk har helt greie ord som beskriver hva saken handler om. Det siste er kanskje eksemplet med Oslos nye universitet, som skal hele OsloMet, mot nåværende Høgskolen i Oslo og Akershus. Senter for bygdeforskning ble nylig til Ruralis, visstnokfor å finne et mer «dekkende» navn.

I mange år har vi snakket om intercitytriangelet på Østlandet. En ting er de ulike og forvirrende skrivemåtene vi her står overfor, noe annet er selve intercitybegrepet, som er hentet fra et Europa hvor millionbyene ligget tett. Oslos befolkning teller ikke flere enn et par bydeler i Berlin. Da blir det nærmest komisk når busslinjer i Moss har fått navn som ”Metro 1” og ”Metro 2” med tanke på at den tidligere østfoldhovedstaden knapt har flere innbyggere enn en italiensk landsby. Som en del av intercityhysteriet skal det bygges dobbeltspor mellom Fredrikstad og Sarpsborg. Som sarping håper jeg virkelig ikke østfoldingene nå faller for fristelsen til å kalle det City Rail eller noe annet fjongt.

Eller for å låne fra reklamespråket: Det enkle er ofte det beste.

Godt nytt språkår!

Den som tier

Som kommunikasjonsrådgivere ser vi ofte at maktforholdet mellom leder og ansatt gjør at tilbakemeldingskulturen i arbeidslivet har litt å gå på. Men noe er i ferd med å skje. Arbeidslivet anno 2018 vil bli mer transparent.

Gjesteinnlegg skrevet av Maren Bækkelund Ellingsen, seniorrådgiver i WergelandApenes.

Det har stormet i politikkens kulisser om dagen. Ingen misunner Arbeiderpartiet den grisete situasjonen de nå står med slagstøvlene sine langt nedi. Det er en vond og vanskelig smørje av enkelthendelser og ukultur som nå detter ut av skap og bøttekott.

Det er mange som har påpekt at dette reflekterer en ukultur som har vært der i mange år og som «alle» har sett og visst om. Hvorfor har det da fortsatt? Sannsynligvis fordi vi frem til #Metoo har akseptert at «sånn er det bare», og trukket på skuldrene.

Herfra blir det annerledes.

Maren Bækkelund Ellingsen tror arbeidslivet blir mer transparent i 2018. Foto: Geir Anders Rybakken Ørslien

Tilrettelegg for tilbakemelding

Da lokalpolitiker Line Ona sto frem på NRK som en av varslerne i Giske-saken, trakk hun også frem hvor godt ivaretatt hun har blitt av partiledelsen i Arbeiderpartiet. «Jeg vil fortelle alle de andre som har opplevd ting at det er trygt å varsle til Arbeiderpartiet. Jeg har blitt godt behandlet og tatt på største alvor etter at jeg gikk til Jonas Gahr Støre med min historie i romjula.», sa hun.

En ledelse som tilrettelegger for – og verdsetter – tilbakemeldinger fra ansatte, og som belønner den formen for interne tilbakemeldinger og åpenhetskultur, bidrar til at hendelser som Arbeiderpartiet nå håndterer, kan unngås.

Mange norske virksomheter smykker seg gjerne med en åpen og ærlig bedriftskultur. Det i motsetning til internasjonale virksomheter, som vi oppfatter som mer hierarkiske og fryktbaserte overfor ledelsen. Men helt flatt og åpent er det heller ikke på alle norske arbeidsplasser.

Bygg tillit

Som kommunikasjonsrådgivere opplever vi å få presentert ulike versjoner og perspektiv, avhengig av hvem som er i rommet. Mange modererer seg gjerne når ledelsen er tilstede, og det blir et opplagt gap mellom det som formidles til ledelsen og det som er den reelle opplevelsen blant ansatte. Noen ledere er klar over gapet og jobber for å skape tillit som kan minke gapet og sikre riktig åpenhet i virksomheten.

Ingen virksomhet ønsker å gjøre seg avhengig av eksterne rådgivere for å sikre permanent god kommunikasjonsflyt og tillit internt. Derfor må det jobbes aktivt med tilbakemeldingskultur og intern kommunikasjon, nettopp for å sikre en robust og åpen organisasjon – som sørger for strake pucker og mindre misnøye.

Belønn ærlighet

I arbeidet med å skape god tilbakemeldingskultur handler det om belønning. Fra organisasjonspsykologien vet vi at den oppførselen ledelsen verdsetter og gir belønning i form av oppmerksomhet, inkludering eller opprykk, forsterkes og skaper kultur.

Ukultur fremmes blant annet av ledere som omgir seg med løgnere. Ledere som ikke liker motstand, selv om den er vel begrunnet. Som hindrer karriereutvikling for dem som snakker sant.

Dette fører i verste fall til ukultur av typen som diskuteres heftig på Youngstorget nå. Gjennom årene må det jo være flere som har registrert og protestert – inni seg. Det måtte en hashtag til for å snakke høyt.

Å gi og skape rom for tilbakemeldinger kan læres og trenes på. Både av ansatte og ledere.

Det ligger et ansvar hos lederne, som må tåle å ta imot, og forvalte tilbakemeldinger konstruktivt. Samtidig hviler det et ansvar på ansatte, som må trene seg på effektive og relevante tilbakemeldinger, og skjønne hva som er verdt å melde fra om – og ikke.

Det er en klar tendens at norske virksomheter ønsker å være åpne og transparente. Og med godt klima for tilbakemeldinger mellom alle nivå i virksomheten, tilrettelegges det for nettopp dette.

Godt – og åpent – 2018!

Anbudsskriket på Munchmuseet

Designbyrået Neue trakk seg fra anbudskonkurransen om Munchmuseet i høst. Begrunnelsen deres var at de fant betingelsene som hårreisende. Denne begrunnelsen går som et ekko gjennom hele anbudshistorien der det offentlige møter det grafiske designmiljøet. For hva er det vi egentlig tenker på når vi snakker om design? Er det pynt eller strategi?

Gjesteinnlegg skrevet av Geir A. Skomsøy, rådgiver, tekstforfatter og konseptutvikler.

Illustrasjon: DesignObserver

At hjulet må være rundt for å rulle, er en banal sannhet. At kommunikasjonshjulet behøver en visuell strategi for å bevege, bør være like banalt. Men, slik er det ikke. I all fall ikke om vi skal dømme etter den jevnlige støyen rundt anbudskonkurransene på grafiske designtjenester.

Støykilden oppstår alltid når løsninger knyttes til anbudet som et utvalgskriterium.  Det vil si løsninger før problemforståelsen har sunket skikkelig inn. Stemoderlig betaling, eller intet honorar overhodet, bidrar også til den allmenne betennelsen. I denne Kampanjekommentaren slår jeg et slag for endring av tenkemåter og behovet for bedre prosesser.

Den ordløse kommunikasjonen

Forestill deg to personer som snakker sammen. Deres kommunikasjon seg i mellom kan være ordrik, men også ordløs. Det verbale støttes av en mengde visuelle tegn som tolkes av mottakeren i løpet av et nanosekund. Hendenes gestikulering, øynenes bevegelser, hodets vendinger, kroppens posisjoner og stemmeleiets tonefall gir samtalen en retning. Å ikke-kommunisere blir derfor en umulighet. Vi sender signaler, selv når vi sitter med munnen lukket.

Grafisk design er foretakets ordløse kommunikasjon. Littforenklet kan stemmeleiet sammenlignes med typografi, farger med energi og form med dynamikk. Å utvikle visuelle identiteter er å vende foretakets innside  på utsiden. Elementene må spille på lag, uttrykke samme sak og den kjølige strategiske tenkningen oversettes til emosjonell varme.

Den kreative prosessen

Dette er prosessen hvor designeren borrer seg inn til foretakets indre kjerne, leter fram eksistensberettigelsen, verdiene og det som motiverer folk på jobben. Men også få kunnskap om hele markedet med aktørenes styrke og svakheter. Summen av disse inntrykkene formuleres til en visuell strategi som gir designerne retningen for det videre arbeidet. Slike prosesser er et møysommelig arbeid som krever en gjensidig tillit hos kunde og designer. Den krever også at førstnevnte deltar aktivt i teamet. Å be om løsninger i anbudsprosessen er å snu ryggen til strategien som rettesnor. I så fall forveksles et ærlig designarbeid med dekorativ pyntevirksomhet.

Det dekorative tilbyr ikke noe annet enn å være en fasadefryd for øyet. Det som ligger bak fasaden har ingen kontakt med forsiden. Løsningene speiler den personlige smaken som svinger mellom det stygge og pene, men ikke hva som er riktig og galt målt mot oppgaven. Det dekorative er sjelden forankret i noen bærende tanke, men er heller et resultat tidens lunefulle moteimpulser. Form uten idé, uansett vakker og estetisk eleganse, beveger ingen og forblir uinteressant. Det er ikke hvordan ting ser ut som er det viktigste, men om hvilke ideer som inspirerte til løsningene. Ha alltid et blikk på intensjonene bak det du ser.

Tenk som en hodejeger

Dropp derfor løsningsforslag og honorarfrie konkurranser  som betingelser i anbudet. Det gir sjelden svaret du leter etter og er sløsing med tid. Det frister heller ikke de beste fagutøverne til deltakelse. Ingen liker å danse limbo på egen arbeidsetikk og profesjonalitet. Flinke folk er etterspurte og nøye med hva de ønsker å assosiere seg med. I verste fall risikerer du å velge mellom utøverne i de laveste divisjonene.

Let heller etter byråer med meritter og kompetanse som passer oppdraget ditt. Når du eksempelvis har gjort utvalget mellom tre til fem byråer, basert på kriteriene designkompetanse, pris og prosessmodell, går du kandidatene nærmere etter i sømmene. Tenk som en hodejeger, snakk med byråenes kunder og intervju designerne i teamet. Hvordan argumenterer de og hvor strategisk kompetent er teamet? La samtalen dreie seg rundt byråenes egne meritter, om idéarbeid og kreative prosesser. Andre innspill til samtalen er erfaringer med innovativt arbeid, typiske utfordringer og mestring av disse.

Lytt til folk med erfaring

Tenk dessuten gjennom hvilken visuell strategi om merkearkitektur som er aktuell for ditt prosjekt. Er du gjennomtenkt på dette, vet du også noe om hvilke folk du leter etter. Lytt til folk med erfaring og hent bistand om du er usikker. Er plattformen på plass, skjerpes blikket bedre for hvilke fagfolk du trenger.

Vit hva du spør om

Skjerpede kunder gir også bedre leverandører. Et bidrag til dette er kunnskap om tjenestene du etterspør. Det finnes et hav av litteratur på området, men jeg trekker to bøker ut av egen bokhylle som anbefales villig vekk. Boka ”How to” av Michael Bierut er en solid inspirasjonskilde i så måte. Bierut er partner i det amerikanske designbyrået Pentagram og byr generøst på erfaringer fra egne kundeprosjekter, idéarbeid og kreative prosesser. Den andre boken er ”Marketing Aesthetics” av Bernd Schmitt og Alex Simonson. Denne gir alt du behøver å vite om visuelle strategier, begreper og verktøy som gjelder. Dette er bøkene som gir deg et godt mentalt overskudd før prosessen løper avgårde.

Til slutt, husk at grafiske designere er godt utdannede fagfolk. De fleste har fem års høgskoleutdanning eller mer, fra både inn- og utland. De skal både beherske fagteorien, ha et godt grep om det formmessige, men også være flytende på kompleks teknologi. Mange konkurrerer også i Europa-toppen og løsningene blir lagt merke til i internasjonale bransjetidsskrifter. Det siste har jeg erfart med selvsyn gjennom mitt virke som jurymedlem i The European Design Award. Norske designere har mye å være stolt av og ingenting å skamme seg over.

Mitt innerste ønske for det nye året er at anbudsstøyen opphører. La oss heller høre lyden av fintrimmede kommunikasjonshjul i fart.

Derfor bør du ha risikoledelse på agendaen

Mye har vært sagt og skrevet om temaet krisehåndtering, og det mangler ikke på gode råd om hva man bør gjøre når en virksomhet blir utsatt for en omdømmeskadelig krise. Noe overraskende er det mindre fokus på hvordan virksomheten som helhet bør behandle omdømmerisiko og forebygge omdømmetap. Dette til tross for at denne typen prosesser kan gi stor uttelling i form av færre faktiske og flere avvergede kriser.

Gjesteinnlegg skrevet av Dennis Larsen, Partner/daglig leder ReputationInc Oslo, høyskolelektor Handelshøyskolen BI

Til forskjell fra krisehåndtering dreier risikoledelse seg om de langsiktige, preventive prosessene i alle deler av virksomheten som sikrer at flest mulige kriser blir avverget eller unngått. Om ting går galt vil man gå over i krisehåndtering, men godt uført risikoledelse i forkant er et vesentlig suksesskriterie for det påfølgende krisehåndteringsarbeidet. Kort oppsummert kan begrepene skilles på følgende måte:

RISIKOLEDELSE KRISEHÅNDTERING
Langsiktig planlegging Kortsiktig planlegging
Identifikasjon av hvilke saker/hendelser vil gjøre størst skade på virksomhetenes omdømme før de oppstår Uklart hvordan sak/hendelse vil påvirke virksomhetens omdømme
Kartlegging av hvilke saker/hendelser som bør prioriteres for å minske total omdømmerisiko Manglende kontroll over krise når den oppstår
Opprusting av intern beredskap som gjør virksomheten rustet til en god håndtering av alle omdømmetrusler Oppstått krise drevet frem av mediene og andre ytre, ukontrollerbare faktorer

Fordelene ved en systematisk og proaktiv tilnærming til omgivelsene er åpenbare. Ikke bare vil man være bedre rustet til å takle og avverge kriser, men strategisk risikoledelse gir samtidig bedre forståelse av hva som driver eget omdømme. Man kan altså danne seg et bilde av hvilke relasjoner som er viktigst for virksomhetens omdømme, og bruke denne kunnskapen som en rettesnor i alt interessentarbeid, uansett situasjon eller sammenheng.

Ved god risikoledelse vil man ha en virksomhet som er svært godt rustet til å møte enhver uheldig sak eller hendelse. Samtidig vil virksomheten ha en velutviklet og oppdatert forståelse av dens omverden og interessenter, som også gir en oversikt over risikoelementer både internt og eksternt.

For at man skal kunne bedrive god risikoledelse i egen organisasjon og nyte godt av fordelene dette gir, er det likevel en rekke forutsetninger som må være på plass. En hovedutfordring er som regel at risikoledelse naturlig involverer større deler av organisasjonen, og kan derfor blir en oppgave som strekker seg lang utover kommunikasjonsavdelingens rolle.

Enkelt fremstilt er det åtte forutsetninger som må være på plass i din virksomhet for at den skal lykkes fullgodt med risikoledelse:

  1. Forståelse av omdømmearbeid som langsiktig prosess
  2. Evnen til å anslå hvilke mulige scenarier vil være de mest skadelig for virksomheten
  3. Evnen til å identifisere effektive måter å minimere skadeomfang
  4. Evnen til intern ressursfordeling ved håndteringen av aktuelle saker/hendelser
  5. Påvirkningskraft i den delen av virksomheten som utgjør risikoen
  6. Evnen til å påvirke virksomhetskultur
  7. Erfaring og kjennskap til å kunne forstå interne kausaleffekter
  8. En klar forståelse av virksomhetens interessenter og deres viktighet

Viktigst er det at prosessen gjennomsyrer hele organisasjonen og ikke er en engangsanstrengelse som blir ansett for å være en kommunikasjonsaktivitet og intet annet.  I motsetning til klassisk krisehåndtering er risikoledelse noe som må angå alle nivåer i virksomheten, og som bør stå på agendaen til styret så vel som ledelsen.

Det bør altså være et mål for enhver virksomhet å løfte blikket, involvere hele organisasjonen, og gjøre omdømme til et vesentlig innslag i virksomhetens sentrale beslutningsprosesser. Først når dette skjer vil det være mulig å bygge et fullgodt internt apparat som i de fleste tilfeller evner å forutsi og avverge krisene før de oppstår.

I praksis bør risikoledelse foregå som en gjentagende, syklisk prosess som kjennetegnes ved syv sammenhengende faser:

  1. Jobb frem en oversikt over de største risikoene din virksomhet kan bli utsatt for og de mulige omdømmemessige konsekvensene av disse
  2. Innhent all tilgjengelig data for å kunne måle, evaluere og prioritere de ulike risikofaktorene
  3. Arbeid i dialog med interessenter for å skape en god forståelse av forventninger og problematiske temaer
  4. Utarbeid en overordnet strategi for hvert scenario med individuelle taktikker for å fjerne eller minske den omdømmemessige skaden
  5. Integrer scenarioplanlegging i virksomhets- og kommunikasjonsplaner
  6. En gruppe hentet fra ulike deler av organisasjonen bør gis ansvar for å lede prosessene og sikre innhenting av data og rapportering til beslutningstakere
  7. Oversikt over gjeldende risikosituasjon bør med jevne mellomrom rapporteres til ledelsen i passende format

Resultatet av å arbeide på denne måten vil være et styrket omdømme i tillegg til svært mye vesentlig informasjon til bruk i eget strategiarbeid.

Kort sagt er kontinuerlig og systematisk risikoledelse en vesentlig forutsetning for fremtidig suksess, vinning og overlevelse. Av denne grunn bør risikoledelse være en prioritet for alle virksomheter. Omdømmet til en virksomhet er tross alt dens viktigste eiendel, og følgelig bør beskyttelsen av dette stå sentralt i alle deler av organisasjonen, ikke bare hos kommunikasjonavdelingen.

Mer om dette temaet finner du her.

– Spør meg igjen i morgen!

For noen måneder siden jeg ble spurt om jeg ville være podcastprodusent, og det hadde jeg aldri gjort før. Ja, svarte jeg selvsagt.

Gjesteinnlegg skrevet av Benjamin Ulstein, rådgiver i kommunikasjonsbyrået Burson-Marsteller.

Vi er så heldige og uheldige at vi lever i en virkelighet hvor det som er sant i dag kanskje ikke er sant i morgen. Dette gjelder i naturvitenskapen og i verdenssamfunnet, så som i vårt eget fagfelt. I bransjen vår er erfaring ytterst verdifullt, men samtidig kan kunnskap være utdatert fra den ene dagen til den andre.

Big Data, VR, AR, Internet of Things – store ord som mange aktører konkurrerer om å fylle med innhold. Hvordan følger du med på hype-toget når du samtidig skal gjøre en jobb? Hvordan vet du om det er video eller karusellannonser som får best spredning når det er en måned siden du leste om det. Jeg opplever ofte som rådgiver at jeg må sjekke «fasiten» før jeg kan gi et sikkert svar – i den grad det finnes en fasit. Hvordan vet du at rådet du gav forrige uke fortsatt er riktig i dag? Hvordan holder du deg inne i den berømte «loopen»?

Det kan bli for mye iblant!

Følg med – på en effektiv måte

En av de største utfordringene for meg er informasjonsoverfloden som møter meg hver eneste dag. Jeg vil følge med både på hva som skjer i Norge og verden, men samtidig følge med på nye tjenester, funksjoner og algoritmer som inngår i den faglige verktøykassen.

Selv bruker jeg tjenesten Feedly til å holde meg oppdatert. Det er på mange måter en tradisjonell RSS-leser hvor jeg legger inn nettaviser, blogger og rene Google-søk, men det som skiller Feedly fra andre RSS-lesere er at den sorterer artiklene etter popularitet. Hver morgen får jeg en oversikt over de seks mest populære artiklene i hver kategori, akkurat nok til at jeg kommer meg gjennom listen mens jeg sitter på bussen. Hvis du trenger å komme i gang kan du kopiere mitt oppsett. Det er gratis å teste, men selv synes jeg Pro-versjonen er verdt en kaffekopp i måneden.

Få impulser utenfra

Da jeg jobbet som webutvikler leste jeg om nye systemer, rammeverk og maler hver dag, men jeg falt likevel ofte tilbake på de samme som jeg brukte forrige gang. I tidsklemma er det fort gjort å vende tilbake til det man har gjort før, og som man vet fungerer. For meg var det viktig å tvinge meg selv til å se ting fra en ny vinkel, enten ved å samarbeide med noen som jobbet på en annen måte, eller snakke med andre nysgjerrige mennesker som er utenfor boblen. Resultatene ble bedre, og arbeidet ble samtidig mer givende.

Sett av tid i kalenderen til å lære noe nytt. Lag mål for hva du skal lære denne uken, og bruk den siste halvtimen hver fredag til å reflektere over hvem du har møtt, hva du har lært, og hva du skal bli enda bedre på neste uke! Hvis du har kollegaer som du jobber mye sammen med kan du gjøre denne øvelsen sammen med dem – og kanskje til og med gjøre det til en konkurranse om å bli enda bedre sammen.

– Spør meg igjen i morgen!

«Loopen» er dessuten overvurdert. Hvis noen spør meg om noe jeg ikke kan, så er mitt standardsvar: «spør meg igjen i morgen!». Den beste måten å holde seg oppdatert på er å prøve nye ting. Nysgjerrighet er ditt beste konkurransefortrinn: hvis du lærer noe hver dag ligger du alltid foran de som ikke gjør det. Da jeg ble spurt om jeg ville være produsent for podcasten «6 Months to Start a Startup» visste jeg ikke hvor jeg skulle begynne, og spørsmålene var mange. Hvordan forteller man en god historie med bare lyd? Hva slags utstyr trenger vi, og hvordan skal episodene redigeres? Noen spørsmål fant vi svaret på, og noen utfordringer løser vi fortsatt, men produktet vi sitter igjen med er et resultat av nysgjerrighet og mange, mange timers arbeid.

Svenn av alle laug, men ingen mester

Det er ikke hver gang man bokstavelig talt har svaret dagen etterpå, eller nødvendigvis finner det i det hele tatt. Å være en dyktig rådgiver og kommunikatør trenger ikke å bety at du kan alt. I mye større grad handler det om evnen til å tilegne seg og bearbeide informasjon. Det er neppe kostnadseffektivt eller smart å vite alt, alltid. Viktigere er det å stille de kritiske spørsmålene, vite hva man skal se etter, hvor man skal lete, og hva man skal Google. Det gjelder enten man jobber strategisk i utarbeidelsen av en kommunikasjonsplan eller operativt med å velge mellom horisontal og vertikal video på Facebook.

I et fagfelt som i økende grad er datadrevet kan terskelen for å ta sjanser og prøve nye ting føles høy. Derfor vil jeg slå et slag for å gjøre et sprell, teste noe uten å vite svaret på forhånd, og oppdage nye løsninger som fungerer!

Alarm, alarm – enda flere kommunikasjonsrådgivere!

Medier24 slår alarm om en eksplosiv økning i kommunikasjonsfolk i Oslo kommune. VG slår alarm om at rektorer i Oslo får et dagskurs i medietrening. Lederen i Norsk Journalistlag mener det er et sykdomstegn om man må trene på å snakke med journalister. En etikkrådgiver mener mange kommunikasjonsrådgivere er et tegn på en ukultur hvor hensikten er å skjerme seg fra vanskelige spørsmål. Hva skjer?

Dette betyr at vi kommunikasjonsrådgivere ikke har klart å forklare hva vi faktisk bruker tiden og ressursene på. Vi må ta selvkritikk. Her er et første forsøk på å forklare:

I virkeligheten jobber ikke de 152 kommunikasjonsrådgivere i Oslo kommune – som ifølge kommunen selv er 133 – på byrådslederens kontor med å gjøre livet surt for pressen. De er fordelt på mange titalls kommunale etater og foretak som jobber med alt fra utdanning, miljø og renovasjon, til kultur og omsorg, samtidig dekker de 15 bydeler. De jobber med nettsider og informasjon til innbyggere, med å forenkle språket i saksdokumenter og veldig mye annet. Er to eller tre kommunikasjonsrådgivere i Brann- og redningsetaten alt for mange til å sikre god informasjon til innbyggerne? Nei. Det er en nødvendighet.

Kommunikasjon handler om å gjøre noe vanskelig enklere å forstå

Jeg har jobbet med kommunikasjon i 20 år. Jeg har hatt ulike roller som kommunikatør i fire statlige virksomheter og har også vært konsulent for mange statlige virksomheter og kommuner. Jeg kjenner meg overhodet ikke igjen i virkelighetsbeskrivelsen. På mine arbeidssteder har vi brukt 10 til 20 prosent av kommunikasjonsressursene på medierelaterte oppgaver. Tallet er trolig langt høyere i et departement, som er et politisk sekretariat, men det er unntaket. Den gjennomsnittlige kommunikatør jobber med helt andre ting enn pressesaker.

Min erfaring er at dialogen med journalister i nesten alle tilfeller har vært konstruktiv, gjensidig respektfull og effektiv. Jeg vet at vi som kommunikasjonsrådgivere har bidratt til å skaffe riktig person raskt, stille krav til åpenhet og hjelpe våre ledere og fagpersoner å svare på en god og skikkelig måte. Vi øver på å forklare hva som er saken og å svare faglig riktig på vanskelige spørsmål.

Kommunikatører i det offentlige har mange ulike oppgaver. Én av disse er mediekontakt, men de skal også sørge for gode og brukervennlige nettjenester, brev som mottakeren forstår, og løsninger som lar innbyggerne hjelpe seg selv – dette sparer det offentlige for store kostnader. Foto: kommunikasjonsrådgiver Harald Nyquist, Difi

Er det et sykdomstegn om vi må trene på mediekontakt?

Lederen i Norsk Journalistlag, Hege Iren Frantzen, mener det er et sykdomstegn hvis man tror at man må trene seg selv for å snakke med journalister. Vel, da er jeg syk. Alvorlig. Jeg tror vi må trene på det meste for å bli flinke og komfortable i ulike roller. Som kommunikasjonsrådgiver har jeg sett medarbeidere grue seg, ha det vondt fordi de ikke har klart å uttrykke seg riktig, gjort seg bort eller fordi de føler at de har blitt mistolket. Det kan være knalltøft å se seg selv på trykk eller på tv. Det verste tilfellet jeg har opplevd var en kollega som nesten gikk under på grunn av en tøff mediesak med alvorlige påstander som til slutt, ett år senere, viste seg å ikke holde vann. Til og med vi som er godt trente kan kjenne at det er tøft og utfordrende å stå i stormen.

Trenger ikke sjefer kurs og trening?

Også VG slår stort opp at rektorer i Oslo-skolen får et ettdagskurs i medietrening. Kurset koster 3-4 000 kroner per person. Det er en helt vanlig pris for et dagskurs. Og det skulle bare mangle at en toppleder får nødvendig trening til å bli flink og trygg i rollen som pressetalsperson.

Jeg går ikke på jobben for å lure journalister

Gunnar Bodahl-Johansen, etikkrådgiver og tidligere fagmedarbeider ved Institutt for Journalistikk, sier følgende til Medier24:

– Jeg er ikke overrasket over det tallet dere presenterer nå, for det har utviklet seg en ukultur her. Jeg lurer på om de tror selv på det de sier – at det blir bedre informasjon. Jeg tviler på at det er det som er hensikten, for jeg tror hensikten er å skjerme seg selv fra journalister og vanskelige spørsmål.

Min kommentar: Dette er svært sterke påstander som jeg ikke kan se noen faglig dekning for. Jeg har lært at det er ufint å tillegge andre motiver. Sitatet over opplever jeg som respektløst overfor en stor gruppe kommunikatører, meg selv inkludert, som går på jobben for å gjøre offentlig sektor bedre og mer brukervennlig. Ikke for å lure meg unna vanskelige spørsmål eller å lure plagsomme journalister.

Snakk mindre om kakepynten og mer om kaka

Slik jeg ser det, er premisset for hele saken at kommunikasjonsrådgivere først og fremst jobber for å lage et glansbilde av virksomheten. Kall det kakepynten. Hovedjobben vår er å derimot å lage hele kaka: å bruke kommunikasjonsfagets mange verktøy slik at virksomheten lykkes bedre. Vi har mange resultater å vise til: mange offentlige nettjenester er utrolig gode og brukervennlige – og sparer det offentlige for store kostnader når vi kan selvbetjene oss. Mange av oss mottar nå brev fra det offentlige som vi forstår. Klart lovspråk bidrar til å forenkle lover og regler. Noen enkle eksempler er Forsvarsdepartementet som gjorde fire lover om til en, Statens vegvesen som sparte penger, tid og ergrelse på å forenkle varsel om EU-kontroll eller Sarpsborg og Fredrikstad som forenklet tildelingen av barnehageplass slik at innbyggerne i langt mindre grad enn før måtte ta kontakt for å forstå. Et siste eksempel er spk.no, som forenklet og skrev om alt innhold på nettsidene slik at selvbetjeningsgraden økte vesentlig – til glede for både Statens pensjonskasse og medlemmene.

Det er ikke negativt å være flink

Jeg er overbevist om at kommunikasjonsrådgiverne er nødvendige for å skape en mer brukervennlig offentlig sektor. Jeg er også overbevist om at de fleste journalister opplever de fleste kommunikasjonsrådgivere som hjelpsomme, flinke og etterrettelige. Jeg opplever også journalister som dyktige og profesjonelle. Vi må ha respekt for hverandres jobber.

Neste gang du irriterer deg over et vanskelig brev, når du ikke finner det du leter etter på et nettsted eller skjemaet du skal fylle ut er komplett uforståelig, rop på kommunikasjonsrådgiveren.

Fire måter å bruke Snapchat på

Snuser du på Snapchat som kommunikasjonskanal for din bedrift? Her er noen idèer til hvordan du kan bruke den.  

Snapchat med sin lekne stil og uformelle tone kan brukes på flere ulike måter – alt etter hva du har ressurser til. Hos Gjensidige veksler vi mellom «live-snapping» fra arrangementer og hendelser, «infotainment» og uformelle videoer fra kontoret – til stor begeistring blant følgerne våre.

1. «Infotainment»
Infotainment er kombinasjonen mellom informasjon og underholdning (entertainment). Forsikringsprat er for mange noe av det kjedeligste man kan bli utsatt for, men mye av det er samtidig viktig. For å nå ut til unge med informasjon om hva innboforsikring er, hvorfor du må ha reiseforsikring og diverse tips og råd som er nyttig å ha med seg inn i voksenlivet, har vi tatt i bruk underholdning som virkemiddel. Og alle skjermbildene som tas og responsen underveis i en MyStory taler for at det fungerer.

Skjermdumper fra Gjensidige sine snapstories.

2. «Live-snapping»
Vi har bygget opp kontoen og sanket følgere ved bruk av infotainment. Men noen ganger ønsker vi også å vise frem hva som rører seg i selskapet. Gjensidigedagen er et godt eksempel på dette. Èn gang i året inviterer vi 60 studenter som kommer på besøk for å lære mer om oss og løse forskjellige oppgaver basert på hva de studerer. Denne dagen følges av en dedikert snapper (det vil si meg) som gir direkteoppdateringer gjennom hele dagen. Korte intervjuer med studentene, ansatte, øyeblikksbilder og videoer – og et snev av humor, for å beholde den røde tråden. Et annet eksempel på live-snapping er å ta med kontoen ut på oppdrag. Nylig hadde vi videoinnspilling på glattkjøringsbane – en ypperlig mulighet til visuelt kule bilder og videoer, samtidig som vi får gitt en smakebit på en kampanje som lanseres senere i høst.

Skjermdumper fra Gjensidige sine snapstories.

3. Menneskene bak logoen
Begge de overnevnte bruksområdene krever noe tid og dedikasjon. For bedrifter som ikke har en egen ressurs til å drifte kanalen, kan det vært lurt å dele på oppgaven. La kontoen rullere mellom ulike ansatte, ta opp videoer og legg ut korte budskap på vei til kaffemaskina. Har dere mange kontorer? La ett kontor ha kontoen èn uke, og send den videre til neste. Slik får man vist frem bredden i selskapet, og man får vist frem menneskene som jobber bak logoen – og hva det er de jobber med.

Skjermdumper fra Gjensidige sine snapstories.

4. Personifisering av selskapet
Vekteren er en kjent figur for de som har et forhold til Gjensidige. På Snapchat har vi latt vekteren få sitt eget liv og sin egen personlighet – gjennom det som kalles bitmoji. En bitmoji er en figur du lager ut ifra gitte maler, og som kan knyttes til Snapchat-kontoen din. Har du ingen naturlig frontfigur som kan passe, finn noe annet. Nordea hadde i sin tid et bankkort som reiste verden rundt på Instagram. Jobber du i Coca Cola kan du gi en flaske sitt eget liv, bakeri kan gi liv til en bolle, og det er kun fantasien som setter grenser. Vekteren i vårt tilfelle er en undrende figur som ofte kan like lite om forsikring og voksenlivet som følgerne våre. Det er han som stiller spørsmål, søker svar og informasjon – andre ganger er han statist for å illustrere informasjonen vi går ut med. Uansett rolle; han blir satt pris på og er et humoristisk krydder til MyStoryene våre!

Skjermdumper fra Gjensidige sine snapstories.