Inspirer dine tilhørere!

Med noen få ord kan vi uttrykke intens kjærlighet. Med de ”riktige” ordene kan vi oppnå tillit og troverdighet. Med lidenskap kan vi inspirere andre. Har du lyst til å bli en bedre foredragsholder? Her er sju råd!

Gjesteinnlegg av Hilde Bringsli, rådgiver og tekstforfatter i Itera Gazette

1. Husk å presentere deg med mer enn bare navn og tittel

Det høres kanskje banalt ut, men det er viktig å presentere seg utover bare navn og tittel, dersom noen ikke allerede har gjort det for deg. Fortell litt om deg selv og hvorfor du brenner for temaet du skal snakke om. Start gjerne med en historie, men pass på at den ikke blir for lang.

Tips! Snakk med en kollega som er flink på introduksjoner, eller se og lær av andre på internett.

2. Vær bevisst på hvordan du snakker

Kommunikasjon mellom mennesker blir påvirket av mange faktorer. Kroppsspråket vårt er det viktigste, deretter kommer stemmebruk og til slutt ordene vi bruker. Språkforskere har kommet frem til at det verbale språket utgjør ca. 30 prosent av det folk oppfatter, mens ca. 70 prosent kommer via kroppsspråket. Da er det ikke nok å si de rette tingene, hvis kroppen ikke henger med.

Tips! Reflekter litt. Hvordan beveger du deg når du holder foredrag? Hvordan bruker du hendene? Hvordan sitter du? Snakker du fort eller sakte? Er toneleie høyt eller lavt? Har du noen uvaner – står med hendene i lomma, drar fingrene gjennom håret eller klør deg på nesen?

3. Ikke bruk et språk som skaper avstand

Selv om kroppsspråket ruver på topp, er det verbale språket et mektig verktøy. Språket vårt kan skape relasjoner og det kan skape avstand. Bruker du ord og uttrykk tilhørerne ikke forstår eller er usikre på, vil de lett kunne føle på avmakt. De kan til og med kjenne seg dumme, eller mindre betydningsfulle enn deg. Ha derfor et bevisst forhold til hvilke ord og uttrykk du bruker. Må du bruke ord ikke alle har forutsetning for å forstå, forklar dem på en folkelig måte.

Tips! Test foredraget ut på en eller to utenforstående. Er det ord og begreper de ikke forstår? Er det andre ting de reagerer på eller synes er uklart?

Illustrasjon: Åste Laberg/Itera.
Bruk ord og uttrykk tilhørerne dine forstår. Illustrasjon: Åste Laberg/Itera.

4. Vær opptatt av tilhørerne dine

En god formidler er opptatt av publikummet sitt, og har satt seg inn i hvem de er. Uansett om du skriver artikler for et magasin, driver med markedsføring eller holder foredrag, må du vite hvem du kommuniserer med, og aller helst bør du kjenne dem godt.

Tips! Gjør det du kan for å finne ut mest mulig om tilhørerne dine. Snakk med arrangøren som har invitert deg til å holde foredraget, eller, dersom du har en navneliste og den ikke omfatter altfor mange, søk på deltakerne på Google.

5. Vær lidenskapelig

Lidenskap er en viktig faktor når vi skal lære bort noe eller inspirere andre. Den som selv ikke er inspirert vil aldri kunne inspirere andre. Og folk som står bak lap-toppen og har blikket festet på den, eller stort sett har blikket rettet mot slidesene på lerretet, vil neppe fremstå som  inspirerende. Beveg deg på scenen, bruk kroppsspråket til å skape liv og vise engasjement. Henvend deg til publikummet. Når vi inkluderer tilhørerne våre, øker sjansen for at de engasjerer seg.

Tips! Lær av andre store talere. Barack og Michelle Obama er to høyaktuelle kandidater. Her hjemme har mange latt seg inspirere av sosialmedisiner Per Fugelli, legen og livsfilosofen som lærer folk å leve litt mer, engste seg litt mindre og gripe livet her og nå.

Gode taler og foredragsholdere er det mange av på amerikanske TED Talks -”Ideas worth spreading”. Søk på tema du er interessert i og du har nok å gjøre de neste timene.

6. Tør å vise menneskelige sider

Vi mennesker har mange fellestrekk. De fleste av oss har både styrker og svakheter, vi har ulike roller. Jeg er datter, venn, kollega, mamma og ektefelle. Mange av oss har opplevd gode og mindre gode ting i livet. Og de aller fleste har en eller flere fritidsinteresser. Fellesnevneren for mange av dem som lykkes med å engasjere sitt publikum, er at de byr på seg selv – forteller historier fra livet sitt som er relevant i den aktuelle settingen.

Tips! Neste gang du skal holde et foredrag, forsøk å koble deg til tilhørerne dine på et menneskelig nivå, og ikke vær ikke redd for å avsløre ”svakhet”. Det viser at du menneskelig.

7. Respekter tiden

Hold deg alltid til tiden du har fått. Respekterer du ikke dette, skaper du problemer for den som kommer etter deg og sannsynligvis også arrangøren. Husk også å takke for at du ble invitert til å holde foredrag, og hvis du synes publikummet ditt har vært bra, så si det! Alle liker å få ros.

Tips! Test ut på forhånd hvor lang tid du bruker på å holde innlegget. Skal du ha en PowerPoint-presentasjon, skriv ned hvor mye tid du skal bruke på hver slide. Da har du stålkontroll på tiden.

Tre begreper som kan gi bedre rådgivning

Enten vi liker det eller ikke, så tar vi med oss mye mer enn fakta inn i rådgivningsprosessen. Derfor trenger vi også mer enn gode researchmetoder i verktøykassen. Her er tre begreper som kan være nyttige.

Forforståelse

Forforståelse er brillene vi forstår verden gjennom. Disse brillene består av tidligere erfaringer, vår bakgrunn og kunnskap som tas for gitt. Forforståelsen vår disponerer oss blant annet til å tro at andre tenker, tolker og resonnerer på samme måte som oss. Konsekvensen er at vi kan ta for gitt hva andre mener om en sak, at vi tolker all respons som bekreftelser på vårt eget verdensbilde, og dermed ikke plukker opp viktige korrigeringer. Vi risikerer å overvurdere kraften i våre egne budskap eller undervurdere styrken i andres. For eksempel tok Clinton-kampanjen for gitt at Donald Trump ble oppfattet som en tufs, og fikk dessverre lide for denne feilslutningen.

Kan vi fri oss fra vår egen forforståelse? Nei. Men vi kan bli mer bevisst på hva vi tar med oss inn i rådgivningssituasjonen, og dermed nøytralisere effekten av det.

Smak

Fakta forstyrres forbausende ofte av noe så ubestemmelig som smak. Det handler ikke bare om hva som sies, men også om hvem som sier det og i hvilken grad vi identifiserer oss med vedkommende. Sylvi Listhaug har den siste uken reist en debatt om feministelitismen. Blant spørsmålene hun rimelig nok har fått er hvordan akkurat hun, som statsråd med høy inntekt, bosatt på vestkanten, kan definere seg ut av eliten. Det Sylvi Listhaug egentlig snakker om er estetikk. Hun representerer en estetikk som skiller seg fra hennes meningsmotstanderes, og hun opplever seg dømt på grunn av den.

Oppfatter du noe som harry eller folkelig, populistisk eller ekte, løgn og sannhet er også et utslag av smak. Om du ikke har et bevisst forhold til det, vil smaken din farge vurderingene og dermed rådgivningen.

Vi trenger mer en gode researchmetoder i verktøykassen. Ved å være bevisst på egen forforståelse, smak og empati kan du bli en bedre rådgiver for andre. Foto: illustrasjonsfoto.
Vi trenger mer en gode researchmetoder i verktøykassen. Ved å være bevisst på egen forforståelse, smak og empati kan du bli en bedre rådgiver for andre. Foto: illustrasjonsfoto.

Empati

Da står vi igjen med det siste begrepet: Empati. En høyt utviklet evne til empati er en rådgivers kanskje viktigste egenskap. Empati handler om å ta et skritt til siden, ut av dine egne erfaringer og smakspreferanser, og forsøke å sette deg inn i hodene og hjertene til dem du snakker til. Det høres lett ut. Veldig få gjør det. De proffeste kommunikatørene blant oss synder faktisk mest. Hvem snakker for eksempel våre politikere til? Jeg tror i for stor grad til kollegaer, meningsmotstandere og journalister, og avstanden mellom politikernes tale og velgernes opplevelse vokser.

Råd til rådgiveren

Så mitt råd til rådgiveren: Uansett om det er politikere, næringslivsledere, byråkrater eller markedssjefer du jobber for, så er det verdt å jobbe systematisk med empati. Bruk empati som et verktøy for å fri deg fra deg selv, og utvikle mer effektive budskap skapt for målgruppen. Start med å definere hvem som er dine viktigste med- og motspillere. Fortsett med å utvikle noen idealtyper. Bruk så rollespill for å teste budskapene dine. Forsøk å høre hva du sier med de andres ører. Jeg tror du vil bli overrasket hvor annerledes ett og samme budskap virker på “Mann, 60 år, bussjåfør, bosatt på Toten” og “Kvinne, 45 år, skrankeadvokat fra Oslo Vest”.

Sist men ikke minst: Prioritér målgruppene nådeløst. Det krever litt mot, men er det eneste middelet mot et tamt og tomt innhold som ingen vil høre på.

Grenseløs kommunikasjon

Skal vi nå frem med viktige budskap, må vi lage brukeropplevelser som er gode for alle – uten hindringer som stenger noen ute. Vi må kommunisere slik at alle forstår, også på tegnspråk, samisk og mange andre språk. Grenseløs kommunikasjon krever både vilje og evne. Den gode nyheten er at teknologien er i ferd med å hjelpe oss.

Verden blir mer grenseløs. Bare i Norge bruker innbyggerne 300 forskjellige språk, ifølge IMDi. I tillegg til norsk er samisk, kvensk, romanes og romani anerkjente regions- eller minoritetsspråk i Norge. Også norsk tegnspråk er anerkjent som et fullverdig språk.

Som kommunikatører har vi et særlig ansvar for både å ivareta rettigheter og å finne måter å nå frem med viktige budskap på.  Til nå har tilgjengelighet på nett primært handlet om blinde og svaksynte. Selv om tegnspråk har status som fullverdig språk, er det lite offentlig informasjon på tegnspråk. I andre tilfeller lar vi være å oversette til samisk – et annet offisielt språk – når vi burde. Årsaken er nok at det blir for mye styr og en ekstrakostnad vi ikke har budsjett for.

«Tegnspråk på nett? Er det nødvendig? Kan de ikke lese?»

Da jeg jobbet i Statens pensjonskasse, bestemte vi oss for å nå ut med informasjon om pensjonsreformen til alle. Vi utviklet blant annet nettsider og filmer på tegnspråk. Vi oversatte ikke alt, men det viktigste. Det var verken spesielt vanskelig eller dyrt, men vi måtte jobbe annerledes med oversettelsene enn vi var vant med. Oversettelsene kostet også litt mer enn fra norsk til engelsk.

Ganske mange, også eksperter på tilgjengelighet, var skeptiske til om tegnspråk på nett var nødvendig. Kan ikke de døve lese? var et spørsmål som gikk igjen. Jo, mange kan det. Men de som er født døve, har tegnspråk som morsmål og norsk som andrespråk. Fordi tegnspråk er bygget opp helt annerledes enn det norske skriftspråket, kan døve slite med å lære seg norsk som andrespråk. Utfordringene mange døve møter kan sammenlignes med lese- og skrivevanskene som vi vet at mange nordmenn sliter med. Hovedutfordringen var forståelse for og holdningen til tegnspråk. Selve løsningen var enkel.

Vi bør altså utvikle forståelsen for når det er nødvendig og riktig å bruke tegnspråk. Vi trenger også mer erfaring på hvordan vi kan oversette til og kommunisere på tegnspråk.

kort-om-pensjon
De som er født døve har norsk som andrespråk. For å nå ut med pensjonsreformen til alle, utviklet Statens pensjonskasse nettsider og filmer på tegnspråk. Foto: Skjermdump fra Statens pensjonskasse.

«Det kostet for mye, så vi lot være å oversette til samisk»

For en tid tilbake fikk min nåværende arbeidsplass kritikk fordi vi hadde sendt informasjon på norsk til innbyggere i en samiskspråklig kommune. Vi burde sendt informasjonen på samisk. Vi hadde ikke forstått behovet og viktigheten godt nok.

En medvirkende årsak til at vi hadde valgt å ikke oversette til samisk, var en ganske stor merkostnad. Oversettelsesbyrået fortalte at oversettelse til samisk koster tre til fire ganger mer enn til større språk som engelsk og polsk. Ifølge byrået er det to årsaker til det. Den ene er knapphet på personer som kan oversette til samisk. Den andre er at byråene ikke bruker automatiske oversettelsesverktøy fra norsk til samisk, slik de gjør ved oversettelser fra norsk til engelsk, polsk eller urdu. Jeg tror det fører til færre oversettelser til samisk, til tross for at det kan være i strid med loven. Utfordringen handler mye om forståelse, men også om hindringer vi kanskje kan gjøre noe med.

Snart kan vi kommunisere på tvers av språk og grenser

IMDi forteller at vi bruker mer enn 300 språk i Norge i dag. For de fleste av oss virker det som en umulig oppgave å kommunisere på så mange språk. En felles europeisk oversettelsestjeneste kan være løsningen.

Blant de mange spennende prosjektene min nye arbeidsgiver Difi deltar i, er arbeidet med EUs automatisk oversettelsestjeneste CEF eTranslation, en byggekloss i EUs program Connecting Europe Facility (CEF). Programmet skal fremme kommunikasjon og handel på tvers av landegrenser.

Satsingen er mer enn en europeisk vri på Google Translate. Fra juni 2017 skal du kunne sende en klage digitalt på norsk til en hotelleier i Tyrkia, og via automatisk oversettelsesverktøyet kan hotellansvarlige lese og svare på klagen på sitt morsmål.

Trenger vi  å samordne arbeidet med oversettelser?

I dag er ikke kvaliteten på den norske oversettelsen i byggeklossen CEF eTranslation god nok. Arbeidet for å videreutvikle verktøyet er i gang. For at automatisk oversettelse skal fungere, må vi samle stadig flere datafiler som inneholder oversatte tekster og metadata – langt på vei slik Google Translate fungerer. I dag mangler mange etater et system for å ta vare på og gjenbruke datafiler med både kildetekster og oversatte tekster.

Nå ser vi starten på «språkuavhengige» digitale tjenester som vil revolusjonere kommunikasjonen på tvers av landegrenser, bryte ned språkbarrierer og redusere behovet for dagens oversettelsestjenester. Irland, Spania og delvis Finland og Nederland har allerede tatt flere steg for å samordne offentlige oversettelsestjenester. Vi bør følge arbeidet med stor faglig interesse.

Kanskje er tiden inne i Norge for å utvikle en nasjonal strategi for grenseløs kommunikasjon. Slik at alle kan forstå.

Kan dine ansatte bli gode ambassadører i sosiale medier?

Det er ikke akkurat en bombe at de fleste av oss har liten tillit til reklame. Men hva hvis ansatte sprer bedriftens glade budskap i sosiale medier?

Jeg var nylig på Digitaldagen i Bergen og fikk gleden av å høre på Eirik Berge holde foredraget «Hva må til for å lykkes med å skape ambassadører av de ansatte?» Han listet opp fem hovedpunkter som ledere må være bevisst på.

1. De må ha grunn til å være stolt av bedriften de jobber i.

Min kommentar: Jeg tror at dette først og fremst gjelder for dem som har vært ansatt en stund. De fleste er ikke råstolte av bedriften fra dag 1 (og det kan faktisk virke mot sin hensikt hvis de sprer masse om jobben med én gang). Men når bedriften har bevist overfor den ansatte at hun/han har grunn til å være stolt, så er dette det beste grunnlaget for å skape en ambassadør – i alle kanaler.

Mitt råd: Ansatte ønsker å være stolt av bedriften de jobber i. Gi dem grunn til det. Da kan det hende at de deler noe i sosiale medier også.

2. Bedriften må skape godt innhold som er interessant, nyttig og/eller morsomt. Det som skal deles må gi verdi til mottaker og verdi til avsender.

Min kommentar: Hvem har lyst til å kjede sine venner eller følgere? Jo flinkere en bedrift er til å skape godt innhold, desto mer stas er det å dele.

Mitt råd: Skap innhold som er så kult at ansatte ønsker å dele – og at andre ønsker å dele videre. Les boka Contagious av Jonah Berger. Der får du seks konkrete tips til «why things catch on.»

3. De ansatte må skjønne hvorfor de deler og hvilken positiv effekt det kan ha.

Illustrasjonsfoto: Kommunikasjonsforeningen.
Illustrasjonsfoto: Kommunikasjonsforeninge

Min kommentar: Når de ansatte er involvert og vet hva bedriften vil og hvor den er på vei, er det lettere å bidra på alle mulige måter – også i sosiale medier. Dette høres kanskje ut som en selvfølge, men akk …

Mitt råd: Hold de ansatte oppdatert i gode og dårlige dager. La dem bli medskapere til bedriftens historie.

4. De ansatte må vite hvordan de skal dele for å oppnå en effekt. Lag gjerne en policy, men unngå for mange forklaringer på hva de ansatte IKKE kan gjøre.

Min kommentar: Vi skal ha respekt for at alle ikke er komfortable med å dele i sosiale medier. De fleste tenker kanskje på 60-65-åringer med én gang? Husk at generasjon Z har masse erfaring med både snap og chat – men lite erfaring i offentlig deling på sosiale medier. Her kunne jeg vist mange eksempler, men så slem er jeg ikke. (Mange av dem kan ikke bruke e-post heller.)

Mitt råd: Opplæring er alltid bra. Men ikke hvis den oppfattes som sensur.

5. Gi de ansatte en belønning når de viser engasjement og, ikke minst, når de skaper godt innhold på egen hånd.

Min kommentar: Det er alltid hyggelig med en velbegrunnet klapp på skulderen.

Mitt råd: Gi ansatte som deler noe merkevarebyggende om bedriften, en tommel opp. Og la dem deretter være i fred.

Når blir det ego å dele?

En 18-åring jeg kjenner godt, sa det slik: «Dere voksne er mye mer ego i sosiale medier.» Er oppdateringer fra jobben noe andre har glede av? Hvordan virker ansatte hvis de deler mye fra arbeidsplassen sin? Begeistret? Servile? Pliktoppfyllende?

Alt dette henger sammen med hva de ellers deler. Den identiteten vi alle har bygd opp om oss selv på forhånd i sosiale medier, er avgjørende for om det blir bra å dele på vegne av jobben.

Det kommer an på

Vi stoler på vennene våre. Derfor er det bra for bedriften hvis ansatte deler. Men bare hvis de vil – og tar hensyn til hva leserne eller følgerne faktisk er interessert i.

Bedrifter som ansetter ekte relasjonsbyggere, er heldige. De som ikke «bygger relasjoner fordi det lønner seg», men som er oppriktig interessert i andre mennesker og har et ektefølt ønske om å gi verdi, er de som lykkes i sosiale medier. Og ellers i livet.

Skremmer du kundene vekk fra nettsiden din?

Kunden har kommet inn på nettsiden din via Google-søk, sosiale medier, display ads eller direkte, hva skjer så? Leverer siden din godt nok til at kunden blir hos deg og gjør det du ønsker at vedkommende skal gjøre?

Foto: Unsplash.
Foto: Unsplash.

Skap et godt førsteinntrykk

Førsteinntrykk er viktig. Du har få sekunder på å overbevise kunden om at hun eller han har kommet inn på riktig side, og at dette er en side de ønsker å utforske mer.

Det er dessverre ikke slik med nettsider som med menneskelige relasjoner, der vi lærer oss å like hverandre desto bedre kjent vi blir, og at det til syvende og sist er det indre som teller mest. Misforstå meg rett, men når ulike kommunikasjonsbudskap og notifications tikker inn fra alle kanter er du avhengig av å fange kunden fra første sekund, hvis ikke kommer de ikke så langt at de er villige til å se nærmere på innholdet og lære deg å kjenne. Og før kunden i det hele tatt kommer dit, må nettsiden din laste raskt nok til at vedkommende ikke blir utålmodig og forlater butikken før de er halvveis innenfor døren.

Du må være mobilvennlig

Dette bør i 2016 være en selvfølge. Det kan også være greit å poengtere at et responsivt design ikke er synonymt med å være mobilvennlig. Du kan ha en responsiv side som allikevel ikke er spesielt brukervennlig på mobil. En mobilvennlig side er alltid responsiv, men en responsiv nettside er ikke nødvendigvis mobilvennlig. I følge Google vil nærmere halvparten av besøkende fra mobile enheter forlate siden din dersom den ikke laster i løpet av tre sekunder. Og det er fem ganger så stor sannsynlighet for at mobilbesøkende brukere forlater siden dersom den ikke er mobilvennlig. Her kan du sjekke hvordan siden din scoorer på hastighet og mobilvennlighet hos Google.

Ofte sitter vi på en større skjerm når vi oppdaterer nettsidene våre, men selv om du har en mobilvennlig side, bør du allikevel alltid sjekke hvordan ting ser ut på mobil når du har publisert nytt innhold eller gjort oppdateringer på siden.

Sørg for god brukervennlighet

Nettsiden din bør være enkel å navigere fra alle enheter. Er siden din vanskelig å navigere, er det kun de mest dedikerte brukerne som vil bli værende. Hvordan vi beveger oss på nett endrer seg kontinuerlig. Hvis du tenker tilbake på da søkemotorer først ble introdusert, ville brukerne typisk søke på få ord, og bla flere sider for å finne svaret på det de lette etter. I dag søker vi på setninger, og ligger ikke det vi ser etter på første søkeside, omformulerer vi oss heller fremfor å bla videre i det samme søket. Overfører du dette brukermønsteret til nettsiden din, kan du tenkte deg at dersom brukerne ikke finner det de leter etter kjapt, er sjansene store for at de prøver å finne det andre steder. Plasser derfor dine call to actions slik at det blir like tydelig for brukeren hva vedkommende skal gjøre, som ditt ønske om hva hun eller han skal foreta seg når de besøker nettsiden din.

Utseende og design

Hvem er siden din for? Har du utviklet personas for hvem kundene dine er, bør du også ha dette med i betrakting når du velger design på siden. Hvilke farger, fonter og design vil falle i smak hos din målgruppe? Hva er hensikten med nettsiden din? En nettbutikk som selger interiør vil og bør ha et helt annet utrykk enn en nettside som har som hensikt å gi informasjon til en bestemt brukergruppe.

Velg farger som er tro mot din merkevare. Bruk samme fargepalett både på nettsiden og i andre kanaler for å skape en helhet. Tenk at dine kunder skal kunne bygge kjennskap til merkevaren din og gjenkjenne den uavhengig av hvilken kanal de følger deg i.

Pass også på å velge en farge på teksten som gir god nok kontrast til bakgrunnen, slik at du sikrer lesbarhet også under krevende lysforhold. Følg kravene til universell utforming av nettsider, der minimumsnivået for fargekontrast er AA. Det finnes flere gratis verktøy som måler fargekontrasten, dersom du er usikker på fargevalget.

I sin helhet tolker jeg en nettside på denne måten: designet er slik vi ser utseendet vårt, mens innholdet er personligheten vi vil bli kjent med og danne en relasjon til. Problemet er at vi som nettbrukere har blitt så selektive med hvilke nettsider vil velger å legge igjen tid hos, at vi ikke rekker å bli kjent med innholdet på siden, dersom det visuelle uttrykket ikke appellerer til oss fra første sekund, gitt at nettsiden laster innen tre sekunder slik at vi ikke faller ut før vi i det hele tatt har kommet inn.

Gjenbruk et godt førsteinntrykk!

Daglig står noen fra Innovasjon Norge på en scene og presenterer et budskap. Daglig ønsker vi at etterlatt inntrykk er et klart budskap levert fra dyktige fagpersoner. Daglig ønsker vi at de som ikke kjenner oss får et godt førsteinntrykk av hvem vi er og kompetansen vi besitter. Og noen ganger er dette ekstra viktig for oss. Da må vi eie scenen fra første sekund.

De siste ukene har vi hatt et par arrangementer der vi har lagt ekstra jobb i å fange publikum fra første sekund. Ett av disse var Oslo Urban Arena, der vi lanserte vår første strategiske rapport på smarte byer og samfunn. Vi har også stått på prestisjefylte Bloomberg Sustainable Business Summit i New York for å snakke om bærekraft i norsk innovasjon. Til begge temaene brukte vi film. Til begge temaene henvendte vi oss til et internasjonalt publikum, der engelsk språkdrakt var essensielt. Og for å være både tids- og kostnadseffektive to ulike temaer til tross – brukte vi samme film i to ulike versjoner.

Alle som har sett Anita Krohn Traaseth på scenen vet hvilket fyrverkeri hun er. Men før hun slapp til lot vi nevnte filmer sette publikum i riktig modus. Film spiller på hele sanseapparatet, og om en fyller film med fakta, eller om en lar film spille på emosjoner, er det effektiv kommunikasjon når gjort riktig.

Smarte byer

Til vår rapport om smarte byer og samfunn ønsket vi å gi publikum en formening om mulighetsrommet som ligger i smarte byer. Feltet er så stort, rommer så mange tråder, og innehar så stort potensiale, at det er vanskelig å helt ut forestille seg fordelene som kan utnyttes i smarte byer. Norske forhold er egentlig for små til å fullt utnytte effektene som dras ut av smarte byer, men løsningene har vi alle forutsetninger for å komme opp med. Vi ønsket å fokusere på kjernen i det hele – smarte byer bruker teknologi til å utvikle bærekraftige løsninger for å gi oss bedre bomiljøer. Lite på konkrete løsninger, mer på hvordan våre valg for framtiden påvirker de miljøer vi bor i og deres inngripen i vår hverdag.

Filmen Smart City, slik den ble presentert under Oslo Urban Arena.

Å filme framtidens byer er ikke lett. Å filme teknologi er sjelden spennende. Vi hadde ikke noe av dette på film fra før. Men vi hadde stor tilgang på arkivmateriale som viser hvordan verdens byer er i dag. Ved å benytte arkivmateriale som viser dagens utfordrende situasjoner, med en god og gjennomarbeidet kommentarstemme som løfter opp mulighetsområdene, kunne vi både servere fakta og berøre emosjoner. Med en sluttappell som både utfordret og var tankevekkende regisserte vi et oppspill til Anita Krohn Traaseths foredrag.

Bærekraftige samfunn

Til foredraget hos Bloomberg hadde vi 8 minutter til rådighet. 8 minutter til å fortelle om norsk tilnærming til bærekraftig innovasjon.  8 minutter hvor Bloomberg absolutt ikke ønsket en standard powerpoint-presentasjon, men noe mer. På denne scenen måtte vi gjøre et inntrykk. Vi trengte en introduksjon som satt. Vi trengte fakta og følelser. Vi trengte film.

Med 8 minutter til rådighet kunne vi heller ikke bruke 2 minutter til film. Vi måtte være korte og direkte. Men vi hadde ingen kort film om bærekraft. Vi hadde imidlertid den nye Smart City-filmen, der bærekraft var blant de sentrale elementene vi hadde valgt å fokusere på bare noen dager tidligere. Ved å klippe om Smart City-filmen filmen, der vi vektla bærekraft-budskapet, hadde vi en film som adresserte tematikken helt tydelig, og det på bare 40 sekunder. Ved å klippe ned den eksisterende filmen slapp vi å produsere noe nytt. Ved å klippe ned denne filmen visste vi at vi hadde noe som funket, og som satte publikum i salen i riktig modus, med en god balanse mellom fakta og følelser. Anita hadde det hun trengte for en knall introduksjon der hun kunne gå rett på budskap uten å bygge bakgrunnskontekst.

Filmen om bærekraftige samfunn var i seg selv gjenbruk av eksisterende materiale. Ved å bruke samme film kunne vi levere et godt førsteinntrykk – to ganger!

Bildetekst: Filmen Sustainable Society, slik den ble presentert under Bloomberg Sustainable Business Summit.

Sliter du med å finne tonen?

Kroppsspråk er avslørende. Uten å vite det signaliserer vi ubevisst hva vi tenker og  føler, ja hvem vi er. Men har du tenkt på at også måten du skriver på avslører ditt ubevisste jeg?

I mitt forrige innlegg på PRprat skrev jeg om en ny modell for å ”tune” språket. Ved hjelp av fire spaker, eller variabler, er modellen ment å hjelpe deg til å komme på bølgelengde  med leseren. I arbeidet med å finne virksomhetens stemme er det mye som kan gå galt. Mange sliter med å finne riktig frekvens, eller rettere sagt: De tror de har funnet den, men så viser det seg at signalene ikke når frem. Det oppstår støy på veien og budskapet kan bli forvrengt. Stemmen som kommer ut i andre enden, er ikke helt som avsenderen hadde tenkt seg.

La oss se på noen av de vanligste språklige frekvensforstyrrerne. Akkurat som med kroppsspråket er det sider ved ordbruken som påvirker mottakeren, men som vi selv ikke alltid er like bevisst. Det er likevel håp. Vi kan trene oss i å høre stemmen vi skriver med og sjekke de vanligste fallgruvene.

Finner du rett tone når du skriver? Mange fjonger opp språket når de skriver i håp om å virke mer overbevisende. Resultatet kan fort bli det motsatte.
Finner du rett tone når du skriver? Mange fjonger opp språket når de skriver i håp om å virke mer overbevisende. Resultatet kan fort bli det motsatte.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Her er tre stemmer fra ulike bransjer som alle trenger å stemmes.

1) Den pompøse stemmen:
Varianten er så til de grader representert i boligmeglernes annonser og prospekter at man nesten kan snakke om en egen sjanger. Den prøver gjerne å fremmane en stemning og å skape bilder i hodet på leseren, langt over de faktiske bildene som ledsager teksten. Problemet er at stemningen lett blåser bort fordi språket blir for pompøst.

I sin kommende bok ”Meglers marked, Diktsamling fra en boligjakt”, har boligkjøperen Eirik Willyson samlet en rekke formuleringer fra finn.no og presentert dem som små dikt, med og uten bilder. Virkningen er åpenbar: Selvfølgelige detaljer beskrives i et språk som gjerne ønsker å uttrykke noe mer. Spørsmålet er om vi løftes eller om det blir platt og til syvende og sist minsker troverdigheten i stedet for å styrke den:

”To skyvedører i glass kan åpnes eller lukkes etter eget forgodtbefinnende”. Eller ta denne trappeopplevelsen: ”Her kan du låse deg inn i oppgangen og dra hånden langs gelenderet mens du løper trappene på vei opp til din  nye leilighet”.  Eller ta dette – bokstavelig talt – svevende eksemplet:  ”Å se værforandringer på lang avstand kan være fasinerende. Og Nyttårsaften. Følelsen av å sveve over byen er påtakende”.

VI får følelsen av en sterk forfører, mens bruden høyst sannsynlig forblir uberørt.  Ordet påtakelig skurrer også. Det lønner seg å sjekke ordbruken før man klasker, for eksempel et ord som smørje, blant annet definert som sammenrotet, vemmelig, bløt masse (Riksmålsordboken). ”Det føles som å bo midt på landet, men egentlig bor du midt i smørja!” Kanskje var det smørøyet megleren hadde i tankene?

2. Den ropende stemmen:
Legg merke til hva utropstegnet gjør med eksemplet ovenfor. Det er ikke bare meglere som tror de kan gjøre objektene mer attraktive ved å slenge på det ene utropstegnet etter det andre. Vi finner flust av dem i pressemeldinger fra alle bransjer, nyheter på bedriftens hjemmeside og meldinger på sosiale medier. Bruk det med måte, som når Forbrukerrådet skriver: ”Matjuks? Nei takk!”. Men ”Test av vinterstøvler for barn!”? Nei takk!

Er vi på sosiale medier, er terskelen lavere. Her er det lov å ta i litt. Som når en bank skriver ”Nå er vi skrekkelig lei de kriminelle!” Men skriver du i emnefeltet i en e-post at du er Norges beste gulvleverandør med dobbelt utropstegn er faren stor for at du blir oppfattet som skrikende og støyende. Eller for å si det med den tyske forfatteren Otto Ludwig: ”Man kan rope så høyt at man taler for døve ører.”

3. Den tilslørte stemmen:
Man kan også skrive så fargeløst at resultatet fortsatt blir døve ører. Min siste og tredje stemme preges av floskler og klisjeer, altså ord som er brukt så mye at de har mistet sin kraft. Det er ikke sjelden vi treffer dem i pressemeldinger, uttrykk som ”dynamisk maksimering av kostnadseffektivitet” med en dæsj ”strategisk forankring”. De brukes åpenbart fordi de høres fine og fjonge ut og skal inngi kvalitet, akkurat som meglerspråket. Samtidig er de abstrakte og virker dermed lite forpliktende. De er med på å tilsløre budskapet, og er ikke noe du bør drive med hvis målet er å styrke troverdigheten.

Heller ikke denne gang kommer vi utenom superklisjeen fokus, som har det med både å vokse og øke, noe som i seg selv er en selvmotsigelse når vi tenker etter hva ordet egentlig betyr. Men det blir ikke bedre av at man bruker det alene, aktualisert av Coca-Cola denne måneden i en pressemelding der selskapet avslører sin septembersatsing: ”Coca-Cola med fortsatt fokus på smak og lavkaloriinnhold”.

Fikk du bilder i hodet? Traff stemmen deg? Hvis ikke, prøv heller denne oppskriften:

  1. Bestem deg for hva du vil si.
  2. Si det over frokostbordet hjemme.
  3. Skriv!

Det er lov å forstå

En av tre forstår ikke lover og forskrifter. Det skal Universitetet i Oslo gjøre noe med: nå skal jusstudentene lære å skrive og snakke forståelig. Det er gode nyheter!

Den 22. august 2016 undertegnet Universitetet i Oslo og Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner en historisk avtale som gjør klart språk til en del av undervisningen, forskningen og formidlingen ved Det juridiske fakultetet i Oslo. 30 millioner kroner over ti år skal finansiere en fast professorstilling og tre stipendiatstillinger eller doktorgrader på klart lovspråk. Fire år etter at Difi lanserte satsingen på klart lovspråk, kan vi glede oss over å ha nådd en stor milepel.

Den historiske avtalen kan bety at vi kan slutte å begjære så mye og heller forlange eller be om noe. Vi kan si behov og krav i stedet for tarv, og vi kan kanskje betale mer og erlegge mindre.

Avtalen om klart lovspråk ble signert av statsråd Jan Tore Sanner og rektor ved UiO Ole Petter Ottersen,  mandag 22. august 2016. Foto: Ellen Jahren, Difi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pass på så du ikke blir en gjenpart!

Jusstudent og leder av Jussbuss, Hanne Hareide Skårberg, gir juridisk hjelp til folk med dårlig råd. Hun opplever daglig at vanlige folk ikke «begriper et kvekk» av det advokater og byråkrater skriver. Et eksempel var han som «var gjort til gjenpart av et vedtak». Hva skulle det bety? Jussbuss kunne berolige klienten med at han rett og slett hadde fått en kopi av vedtaket. Juristen som skrev brevet burde i det minste «gitt en gjenpart av vedtaket», siden det er vanskelig å bli gjort til kopi av et vedtak.

Vi har også eksempler på at ikke engang saksbehandlerne selv alltid skjønner hele innholdet i brevene de sender. Konsekvensen kan være at mottakeren går glipp av grunnleggende rettigheter og tar viktige valg på feil grunnlag.

Uklart språk i lover er et stort problem

De fleste av oss har nok prøvd å sette seg inn i en lov eller et regelverk uten å lykkes helt. Hva skjer når en lov er vanskelig å forstå? Da må vi ofte lage en forskrift som forklarer hvordan vi skal forstå og bruke loven. I mange tilfeller trenger vi også en veiledning for å forstå forskriften. I enkelte tilfeller finnes det kun noen få personer vi må støtte oss på for å forstå loven og forskriften. I de groveste tilfellene tolker heller ikke de få «opplyste» loven likt.

Språk er makt

Vanskelig språk i regelverket gir myndighetene en makt de ikke skal eller bør ha. Dekanen, det vil si lederen, på juridisk fakultet ved Universitetet i Oslo, Dag Michalsen, mener at klart språk både vil styrke rettsikkerheten og gjøre rettsreglene bedre.

Statsråd Jan Tore Sanner kunne også fortelle at han mange ganger har hatt problemer med å forstå konsekvensen av lovformuleringer, både som innbygger og lovgiver på Stortinget. Medisinen er ikke å flikke på gamle, kompliserte lover med utdatert språk. Løsningen er å lage helt nye lover, slik Forsvarsdepartementet har vist er mulig.

Det er nødvendig – og mulig – å tenke helt nytt

Juristene i Forsvarsdepartementet har gjort en formidabel jobb som er et eksempel til etterfølgelse. De har hatt god hjelp fra Difi, Språkrådet og Justisdepartementets lovavdeling, som er det juridiske ekspertorganet for regjeringen og sentralforvaltningen. Forsvarsdepartementet klarte å slå sammen fire vanskelige lover – heimevernloven, vernepliktsloven, forsvarspersonelloven og militærnekterloven – til én ny lov som:

  • har blitt lett å finne fram i
  • har et klart, korrekt og presist språk og – og dermed reduserer avstanden fra lovgiver til de som skal bruke loven
  • er atskillig kortere enn det de fire lovene var. Antall paragrafer er kraftig redusert fra 132 til 70. Loven er brukertestet med godt resultat.

Tåkeprat kan være moro, men upraktisk

Den eneste positive tingen med uklart lovspråk, må være Språkrådets Tåkeprat. Den er en nesten utømmelig kilde til humring og godt humør. Her er en smakebit:

«Det følger av forarbeidene at bruk av radiomottakere generelt ikke lenger krever tillatelse etter teleloven for at dette ikke er til hinder for at annet regelverk på grunnlag av hensyn disse skal ivareta fastsetter krav om tillatelse til bruk eller forbud mot bruk på sitt område.»

Fremtidens kommunikatør må kunne flere fag enn kommunikasjon og må være dyktig på tverrfaglig samarbeid. Hittil har vi kommunikatører kanskje dratt juristene litt etter nesehårene når vi lager tekster. Jeg håper rollene blir snudd litt om og at juristene snart utfordrer oss på klarspråk. I det minste ligger forholdene nå til rette for et godt partnerskap mellom jus og kommunikasjon.

Måtte ditt lovspråk bli klart!

Ti ting kommunikasjonsfolk bør kunne om økonomi

Det økonomiske fagområdet har som alle andre fag, egen terminologi, egne modeller, egne teorier, og egne forutsetninger. Som kommunikatør er du nødt til å kunne noe om dette for å kunne presentere økonomisk informasjon på en troverdig måte.

Skrevet av gjesteblogger Espen Skalderhaug, førstelektor ved BI på Institutt for regnskap – revisjon og jus.

Disse ti tingene bør alle kommunikatører kunne om økonomi:

1)      Referanseramme

Har du tenkt over at hver eneste dag tar vi stilling til om noe er bra eller ikke bra, og svaret på spørsmålet avhenger av hva vi velger å sammenligne med. Eksempelvis, når jeg løper på tredemølla, er det dumt å sammenligne meg med verdensmesteren, en slik sammenligning vil uomtvistelig medføre en nedtur for meg. Nei, derfor er det mye smartere å legge lista på et nivå som er motiverende, på et nivå som er oppnåelig.

Slik er det i økonomi også. Virksomheter lager setter seg ulike mål for å styre, men hvor veloverveide er disse målene? Måler vi de riktige tingene, de som bringer virksomheten fremover til beste for oss alle? Benytter vi mye tid på unødvendig måling, noe som langt på vei er ødeleggende? Det finnes ikke enkle og entydige svar på disse spørsmålene, men som med så mye annet, bevissthet rundt utfordringen er ikke så dumt!

2)      Virksomhetens verdikjede

Pussig nok er det svært mange mennesker som går på jobb uten å ha en klar ide om hvorfor de er der. Forståelse av «meningen» er en forutsetning for å få til samspillet, kulturen, fellesskapet som er nødvendig for å utvikle virksomheten videre.  En verdikjede er egentlig summen av de arbeidsoppgavene som må utføres for at sluttbrukeren, kunden, skal få den leveransen hun eller han ønsker. En viktig utfordring i dette arbeidet er å finne ut hvor verdikjeden starter og hvor den slutter. Det hjelper lite å finne en måte å forbedre sitt eget arbeide på dersom konsekvensen av endringen gjør at andre i samme verdikjede får dårligere arbeidsbetingelser. Slik er det med så mye. Evner vi å tenke helhetlig til beste for kunden, eller har vi mer enn nok med å tenke på oss selv?

3)      Forskjellen mellom bokførte verdier og markedsverdier

Er du en av de som tror at regnskapet forteller deg sannheten? Dessverre er det ikke nødvendigvis slik, noen opplysninger kan rett og slett være misvisende.

Dette gjelder for eksempel boligverdi. Fra din personlige økonomi vet du at det kan være stor forskjell på hva bostedet ditt er verdt, avhengig av om vi snakker om reell salgsverdi eller om vi snakker om verdien som føres opp i selvangivelsen. Regnskapet er på en måte virksomhetens selvangivelse, en oversikt som ikke nødvendigvis gir det riktige bilde av situasjonen.

4)      Kan det lønne seg å ha gjeld, selv om du faktisk har mange penger på bankkontoen din?

Det er mange måter å se dette på, men grovt sett kan man si at svaret avhenger av hvor usikker din fremtidige inntekt er. Det som er viktig er at du overholder avtalen med din långiveren/banken. Dersom du mener det er en reell fare for at inntektene kan bortfalle i en periode, ha penger i banken slik at du overlever perioden uten at banken lurer på hvorfor renter og avdrag ikke blir betalt. Penger gir frihet, og det er verdifullt.

Har du kontroll på de økonomiske begrepene? Foto: MiaoLing Fu.
Espen Skalderhaug forklarer ti ting alle kommunikatører bør kunne om økonomi. Foto: MiaoLing Fu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5)      Hvorfor bør din virksomhet forsøke å skille seg ut?

I økonomisk teori er uttrykket «tilleggsverdi» av stor betydning. Uttrykket poengterer at når kunder avgjør hvor de handler, da vektlegger de forskjellene. Dersom du skal velge mellom to alternativer, da er det forskjellene mellom disse som er avgjørende. Det som er «like godt» er irrelevant! Forskjellene kan være så mangt. Eksempelvis rappellerte Petter Stordalen på fremsiden av sitt nyåpnede hotell i Stockholm. Dette gjorde han for å få hotellkjeden til å fremstå som annerledes.

6)      Hvordan skal du tenke når du tar en viktig beslutning?

Det finnes faktisk modeller som lærer deg hvordan du systematisk skal fatte beslutninger av stor viktighet.  Kort oppsummert:

  • Hvilke alternativer har du?
  • Hvilke alternativer er i tråd med de langsiktige målene?
  • Hvilke alternativer gir fleksibilitet, muligheter for endring?
  • Hvilke alternativer tenker helhetlig?
  • Hvilke alternativer har du best og mest troverdig informasjon om?
  • Hvilke alternativer har du kunnskap til å bedømme? Kanskje bør du stole på andres vurderinger?

7)      Hvordan økonomer tenker om å styre i en usikker verden

Du ser mot fremtiden og ser bare «tåke», hva gjør du? Økonomer deler seg i tre grupper;

  • De som stoler på strategien/planen og «kjører på».
  • De som vektlegger fleksibilitet og tenker at det er ikke så farlig hva som skjer, jeg har uansett korreksjonsmuligheter.
  • De som mener at det er mulig å «fjerne tåken», enten ved å sette på tåkelyset (søke mer informasjon) eller ved å vente til tåken har gitt seg.

8)      Hva som ligger i uttrykket «Cash is King»

Virksomheter går sjelden konkurs på grunn av dårlige resultater, de går konkurs på grunn av mangel på kontanter. Gå ikke tom for kontanter!

9)      Hvorfor er nær sagt alle økonomiske beregninger feilaktige?

Vel, alle økonomiske beregninger er enten basert på historiske tall eller basert på forventninger om fremtiden. Uansett, tallstørrelsene er diskutable. Det er vanskelig å enes om hvordan historien skal beskrives, og det er like vanskelige å bli enige om hva som kommer til å skje fremover. Økonomiske beregninger er derfor feilaktige, men det relevante spørsmålet blir da, hvor feilaktig?

10)   Terminologi

Det økonomiske fagområdet har som alle andre fag, sin egen terminologi. Disse begrepene må du kunne:

  • Forskjellen mellom utgift, kostnad og utbetaling:
    I media er det en tendens til at disse begrepene benyttes om hverandre, men de har faktisk ulik betydning! Kostnad beskriver det vi forbruker. Utgift forteller hva vi har pådratt oss av betalingsforpliktelser mens utbetaling handler om betalingsstrømmen.
  • Hva EBITDA betyr.
    Engelske begrep benyttes i stor grad i næringslivet. Du må derfor kunne de vanligste engelske uttrykkene. Et av disse er EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), driftsresultat før renter, skatt, avskrivninger og nedskrivninger, det forteller deg om «kjernedriften» går med overskudd eller ikke.

Vil du lære mer om økonomi? Kommunikasjonsforeningen arrangerer kurset «Økonomi for kommunikatører» 13. september.

Krisen som aldri kom – Fem tips som styrker kriseberedskapen

Noen kriser kommer aldri. Ikke fordi hendelsen tilfeldigvis går under medienes radar eller feies under teppet. Noen kriser kommer aldri, rett og slett fordi de ikke oppstår. Den viktigste fasen i krisearbeidet – risikovurdering og forebygging – er paradoksalt nok den vi kommunikasjonsfolk kanskje bruker minst tid på.

De fleste virksomheter er utsatt for risiko: brann, sykdom, dødsfall og produktfeil. I tillegg kommer uryddige underleverandører, uoversiktlige verdikjeder, dårlig ledelse og juridiske gråsoner. Ansvaret for HMS, varekjede, leverandører og etiske retningslinjer sitter gjerne i andre avdelinger enn kommunikasjon. Likevel er oppfølging av nettopp disse områdene kritiske for vår fagavdeling. Selv jobber jeg med kommunikasjon i et konsern som ledes av en profilert eier og som består av tre kjeder, med nesten 190 hoteller i fem land. Jeg har ansvaret for en strategisk funksjon i en desentralisert organisasjon, der beslutningsansvaret skal sitte tettest mulig på driften. Men det gjør oss også sårbare. Kommunikasjonsforeningen har derfor utfordret meg til å formulere mine tips til kriseforebygging.

Christine Viland er ny blogger på PRprat. Hun gir deg sine beste tips for å styrke arbeidet med krisekommunikasjon. Foto: Tord Erik Andresen.
Christine Viland er ny blogger på PRprat. Hun gir deg sine beste tips for å styrke arbeidet med krisekommunikasjon. Foto: Tord Erik Andresen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-Formaliser din krisekompetanse

Mye av kompetansen til kommunikasjonsarbeidere  er såkalt  taus kunnskap. Den sitter i kroppene våre i form av erfaring. Selv om vi har mye å bidra med, er ikke det nødvendigvis åpenbart for en som aldri har jobbet med kommunikasjon. Formaliser derfor det du kan, inviter deg selv med på neste driftsmøte og vis hvordan du kan bidra.

– Vær på tilbudssiden

Ingen liker en tante Sofie som vifter pekefingeren over sine kollegaer. En god rådgiver er alltid på tilbudssiden. Krisekurs, krisemanualer, beredskapstrening, Q&As, 24/7 kriseberedskapstelefon, og åpen spørretime er bare noen tiltak som kan bidra til opplevelsen av god kriseservice.

– Lag et eget krisesesonghjul

Trolig finnes det tidsrom da virksomheten din er under et sterkere press enn ellers, eller områder som er mer utsatt. Bruk tiden i forkant av disse periodene til å minne om viktigheten av å teste egne rutiner samt dokumentere og utbedre eventuelle avvik umiddelbart.

– Lær av andres feil

Det er viktig og nødvendig å lære av egne feil. Men det er enda bedre å lære av andres feil. Blir konkurrenten tatt med buksa nede, kan det være din virksomhet uken etter. Ser du et kriseoppslag som er det minste relevant for din virksomhet, er det en gylden anledning til å sette ett eller flere egne områder under lupen. Sirkulerer gjerne oppslaget og oppfordre til en ekstra gjennomgang.

– Tro på deg selv!

Du er mest sannsynlig en av dem som kan aller mest om kriseberedskap i din virksomhet. Jo flere som har en grunnleggende forståelse av kriseberedskap, dess sterkere vil din virksomhet stå rustet. Ved å dele din kunnskap  vil du mest sannsynlig også erfare å bli en verdsatt rådgiver og sparringspartner.