Det er lov å forstå

En av tre forstår ikke lover og forskrifter. Det skal Universitetet i Oslo gjøre noe med: nå skal jusstudentene lære å skrive og snakke forståelig. Det er gode nyheter!

Den 22. august 2016 undertegnet Universitetet i Oslo og Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner en historisk avtale som gjør klart språk til en del av undervisningen, forskningen og formidlingen ved Det juridiske fakultetet i Oslo. 30 millioner kroner over ti år skal finansiere en fast professorstilling og tre stipendiatstillinger eller doktorgrader på klart lovspråk. Fire år etter at Difi lanserte satsingen på klart lovspråk, kan vi glede oss over å ha nådd en stor milepel.

Den historiske avtalen kan bety at vi kan slutte å begjære så mye og heller forlange eller be om noe. Vi kan si behov og krav i stedet for tarv, og vi kan kanskje betale mer og erlegge mindre.

Avtalen om klart lovspråk ble signert av statsråd Jan Tore Sanner og rektor ved UiO Ole Petter Ottersen,  mandag 22. august 2016. Foto: Ellen Jahren, Difi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pass på så du ikke blir en gjenpart!

Jusstudent og leder av Jussbuss, Hanne Hareide Skårberg, gir juridisk hjelp til folk med dårlig råd. Hun opplever daglig at vanlige folk ikke «begriper et kvekk» av det advokater og byråkrater skriver. Et eksempel var han som «var gjort til gjenpart av et vedtak». Hva skulle det bety? Jussbuss kunne berolige klienten med at han rett og slett hadde fått en kopi av vedtaket. Juristen som skrev brevet burde i det minste «gitt en gjenpart av vedtaket», siden det er vanskelig å bli gjort til kopi av et vedtak.

Vi har også eksempler på at ikke engang saksbehandlerne selv alltid skjønner hele innholdet i brevene de sender. Konsekvensen kan være at mottakeren går glipp av grunnleggende rettigheter og tar viktige valg på feil grunnlag.

Uklart språk i lover er et stort problem

De fleste av oss har nok prøvd å sette seg inn i en lov eller et regelverk uten å lykkes helt. Hva skjer når en lov er vanskelig å forstå? Da må vi ofte lage en forskrift som forklarer hvordan vi skal forstå og bruke loven. I mange tilfeller trenger vi også en veiledning for å forstå forskriften. I enkelte tilfeller finnes det kun noen få personer vi må støtte oss på for å forstå loven og forskriften. I de groveste tilfellene tolker heller ikke de få «opplyste» loven likt.

Språk er makt

Vanskelig språk i regelverket gir myndighetene en makt de ikke skal eller bør ha. Dekanen, det vil si lederen, på juridisk fakultet ved Universitetet i Oslo, Dag Michalsen, mener at klart språk både vil styrke rettsikkerheten og gjøre rettsreglene bedre.

Statsråd Jan Tore Sanner kunne også fortelle at han mange ganger har hatt problemer med å forstå konsekvensen av lovformuleringer, både som innbygger og lovgiver på Stortinget. Medisinen er ikke å flikke på gamle, kompliserte lover med utdatert språk. Løsningen er å lage helt nye lover, slik Forsvarsdepartementet har vist er mulig.

Det er nødvendig – og mulig – å tenke helt nytt

Juristene i Forsvarsdepartementet har gjort en formidabel jobb som er et eksempel til etterfølgelse. De har hatt god hjelp fra Difi, Språkrådet og Justisdepartementets lovavdeling, som er det juridiske ekspertorganet for regjeringen og sentralforvaltningen. Forsvarsdepartementet klarte å slå sammen fire vanskelige lover – heimevernloven, vernepliktsloven, forsvarspersonelloven og militærnekterloven – til én ny lov som:

  • har blitt lett å finne fram i
  • har et klart, korrekt og presist språk og – og dermed reduserer avstanden fra lovgiver til de som skal bruke loven
  • er atskillig kortere enn det de fire lovene var. Antall paragrafer er kraftig redusert fra 132 til 70. Loven er brukertestet med godt resultat.

Tåkeprat kan være moro, men upraktisk

Den eneste positive tingen med uklart lovspråk, må være Språkrådets Tåkeprat. Den er en nesten utømmelig kilde til humring og godt humør. Her er en smakebit:

«Det følger av forarbeidene at bruk av radiomottakere generelt ikke lenger krever tillatelse etter teleloven for at dette ikke er til hinder for at annet regelverk på grunnlag av hensyn disse skal ivareta fastsetter krav om tillatelse til bruk eller forbud mot bruk på sitt område.»

Fremtidens kommunikatør må kunne flere fag enn kommunikasjon og må være dyktig på tverrfaglig samarbeid. Hittil har vi kommunikatører kanskje dratt juristene litt etter nesehårene når vi lager tekster. Jeg håper rollene blir snudd litt om og at juristene snart utfordrer oss på klarspråk. I det minste ligger forholdene nå til rette for et godt partnerskap mellom jus og kommunikasjon.

Måtte ditt lovspråk bli klart!

Ti ting kommunikasjonsfolk bør kunne om økonomi

Det økonomiske fagområdet har som alle andre fag, egen terminologi, egne modeller, egne teorier, og egne forutsetninger. Som kommunikatør er du nødt til å kunne noe om dette for å kunne presentere økonomisk informasjon på en troverdig måte.

Skrevet av gjesteblogger Espen Skalderhaug, førstelektor ved BI på Institutt for regnskap – revisjon og jus.

Disse ti tingene bør alle kommunikatører kunne om økonomi:

1)      Referanseramme

Har du tenkt over at hver eneste dag tar vi stilling til om noe er bra eller ikke bra, og svaret på spørsmålet avhenger av hva vi velger å sammenligne med. Eksempelvis, når jeg løper på tredemølla, er det dumt å sammenligne meg med verdensmesteren, en slik sammenligning vil uomtvistelig medføre en nedtur for meg. Nei, derfor er det mye smartere å legge lista på et nivå som er motiverende, på et nivå som er oppnåelig.

Slik er det i økonomi også. Virksomheter lager setter seg ulike mål for å styre, men hvor veloverveide er disse målene? Måler vi de riktige tingene, de som bringer virksomheten fremover til beste for oss alle? Benytter vi mye tid på unødvendig måling, noe som langt på vei er ødeleggende? Det finnes ikke enkle og entydige svar på disse spørsmålene, men som med så mye annet, bevissthet rundt utfordringen er ikke så dumt!

2)      Virksomhetens verdikjede

Pussig nok er det svært mange mennesker som går på jobb uten å ha en klar ide om hvorfor de er der. Forståelse av «meningen» er en forutsetning for å få til samspillet, kulturen, fellesskapet som er nødvendig for å utvikle virksomheten videre.  En verdikjede er egentlig summen av de arbeidsoppgavene som må utføres for at sluttbrukeren, kunden, skal få den leveransen hun eller han ønsker. En viktig utfordring i dette arbeidet er å finne ut hvor verdikjeden starter og hvor den slutter. Det hjelper lite å finne en måte å forbedre sitt eget arbeide på dersom konsekvensen av endringen gjør at andre i samme verdikjede får dårligere arbeidsbetingelser. Slik er det med så mye. Evner vi å tenke helhetlig til beste for kunden, eller har vi mer enn nok med å tenke på oss selv?

3)      Forskjellen mellom bokførte verdier og markedsverdier

Er du en av de som tror at regnskapet forteller deg sannheten? Dessverre er det ikke nødvendigvis slik, noen opplysninger kan rett og slett være misvisende.

Dette gjelder for eksempel boligverdi. Fra din personlige økonomi vet du at det kan være stor forskjell på hva bostedet ditt er verdt, avhengig av om vi snakker om reell salgsverdi eller om vi snakker om verdien som føres opp i selvangivelsen. Regnskapet er på en måte virksomhetens selvangivelse, en oversikt som ikke nødvendigvis gir det riktige bilde av situasjonen.

4)      Kan det lønne seg å ha gjeld, selv om du faktisk har mange penger på bankkontoen din?

Det er mange måter å se dette på, men grovt sett kan man si at svaret avhenger av hvor usikker din fremtidige inntekt er. Det som er viktig er at du overholder avtalen med din långiveren/banken. Dersom du mener det er en reell fare for at inntektene kan bortfalle i en periode, ha penger i banken slik at du overlever perioden uten at banken lurer på hvorfor renter og avdrag ikke blir betalt. Penger gir frihet, og det er verdifullt.

Har du kontroll på de økonomiske begrepene? Foto: MiaoLing Fu.
Espen Skalderhaug forklarer ti ting alle kommunikatører bør kunne om økonomi. Foto: MiaoLing Fu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5)      Hvorfor bør din virksomhet forsøke å skille seg ut?

I økonomisk teori er uttrykket «tilleggsverdi» av stor betydning. Uttrykket poengterer at når kunder avgjør hvor de handler, da vektlegger de forskjellene. Dersom du skal velge mellom to alternativer, da er det forskjellene mellom disse som er avgjørende. Det som er «like godt» er irrelevant! Forskjellene kan være så mangt. Eksempelvis rappellerte Petter Stordalen på fremsiden av sitt nyåpnede hotell i Stockholm. Dette gjorde han for å få hotellkjeden til å fremstå som annerledes.

6)      Hvordan skal du tenke når du tar en viktig beslutning?

Det finnes faktisk modeller som lærer deg hvordan du systematisk skal fatte beslutninger av stor viktighet.  Kort oppsummert:

  • Hvilke alternativer har du?
  • Hvilke alternativer er i tråd med de langsiktige målene?
  • Hvilke alternativer gir fleksibilitet, muligheter for endring?
  • Hvilke alternativer tenker helhetlig?
  • Hvilke alternativer har du best og mest troverdig informasjon om?
  • Hvilke alternativer har du kunnskap til å bedømme? Kanskje bør du stole på andres vurderinger?

7)      Hvordan økonomer tenker om å styre i en usikker verden

Du ser mot fremtiden og ser bare «tåke», hva gjør du? Økonomer deler seg i tre grupper;

  • De som stoler på strategien/planen og «kjører på».
  • De som vektlegger fleksibilitet og tenker at det er ikke så farlig hva som skjer, jeg har uansett korreksjonsmuligheter.
  • De som mener at det er mulig å «fjerne tåken», enten ved å sette på tåkelyset (søke mer informasjon) eller ved å vente til tåken har gitt seg.

8)      Hva som ligger i uttrykket «Cash is King»

Virksomheter går sjelden konkurs på grunn av dårlige resultater, de går konkurs på grunn av mangel på kontanter. Gå ikke tom for kontanter!

9)      Hvorfor er nær sagt alle økonomiske beregninger feilaktige?

Vel, alle økonomiske beregninger er enten basert på historiske tall eller basert på forventninger om fremtiden. Uansett, tallstørrelsene er diskutable. Det er vanskelig å enes om hvordan historien skal beskrives, og det er like vanskelige å bli enige om hva som kommer til å skje fremover. Økonomiske beregninger er derfor feilaktige, men det relevante spørsmålet blir da, hvor feilaktig?

10)   Terminologi

Det økonomiske fagområdet har som alle andre fag, sin egen terminologi. Disse begrepene må du kunne:

  • Forskjellen mellom utgift, kostnad og utbetaling:
    I media er det en tendens til at disse begrepene benyttes om hverandre, men de har faktisk ulik betydning! Kostnad beskriver det vi forbruker. Utgift forteller hva vi har pådratt oss av betalingsforpliktelser mens utbetaling handler om betalingsstrømmen.
  • Hva EBITDA betyr.
    Engelske begrep benyttes i stor grad i næringslivet. Du må derfor kunne de vanligste engelske uttrykkene. Et av disse er EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), driftsresultat før renter, skatt, avskrivninger og nedskrivninger, det forteller deg om «kjernedriften» går med overskudd eller ikke.

Vil du lære mer om økonomi? Kommunikasjonsforeningen arrangerer kurset «Økonomi for kommunikatører» 13. september.

Krisen som aldri kom – Fem tips som styrker kriseberedskapen

Noen kriser kommer aldri. Ikke fordi hendelsen tilfeldigvis går under medienes radar eller feies under teppet. Noen kriser kommer aldri, rett og slett fordi de ikke oppstår. Den viktigste fasen i krisearbeidet – risikovurdering og forebygging – er paradoksalt nok den vi kommunikasjonsfolk kanskje bruker minst tid på.

De fleste virksomheter er utsatt for risiko: brann, sykdom, dødsfall og produktfeil. I tillegg kommer uryddige underleverandører, uoversiktlige verdikjeder, dårlig ledelse og juridiske gråsoner. Ansvaret for HMS, varekjede, leverandører og etiske retningslinjer sitter gjerne i andre avdelinger enn kommunikasjon. Likevel er oppfølging av nettopp disse områdene kritiske for vår fagavdeling. Selv jobber jeg med kommunikasjon i et konsern som ledes av en profilert eier og som består av tre kjeder, med nesten 190 hoteller i fem land. Jeg har ansvaret for en strategisk funksjon i en desentralisert organisasjon, der beslutningsansvaret skal sitte tettest mulig på driften. Men det gjør oss også sårbare. Kommunikasjonsforeningen har derfor utfordret meg til å formulere mine tips til kriseforebygging.

Christine Viland er ny blogger på PRprat. Hun gir deg sine beste tips for å styrke arbeidet med krisekommunikasjon. Foto: Tord Erik Andresen.
Christine Viland er ny blogger på PRprat. Hun gir deg sine beste tips for å styrke arbeidet med krisekommunikasjon. Foto: Tord Erik Andresen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-Formaliser din krisekompetanse

Mye av kompetansen til kommunikasjonsarbeidere  er såkalt  taus kunnskap. Den sitter i kroppene våre i form av erfaring. Selv om vi har mye å bidra med, er ikke det nødvendigvis åpenbart for en som aldri har jobbet med kommunikasjon. Formaliser derfor det du kan, inviter deg selv med på neste driftsmøte og vis hvordan du kan bidra.

– Vær på tilbudssiden

Ingen liker en tante Sofie som vifter pekefingeren over sine kollegaer. En god rådgiver er alltid på tilbudssiden. Krisekurs, krisemanualer, beredskapstrening, Q&As, 24/7 kriseberedskapstelefon, og åpen spørretime er bare noen tiltak som kan bidra til opplevelsen av god kriseservice.

– Lag et eget krisesesonghjul

Trolig finnes det tidsrom da virksomheten din er under et sterkere press enn ellers, eller områder som er mer utsatt. Bruk tiden i forkant av disse periodene til å minne om viktigheten av å teste egne rutiner samt dokumentere og utbedre eventuelle avvik umiddelbart.

– Lær av andres feil

Det er viktig og nødvendig å lære av egne feil. Men det er enda bedre å lære av andres feil. Blir konkurrenten tatt med buksa nede, kan det være din virksomhet uken etter. Ser du et kriseoppslag som er det minste relevant for din virksomhet, er det en gylden anledning til å sette ett eller flere egne områder under lupen. Sirkulerer gjerne oppslaget og oppfordre til en ekstra gjennomgang.

– Tro på deg selv!

Du er mest sannsynlig en av dem som kan aller mest om kriseberedskap i din virksomhet. Jo flere som har en grunnleggende forståelse av kriseberedskap, dess sterkere vil din virksomhet stå rustet. Ved å dele din kunnskap  vil du mest sannsynlig også erfare å bli en verdsatt rådgiver og sparringspartner.

Slik promoterte vi Arendalsuka

Innovasjon Norge hadde sitt mest ambisiøse program noensinne under årets Arendalsuka. I tillegg til tre større arrangementer på Tyholmen hotell, hadde vi et stort telt stående på Langbrygga, som vi fylte med aktiviteter. Sterkt innhold til tross, for å trekke folk må vi utmerke oss i mengden. Slik promoterte vi oss til fulle hus!

For de som ikke er kjent med Arendalsuka kan den kort beskrives som startskuddet for den politiske høsten. Her treffer du statsråder, lobbyister, lokalpolitikere, presse og mediefolk om hverandre. Alle arrangementer er gratis, og alt er åpent. I sentrum for det hele står politikk og et ønske om å sette eller påvirke agendaen.

Vi gjorde oss tidlig en erkjennelse om at vi ikke skulle prøve å trekke folk til Arendal, men tiltrekke oss oppmerksomheten til de som allerede hadde bestemt seg for å være der. Derfor begynte ikke vår promotering før en uke i forkant av konferansen. Den siste uken brukte vi derimot sosiale medier aktivt. Strategien var å være i bevisstheten til de som var i gang med å forberede seg til uka. Underveis jobbet vi parallelt aktivt med å få på våre saker i pressen. På halen av konferansen fortsatte vi å synliggjøre sesjonene vi hadde arrangert.

Arendalsuka_NRK_AnitaKrohnTraaseth_edit
Bilde fra NRKs direktesending med Anita Krohn Traaseth.

Video i forkant

I uken før oppstart postet vi en kort video hver dag. Hver enkelt av disse promoterte enkeltarrangementer, og vi benyttet personer som skulle være med som innledere eller paneldeltakere. Formålet var å sette et ansikt på hvert arrangement. Det var viktig for oss at dette var navn med tyngde og kredibilitet. Noen av videoene var gjenbruk av materiale vi allerede hadde produsert, andre lagde vi spesifikt til dette formålet. Vi mikset både profesjonelle videoer, og videoer vi selv skjøt direkte på iPhone. Alle videoer var tekstet slik at budskap kom gjennom også for de som ser video i sosiale plattformer uten lyd – som i hovedsak gjelder de fleste.

God morgen, Arendal!

Vi startet hver dag med å ønske god morgen fra Arendal, med kort informasjon om hovedpunktene i vårt program. Dette gjorde vi på Facebook, Twitter og LinkedIn – hovedkanalene. Disse kanalene ble også benyttet til å poste overordnede saker og statements – alltid akkompagnert av et relevant bilde av personer i aksjon på scenen.

Vi ønsket ikke å være så aktive at vi ble oppfattet som støy i folks feed, og twitret f.eks aldri mer enn ett hovedbudskap fra hvert arrangement i våre offisielle kanaler. Ansatte twitret selvsagt mer aktivt fra sine personlige kanaler, uten at dette var koordinert eller regissert på noe vis.

Instagram stories

Vi ønsket imidlertid også å gi hyppige stemningsrapporter underveis, men som sagt uten at dette ble påtrengende. I forkant av Arendalsuka hadde vi derfor en ambisjon om å benytte Snapchat for dette. Både for å kunne poste løpende, men også benytte anledningen til å bygge en kanal vi ikke har vært veldig aktive i. Ut av det blå kom imidlertid Instagram med sin Snapchat-kopi, Instagram Stories. På Instagram har vi helt organisk bygd en god følgerskare, som er mange ganger større enn vi har på Snapchat. For oss var det derfor et enkelt valg å heller benytte Instagram Stories. Her hadde vi en allerede etablert kanal med en funksjon som lot oss poste hyppig uten at det ble oppfattet som støy. I stedet for å smøre oss tynt på flere kanaler enn nødvendig ønsket vi å spille de vi bruker enda bedre. Vi valgte å gå for Instagram Stories.

I Instagram Stories postet vi løpende bilder fra både egne og andres arrangementer.  Dette ble kanalen med lavest terskel for å komme på, og vi mikset den med både film og bilder. De som var interessert i å følge oss i Arendal hadde muligheten til å løpende se hva vi gjorde, mens de som ikke var interessert slapp å bli eksponert for dette materialet. Tatt i betraktning at denne delen av Instagram bare var en knapp uke gammel er vi mer enn fornøyd med rekkevidden vi oppnådde gjennom Instagram Stories, som gjennomsnittlig lå på 600 views pr bilde.

Presse og podcast

Fire av våre arrangementer ble også streamet live. Dette var arrangementer vi vurderte som spesielt viktige med stor interesse fra målgruppene. Ikke bare underveis under Arendalsuka, men også i ettertid. De er derfor lagt tilgjengelig i våre videoplattformer for de som ønsker å oppdatere seg på hva som skjedde i etterkant.

Til disse arrangementene utarbeidet vi pressemeldinger og mobiliserte pressen. Det resulterte i gode presseoppslag på våre temaer, og ikke minst på Aftenpostens daglige anbefalinger for Arendalsuka. Samtidig produserte vi flere nettsaker til våre egne kanaler. Og siden vi ikke er redd for å sette ting i perspektiv gjorde NRK en direktesendt TV-reportasje med Anita Krohn Traaseths perspektiver på hvordan lokale innovasjoner har potensiale til å nå ut i verden med riktig satsing i bunn.

I etterkant av Arendalsuka fortsetter vi å dele innhold. Arrangementene som ble streamet live blir gjort tilgjengelig for gjensyn og delt. Podcast, som ble spilt inn live fra scenen sammen med fast podcast-partner Abelia, ble også publisert få dager etter uka.

Funket det?

Arendalsuka_FacebookStats
Facebook fungerte best for deling av korte videosnutter i forkant for å promotere arrangementer. Foto: statistikk fra Facebook.

Innovasjon Norge hadde, som nevnt, sitt mest ambisiøse program for Arendalsuka noensinne. Vi gikk offensivt ut, satte opp et stort telt og begynte å fylle det med aktiviteter. Med mellom 500-600 arrangementer totalt gjaldt det å skille seg ut med gode innledere og paneldeltakere, ha tidsriktige og relevante temaer, og samtidig nå gjennom lydmuren blant alle andre.

Arendalsuka opererer ikke med billetter eller adgangsbevis. Alt er gratis, og det er førstemann til mølla-prinsippet som gjelder. Vi visste vi hadde topp folk i alle sesjoner. Vi visste vi hadde godt innhold. Vi visste ikke hvor mange vi ville få inn i konferansesaler og i teltet for å bivåne disse.

Foto fra NRKs direktesending med Anita Krohn Traaseth.
Twitter fungerte best for løpende rapportering fra arrangementer mens de pågikk. Foto: statistikk fra Twitter.

Når vi i etterkant ser på tallene ser vi noen klare trender. Tweets med bilder fra arrangementer fikk i snitt 5 ganger så mange impressions som de uten bilder. Det er en kjent trend, og ikke spesielt overraskende. Men av disse ser vi at temaer som fikk mest oppmerksomhet i forkant av Arendalsuka, dvs. Bærekraft og Merkevaren Norge, også fikk dette når vi postet underveis i arrangementet. En interessant observasjon er imidlertid at Facebook viste seg mer effektiv uken i forkant da vi promoterte Arendalsuka, mens vi på Twitter nådde flest når uka var i gang. Det kan tyde på at Facebook fungerer bedre til korte promovideoer i forkant, mens Twitter fungerer best til løpende rapportering. Og for ordens skyld – vi brukte ikke én krone til å kjøpe oss bedre synlighet – alt ble spredd organisk.

 «Man må være kjent for å bli valgt», er et av våre mantra for Merkevaren Norge. Hadde ikke folk vært oppmerksom på våre arrangementer hadde vi ikke blitt valgt. Denne gangen var det mange som valgte oss. Fordi det vi gjorde var kjent, og nådde gjennom lydmuren.

5 raske tips til den travle innholdsmarkedsføreren

Kreative prosesser og innholdsproduksjon er arbeidsoppgaver som fort kan kreve mye tid. Ofte har du en haug av andre oppgaver som må gjøres i tillegg til å produsere innhold. Det ideelle scenarioet er å bruke mindre tid på innholdsproduksjon, uten at det går utover kvaliteten. Dersom du får god oversikt, og strukturerer arbeidet ditt, tror jeg mye er gjort.

Her er mine tips for å spare dyrebare minutter i arbeidshverdagen.

1 Lag en god innholdsplan

Innholdsplanen bør gi deg oversikt over når faste oppgaver forfaller. F.eks. at nyhetsbrevet sendes ut hver mandag, at Linkedin-siden oppdateres en gang om dagen, og at Instagram-poster skal ut to ganger om dagen. Dette vil gi deg oversikt over den totale mengden innhold du må produsere.

Innholdsplan - fast innhold - eks

Videre bør innholdsplanen bestå av en detaljert dag til dag plan over hva som skal publiseres, i hvilke kanaler, hva du ønsker å oppnå, hva det skal inneholde (tekst, bilde, video), samt en mulighet til å krysse av etter hvert som innholdet blir ferdig produsert. Er dere flere som lager innholdet sammen, bør det også være en tydelig ansvarsfordeling. Når du er inne i en god flyt, sitter ofte de gode ideene litt løsere, enn når du må starte den kreative prosessen på nytt hver gang du skal lage innhold.

Innholdsplan - eksempel

Det kan selvfølgelig oppstå hendelser underveis, som gjør at du blir nødt til å endre på planen, men når du vet hva som skal publiseres når, er det lettere å ha oversikt og spare tid.

Last ned et eksempel på en innholdsplan her: Innholdsplan – eksempel

2 Forhåndsproduser og forhåndspubliser alt innhold som ikke må lages i sanntid

Utnytt kanalene som lar deg produsere innhold i forkant. Da kan du heller sette av tid  i løpet av arbeidsdagen til å lage innhold i de kanalene som krever sanntidspubisering, som f.eks. Snapchat.

Både Facebook og Twitter lar deg forhåndspublisere innlegg. På Twitter må du vel og merke benytte  ads.twitter.com for å få tilgang til forhåndspubliseringen. Appen og nettsiden «Later» gir deg muligheten til å planlegge og forhåndspublisere poster på Instagram.

3 Automatiser de oppgavene du kan automatisere

Tjenesten IFTTT, «if this, then that», lar deg automatisere innholdsarbeidet ditt, slik at du f.eks. kan sette opp at hver gang du publiserer et innlegg på Facebook-siden din, så skal det genereres en tweet på Twitter-kontoen din.

Bruker du nyhetsbrev bør du lage en automatisk velkomstepost som sendes ut til alle nye mottakere. Samtidig kan du også sette opp at alle nye abonnenter mottar to til tre eposter som en oppstart den påfølgende uken. Da  ligger du hele tiden på forskudd uten  å måtte produsere alt innhold i sanntid, samtidig som abonnentene dine føler seg ivaretatt.

4 Lag maler for å svare på kundehenvendelser

Lag standardiserte maler som besvarer typiske henvendelser. Da kan du lett tilpasse svarene dine til hver enkelt kunde, uten å bruke for mye tid. Opplever du at mange av henvendelsene er like, er det en god indikasjon på at du ikke har kommunisert dette tydelig nok for kundene dine. Da bør du se nærmere på hvordan du bedre kan få frem dette gjennom nettsiden din eller andre kanaler. Dersom det ikke er naturlig å la det konkrete svaret ligge godt synlig på forsiden din, kan det være lurt å lage en FAQ-side på nettsiden din, med de henvendelsene du oftest mottar. En godt produsert FAQ-side er også en side der du kan hente inn flere poeng med tanke på synlighet i søkemotorer.

5 Gjenbruk innhold

Det er en kjent sak at du ikke trenger å finne opp hjulet på nytt hver gang. Etter hvert som du bygger deg opp en større innholdsbase, vil du kunne gjenbruke innhold som fortsatt er dagsaktuelt. Du kan for eksempel ta en tekst du har brukt i et blogginnlegg, og tilpasse det til det formatet eller tekstsjangeren en annen kanal behøver f.eks. et nyhetsbrev.

Enten du skal produsere Facebook-poster, nyhetsbrevtekster, blogginnlegg, Snapchat- eller Instagram-stories, er oppskriften til tidsbesparelse å starte med en god og strukturert plan på hvordan du skal utføre oppgavene dine. Følg med på tiden underveis mens du arbeider, og sett deg tidsfrister slik at du kan jobbe mest mulig effektivt. Jeg regner med at du som har lest dette er en travel innholdsmarkedsfører, så da er det vel bare å sette i gang med oppgavene som venter på deg.

Lykke til!

Vet du hvilken stemme du skriver med?

Ordene du bruker, påvirker hvordan du oppfattes. Denne nye modellen hjelper deg å justere virksomhetens stemmeprofil.

Tone of voice er den stemmen din virksomhet formidler i skrift – kort sagt den stemmen du skriver med. Kate Meyer, spesialist på brukeropplevelser (UX), lanserte før sommerferien en modell hvor hun hevder at alle budskap kan forstås ut fra noen få dimensjoner eller skalaer. Vi kan sammenligne modellen med spakene på en lydforsterker. Ved å dra i spakene kan du justere stemmeprofilen din, akkurat som du justerer lydbildet på en forsterker.

Målet var å lage et verktøy for å skape den optimale og tilpassede nettstemmen til enhver virksomhet. Kate startet med å samle ord fra bedrifters nettsteder. Ved å eliminere sære ord, ord som var like i betydning og på annet vis raffinere lista, endte hun opp med 37 tone-ord, som utgjorde grunnlaget for modellen.

Akkurat som du kan regulere lydbildet fra en forsterker, kan du justere stemmen du skriver med. En ny modell beskriver variablene du kan bruke. Foto: NTB scanpix.
Akkurat som du kan regulere lydbildet fra en forsterker, kan du justere stemmen du skriver med. En ny modell beskriver variablene du kan bruke. Foto: NTB scanpix.

Her er modellen

Kate brukte så ordene til å sette opp fire skalaer etter følgende prinsipper:

Alvorlig – morsom: Prøver forfatteren å være morsom? OBS: Om forsøket er vellykket eller ikke, er underordnet i denne sammenheng.

Formell – uformell: Er ordvalget formelt eller mer løst og ledig, som i en samtale?

Respektfull – respektløs: Skriver forfatteren med respekt om temaet? Eller risikerer leseren å bli irritert? Det er sjelden noen skriver respektløst med vilje, men i forsøket på å skille seg fra konkurrentene, ender mange likevel med å irritere leseren, hevder Kate.

Nøktern – entusiastisk: Er ordvalget nøkternt og faktaorientert eller løper følelsene løpsk?

Kate mener modellen kan gjøre det enklere å justere budskapet i tråd med hvordan virksomheten ønsker å bli oppfattet. Ønsket kan selvsagt variere, og innstillingene  endrer du med tanke på det aktuelle budskapet og leserens modus til enhver tid.

Slik bruker du modellen i praksis

Vi kunne brukt Kates originaleksempel på engelsk, men siden norsk og engelsk tross alt er to forskjellige språk har jeg prøvd å lage et norsk eksempel som illustrerer de fire dimensjonene. La oss anta at nettsidene til din virksomhet stenges for vedlikehold i helgen. Hvordan ønsker du å formulere budskapet?

Først skrur vi alle spakene til venstre og skriver en alvorlig, formell, respektfull og nøktern variant: Våre nettsider er nede for vedlikehold i helgen. Vi beklager på det sterkeste.

Deretter skyver vi spaken formell/uformell mot høyre. Det gjør vi for eksempel ved å endre våre nettsider til nettsidene våre, altså etterstilt eiendomspronomen i stedet for foranstilt. Dessuten bruker vi hunkjønnsformen av helg: Nettsidene våre er nede for vedlikehold i helga. Vi beklager.

Så tilsetter vi en dæsj entusiasme ved å skru vi på en litt mer muntlig, samtalepreget form, kombinert med at vi reduserer litt på respekten ved ta bort faktainformasjon om vedlikehold og subjekt i den siste setningen: Nettsidene våre er dessverre er nede i helga. Beklager veldig.

Til slutt skyver vi på humorspaken, justerer opp entusiasmen, og frisker opp det hele med et utropstegn, med fare for at enkelte lesere kan bli lettere irritert: Sorry mac, men nettsidene våre er utrolig nok nede i helga. Kom tilbake neste uke, du!

Hva bør du se opp for?

Dermed er det bare å gå i gang. Norsk og engelsk er forskjellig. På engelsk er det for eksempel mer uformelt å skrive we’re i stedet for we are. Noe lar seg oversette direkte, som utilize/use, altså benytte/bruke. En del paralleller til klarspråk versus byråkratstil ser vi også, som å bruke aktive verb i stedet for substantiveringer: Gjøre en undersøkelse er hakket mer formelt enn bare å undersøke.

Passiv er også noe du bør tenke på i en slik modell: Svaret bes sendt innen en uke er mer formelt en Vi ber om at du svarer innen en uke. Smak på hvilken av de to som skaper størst avstand og vurder om avstanden i det aktuelle på sin plass eller om den gjør kommunikasjonen tyngre.

Så skal det sies at stemmen din ikke bare er bestemt av ord, men også bilder, formgivning og andre ymse elementer på nettsiden. Men alt handler til syvende og sist om hvordan du og din virksomhet faktisk blir oppfattet, og det er her mange går i fella. Vi glemmer å se oss selv utenfra. I redsel for å ikke bli hørt eller fremstå som enkle, strør vi om oss med fjongt stammespråk og glemmer det som bør være målet: Å få til en samtale med leseren.

Så hvis målet er dialog, skyv spakene og hør selv!

Ingen måling uten mål

Effektmåling er en høyaktuell problemstilling, men før du i det hele tatt tenker på måling, må du formulere sylskarpe og smarte mål. Hvordan kan du ellers vite at du har nådd målet, hvis du ikke vet hvor du skal?

Gjesteinnlegg skrevet av Svein Inge Leirgulen, mediedirektør DNV GL, og sentralstyremedlem i Kommunikasjonsforeningen. Leirgulen sitter i arbeidsgruppen for foreningens effektprosjekt.

Foto: Kommunikasjonsforeningen.
Svein Inge Leirgulen mener det er viktig å sette smarte mål. Han sitter i arbeidsgruppen for Kommunikasjonsforeningens effektprosjekt. Foto: Kommunikasjonsforeningen.

Vi har lite fokus på effektmåling i bransjen vår – det er bekreftet av Kommunikasjonsforeningens ferske undersøkelse. Mangelen på måling er ikke unik i Norge, og temaet er høyaktuelt også i utlandet. Jeg deltok nylig på årskonferansen til  AMEC i London,  her la de fram en  undersøkelse som bekrefter det samme som i Norge – mangel på ressurser, tid, penger og kultur for måling er tydelige og store barrierer for å verdsette kommunikasjonsarbeidet.

Men, det er minst like viktig at vi kommunikatører er i stand til å sette tydelige mål. Ellers blir det umulig å lage en indeks å måle etter. Det er ikke mangel på kreativ taktikk i bransjen som er problemet. Du kan ikke vite om tiltakene har fungert hvis du ikke har bestemt deg for hva du vil oppnå med hvem, eller hvorfor, hvor og når du vil oppnå dette.  For det handler jo for det meste om å skape en eller annen form for endring hos målgruppen. Det blir derfor en svært viktig øvelse å formulere hvordan endringen ser ut.

Det engelske begrepet «SMART goal» gir gode retningslinjer for hvordan du kan lage klare mål. Følg disse og du blir ekspert i finmotorisk målformulering:

S = Spesific (spesifikt).
Bruk så klare verb, adjektiver, substantiver og adverb som mulig. Ikke svulstig og abstrakt ordbruk, takk!  For å gjøre det enklere og tydeligere, så kan du også dele opp målet i flere delmål.

M = Measureable (målbare).
Gjør det klart hvordan suksess kan måles, dvs. når vet du at du har lykkes? Hvilke konkrete måltall eller indikasjoner må oppnås? Her kan du for eksempel angi en konkret ønsket endring i adferd blant målgruppen, som «….gjennom fysisk observasjon skal det registreres en økning på 10% av de som legger ned dolokket etter endt besøk».

A = Attainable (oppnåelig).
Du må være realistisk, ellers vil du aldri oppnå målene. De store hårete målene tilhører visjoner og brede strategier. Spør deg selv: Er dette målet mulig å oppnå? Er de for ambisiøse med de midlene vi har tilgjengelig? Klarer vi å flytte fjellet, eller må vi være fornøyd med å flytte noen steiner første fase?

R = Relevant.
Relevans betyr at målet må henges opp i organisasjonens øvrige strategi, taktiske planer eller kommunikasjonsstrategi. Du må også forsikre deg om at målet er intuitivt forståelig for de som skal jobbe mot det.

T = Time based (tidsramme).
For at et mål skal kunne måles, så må det ha milepæler eller en finale. Dvs. at på et gitt tidspunkt skal den ønskede endringen være oppnådd. For eksempel «innen utgangen av 2017 skal 10% flere enn i 2016 legge ned dolokket.»

Dette trenger ikke være så veldig vanskelig, men det er utrolig viktig at målformuleringen sitter skikkelig og er vanntett. Når et SMART-mål er på plass, så har du klargjort nøyaktig hva kommunikasjonsteamet ønsker å oppnå og hvordan dere skal komme dit. Og det kan være morsomt. Faktisk så opplever jeg diskusjoner med kollegene mine om målformulering som (nesten) like stimulerende som i den kreative fasen hvor taktikken skal utarbeides. Det blir dessuten mye lettere å være kreativ når man vet hva som skal oppnås og hvilke rammer man kan spinne innenfor.

Men i all hovedsak, tydelige mål gjør det enklere å se om man har oppnådd ønsket effekt eller må gjøre taktiske endringer underveis. Og som ellers i livet: har du gjort grunnarbeidet bra, så går resten av byggingen mye lettere og raskere.

Jeg hører gjerne fra dere som har laget knakende gode og smarte mål! 

Vi må måle mer!

Ja da, jeg vet at dere har hørt det før. Kommunikasjonsfolk må bli flinkere til å måle effekten av arbeidet de gjør. Hvordan skal vi ellers bevise vår verdi?

Innlegget er skrevet av Therese Manus, daglig leder i Kommunikasjonsforeningen.

Men selv om «alle» snakker om det, er det fortsatt få som gjør det. I forbindelse med vår årlige lønnsundersøkelse ville vi forsøke å kartlegge hvor utbredt måling er blant våre medlemmer. Tallene viser at bare 27,6 prosent av foreningens medlemmer måler effekten av kommunikasjonsarbeidet regelmessig. Og det er rett og slett for få. Andelen som måler sporadisk i forbindelse med aktiviteter og kampanjer er heldigvis høyere, 48,8 prosent, men sporadisk er ikke godt nok. Skal kommunikasjonsmedarbeiderne få innflytelse på arbeidsplassen, må man kunne vise til at jobben som gjøres har effekt.

Skjermbilde

På Kommunikasjonsdagen i mars kom Richard Bagnall, styremedlem i Amec, den internasjonale foreningen for måling og evaluering, med et godt råd: Measure what matters! Du trenger ikke måle alt, men du må måle det som er av betydning. Hvordan vet du at du har oppnådd ønsket effekt? Antall klikk viser ikke endringer i holdning eller adferd.

Økt interesse

Vi i foreningen merker en økende interesse for kunnskap om måling blant medlemmene. Innsparingstiltak på arbeidsplassen gjør at kommunikasjonsutøverne ser behovet for å vise med tall og fakta hvordan kommunikasjonsarbeidet har bidratt til å nå virksomhetens mål, og hatt en effekt på selve bunnlinjen. I medlemsundersøkelsen vår, som blir avsluttet i disse dager, sier mer enn halvparten at de er interessert i å lære mer om måling av effekt. Dette tar vi på alvor, og i løpet av høsten skal vi arrangere seminarer om måling i tillegg til å dele verktøy og maler medlemmene kan bruke.

Sammen med BIs senter for virksomhetskommunikasjon skal vi gjennomføre en dybdeundersøkelse om effektmåling for å få mer kunnskap om arbeidet som gjøres, eller ikke gjøres, og årsaker til det. Det kan gi oss noen svar på hvorfor situasjonen er som den er, og ikke minst hjelpe oss å forstå hvordan vi kan bidra til å få flere til å begynne å måle.

Vi vil også gjerne lære av din erfaring. Så hvis du er blant den fjerdedelen som måler, håper jeg at du vil ta kontakt med oss. Det er lettere å løfte kommunikasjonsfaget om vi gjør det sammen!

Kampanje har også skrevet om tallene fra undersøkelsen.

Bli en Bill Clinton, du også!

Det sies at de som har truffet ham, føler seg som det eneste mennesket i verden. Her er mine fem tips til hvordan du kan gi et godt førsteinntrykk.

Skrevet av Tekstdoktor Christine Calvert.

Da jeg begynte på mitt siste masterprogram på BI, Samspill og ledelse, fikk jeg endelig fordypet meg i noe jeg alltid har vært interessert i. Hva kan vi gjøre for å skape et godt førsteinntrykk, både for oss selv og bedriften vi jobber i? 110 forskningsartikler senere er det disse hovedpunktene jeg sitter igjen med.

1. Vær bevisst på hvert nye møte

Husk at hvert eneste møte med noen du ikke har truffet før, er en mulighet til å virkelig se ham eller henne. Det smitter over på din bedrifts omdømme også.

For et par måneder siden var jeg på oppdrag for NAV i Bodø. Jeg har faktisk aldri opplevd maken. De aller fleste ante ikke hvorfor jeg var der. Men uansett hvor jeg gikk (på toalettet, for å fylle på kaffe, hente jakke), smilte og hilste alle på meg. Som ekstern person følte jeg meg inkludert og likt. NAV Bodø er absolutt et sted jeg har lyst til å komme tilbake til.

I motsetning til dette var jeg hos en konsulentselskap i Oslo for en stund siden. Jeg skulle til og med holde kurs, så alle visste hvorfor jeg var der. Men ingen kom bort og sa hei, der jeg sto fremst i rommet. De gikk bare forbi. I pausen var de absolutt hyggelige, men jeg reflekterte over at jeg ble overrasket i begynnelsen og lurte på hvordan kurset kom til å bli.

Foto: Tekstdoktor.no
Tenker du over hvordan andre oppfatter deg? Her er Christine Calverts fem tips til å gi et godt førsteinntrykk. Foto: Peter Parker Mydske.

2. Tenk på kroppsspråket ditt

Første gang du møter noen bør du ha et åpent kroppsspråk. Dette vet du sikkert, og selv om det er «så behagelig å ha armene i kors», er det gjort mye forskning på dette området. Smil og ha blikkontakt. Når du viser at du er tilsnakkendes, vil også flere snakke med deg. Visste du forresten at forskning viser at kvinner smiler mer enn menn?

3. Oppfør deg pent mot dine medmennesker

Har du noen gang truffet en person for første gang, og så legger du merke til at hun ikke er hyggelig mot resepsjonisten? Eller har du sett fyren som går mutt om bord i bussen uten å hilse på bussjåføren – og deretter havnet på møte med ham?

Er du hyggelig mot folk rundt deg, vil vi andre få et bedre førsteinntrykk. Det er svært lite tiltalende å overse menneskene rundt oss som får hjulene til å gå rundt.

4. Tenk på om du skaper hindre for kommunikasjonen

«Kan jeg bruke shorts i et møte med ledere i mediebransjen?» spurte en usedvanlig kjekk ung redaktør (som sikkert har pene ben også) på Facebook. De fleste av oss svarte at det kommer an på hvem han skal møte og hva settingen er. Han endte med å gå i dongeri og T-skjorte og fikk bagett på møtet, så det gikk tydeligvis bra.

Forskning viser at vi liker dem som er lik oss selv. Men hvor like skal vi være?

Da jeg søkte jobb i Det Norske Veritas (nå DNVGL), tok jeg en råsjanse og kjørte motorsykkel til første intervju i skinndress og cowboystøvler. Jeg fikk høre senere at samtlige av de andre kvinnene som hadde søkt, hadde på seg stramme thaisilkedrakter og høye hæler (vi snakker 90-tallet, altså). Det å skille meg ut, men samtidig dele de samme faglige verdiene om kommunikasjon og relasjonsbygging, var det som skulle til for å lande drømmejobben.

5. Og så slipper vi ikke unna sosiale medier

Tenk på at sosiale medier er det første møtet for mange med deg og/eller bedriften din. Jeg ble ikke spesielt imponert over denne meddelelsen om Gulltaggen, Norges største konferanse om digital kreativitet. Mulig at jeg er lettsjokkert, men jeg får ikke lyst til å løpe til en lunsj hos en bedrift som tvitrer på denne måten:

gsgsg
Tenker du over hvordan du oppfattes i sosiale medier? Skjermdump fra Twitter.

Det betyr ikke at du ikke kan være kritisk, men at dine mindre positive twittermeldinger (og andre ytringer) må gi noe mer til omverdenen enn bare et gjesp.

Klart språk lønner seg

Dårlig språk koster staten, forsiktig anslått, 300 millioner kroner i året ifølge kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner. Denne unødvendige «utgiftsposten» kan reduseres betydelig. Svaret ligger i klarspråk.

Skrevet av Hilde Bringsli, tekstforfatter og rådgiver i Itera Gazette.

Med klarspråk mener vi et korrekt, klart og brukertilpasset språk i tekster. En tekst er skrevet i klarspråk når mottakerne finner det de trenger, forstår det de leser og kan bruke informasjonen til å gjøre det de skal. Å skrive i klarspråk betyr ikke, slik noen tror, å rette opp skrivefeil og plassere komma på rett sted. Det handler heller ikke om å forenkle språket for enhver pris. Språket skal ikke bli fattig og unyansert, men tekstene skal være tilpasset mottakeren.

Fem sentrale grep for klarspråklige tekster

Å skrive klarspråklige tekster kan være krevende, særlig når det er snakk om juridiske tekster, eller når sakene som skal formidles er komplekse. Jeg er likevel overbevist om at med disse fem grepene er mye gjort.

1: Kom raskt til saken, gjerne allerede i overskriften

Handler teksten din for eksempel om et vedtak, skriv konklusjonen i overskriften. Da har mottakeren fått svar på det hun sannsynligvis er mest opptatt av – med en gang.

2: Ta bare med det som er relevant for mottakeren

Det betyr at du må skille mellom «kjekt å vite» og «må vite». Mange som skriver er mer opptatt av hva de selv ønsker å formidle enn å tenke gjennom hva mottakeren trenger å vite. Dette resulterer ofte i unødvendig lange skriv hvor budskapet lett blir bortgjemt.

Klart språk

Illustrasjon: Åste Laberg, Itera.

3: Lag en tydelig struktur

Del teksten inn i avsnitt som sier noe om innholdet. For eksempel, i stedet for bare å skrive: «Klage», kan du skrive: «Du kan klage på vedtaket, fristen er seks måneder». På denne måten har du tydeliggjort at det er klagerett og hva fristen er. Vesentlig informasjon for mottakeren.

4: Fortell hvem som skal gjøre hva

I tekster hvor det er informasjon som krever handling, kanskje fra både avsender og mottaker, er det viktig å være tydelig på hvem som skal gjøre hva. Hvis avsenderen eller mottakeren skal gjøre flere ting, kan det være lurt å benytte en punktliste. Husk at punktene må ha samme språklige form. Pass også på at de ikke blir for lange.

5: Unngå upresise ord og uttrykk

Upresise ord og uttrykk skaper usikkerhet. Bruker du likevel ord og uttrykk du er usikker på om mottakeren forstår, forklar dem. Av og til kan det også være nyttig å stille seg spørsmålet: «Hva ville jeg sagt om jeg hadde ett minutt å si det på?».

Men aller først, husk å tenke gjennom følgende: Hvem skriver du til? Hva er det sentrale budskapet? Hva tror du mottakeren vil ha svar på? Hva vil du at mottakeren skal vite, eller gjøre etter å ha lest teksten?

Klarspråklig kommunikasjon har mange gevinster. Tid og penger spart er to av dem. Men kanskje viktigst: – Et klart språk gir folk like muligheter og likeverdig behandling, uavhengig av ressurser, kunnskapsnivå og språklige forutsetninger. Det er viktig i et demokratisk samfunn.