Kategoriarkiv: Strategi

Tre begreper som kan gi bedre rådgivning

Enten vi liker det eller ikke, så tar vi med oss mye mer enn fakta inn i rådgivningsprosessen. Derfor trenger vi også mer enn gode researchmetoder i verktøykassen. Her er tre begreper som kan være nyttige.

Forforståelse

Forforståelse er brillene vi forstår verden gjennom. Disse brillene består av tidligere erfaringer, vår bakgrunn og kunnskap som tas for gitt. Forforståelsen vår disponerer oss blant annet til å tro at andre tenker, tolker og resonnerer på samme måte som oss. Konsekvensen er at vi kan ta for gitt hva andre mener om en sak, at vi tolker all respons som bekreftelser på vårt eget verdensbilde, og dermed ikke plukker opp viktige korrigeringer. Vi risikerer å overvurdere kraften i våre egne budskap eller undervurdere styrken i andres. For eksempel tok Clinton-kampanjen for gitt at Donald Trump ble oppfattet som en tufs, og fikk dessverre lide for denne feilslutningen.

Kan vi fri oss fra vår egen forforståelse? Nei. Men vi kan bli mer bevisst på hva vi tar med oss inn i rådgivningssituasjonen, og dermed nøytralisere effekten av det.

Smak

Fakta forstyrres forbausende ofte av noe så ubestemmelig som smak. Det handler ikke bare om hva som sies, men også om hvem som sier det og i hvilken grad vi identifiserer oss med vedkommende. Sylvi Listhaug har den siste uken reist en debatt om feministelitismen. Blant spørsmålene hun rimelig nok har fått er hvordan akkurat hun, som statsråd med høy inntekt, bosatt på vestkanten, kan definere seg ut av eliten. Det Sylvi Listhaug egentlig snakker om er estetikk. Hun representerer en estetikk som skiller seg fra hennes meningsmotstanderes, og hun opplever seg dømt på grunn av den.

Oppfatter du noe som harry eller folkelig, populistisk eller ekte, løgn og sannhet er også et utslag av smak. Om du ikke har et bevisst forhold til det, vil smaken din farge vurderingene og dermed rådgivningen.

Vi trenger mer en gode researchmetoder i verktøykassen. Ved å være bevisst på egen forforståelse, smak og empati kan du bli en bedre rådgiver for andre. Foto: illustrasjonsfoto.
Vi trenger mer en gode researchmetoder i verktøykassen. Ved å være bevisst på egen forforståelse, smak og empati kan du bli en bedre rådgiver for andre. Foto: illustrasjonsfoto.

Empati

Da står vi igjen med det siste begrepet: Empati. En høyt utviklet evne til empati er en rådgivers kanskje viktigste egenskap. Empati handler om å ta et skritt til siden, ut av dine egne erfaringer og smakspreferanser, og forsøke å sette deg inn i hodene og hjertene til dem du snakker til. Det høres lett ut. Veldig få gjør det. De proffeste kommunikatørene blant oss synder faktisk mest. Hvem snakker for eksempel våre politikere til? Jeg tror i for stor grad til kollegaer, meningsmotstandere og journalister, og avstanden mellom politikernes tale og velgernes opplevelse vokser.

Råd til rådgiveren

Så mitt råd til rådgiveren: Uansett om det er politikere, næringslivsledere, byråkrater eller markedssjefer du jobber for, så er det verdt å jobbe systematisk med empati. Bruk empati som et verktøy for å fri deg fra deg selv, og utvikle mer effektive budskap skapt for målgruppen. Start med å definere hvem som er dine viktigste med- og motspillere. Fortsett med å utvikle noen idealtyper. Bruk så rollespill for å teste budskapene dine. Forsøk å høre hva du sier med de andres ører. Jeg tror du vil bli overrasket hvor annerledes ett og samme budskap virker på “Mann, 60 år, bussjåfør, bosatt på Toten” og “Kvinne, 45 år, skrankeadvokat fra Oslo Vest”.

Sist men ikke minst: Prioritér målgruppene nådeløst. Det krever litt mot, men er det eneste middelet mot et tamt og tomt innhold som ingen vil høre på.

Skremmer du kundene vekk fra nettsiden din?

Kunden har kommet inn på nettsiden din via Google-søk, sosiale medier, display ads eller direkte, hva skjer så? Leverer siden din godt nok til at kunden blir hos deg og gjør det du ønsker at vedkommende skal gjøre?

Foto: Unsplash.
Foto: Unsplash.

Skap et godt førsteinntrykk

Førsteinntrykk er viktig. Du har få sekunder på å overbevise kunden om at hun eller han har kommet inn på riktig side, og at dette er en side de ønsker å utforske mer.

Det er dessverre ikke slik med nettsider som med menneskelige relasjoner, der vi lærer oss å like hverandre desto bedre kjent vi blir, og at det til syvende og sist er det indre som teller mest. Misforstå meg rett, men når ulike kommunikasjonsbudskap og notifications tikker inn fra alle kanter er du avhengig av å fange kunden fra første sekund, hvis ikke kommer de ikke så langt at de er villige til å se nærmere på innholdet og lære deg å kjenne. Og før kunden i det hele tatt kommer dit, må nettsiden din laste raskt nok til at vedkommende ikke blir utålmodig og forlater butikken før de er halvveis innenfor døren.

Du må være mobilvennlig

Dette bør i 2016 være en selvfølge. Det kan også være greit å poengtere at et responsivt design ikke er synonymt med å være mobilvennlig. Du kan ha en responsiv side som allikevel ikke er spesielt brukervennlig på mobil. En mobilvennlig side er alltid responsiv, men en responsiv nettside er ikke nødvendigvis mobilvennlig. I følge Google vil nærmere halvparten av besøkende fra mobile enheter forlate siden din dersom den ikke laster i løpet av tre sekunder. Og det er fem ganger så stor sannsynlighet for at mobilbesøkende brukere forlater siden dersom den ikke er mobilvennlig. Her kan du sjekke hvordan siden din scoorer på hastighet og mobilvennlighet hos Google.

Ofte sitter vi på en større skjerm når vi oppdaterer nettsidene våre, men selv om du har en mobilvennlig side, bør du allikevel alltid sjekke hvordan ting ser ut på mobil når du har publisert nytt innhold eller gjort oppdateringer på siden.

Sørg for god brukervennlighet

Nettsiden din bør være enkel å navigere fra alle enheter. Er siden din vanskelig å navigere, er det kun de mest dedikerte brukerne som vil bli værende. Hvordan vi beveger oss på nett endrer seg kontinuerlig. Hvis du tenker tilbake på da søkemotorer først ble introdusert, ville brukerne typisk søke på få ord, og bla flere sider for å finne svaret på det de lette etter. I dag søker vi på setninger, og ligger ikke det vi ser etter på første søkeside, omformulerer vi oss heller fremfor å bla videre i det samme søket. Overfører du dette brukermønsteret til nettsiden din, kan du tenkte deg at dersom brukerne ikke finner det de leter etter kjapt, er sjansene store for at de prøver å finne det andre steder. Plasser derfor dine call to actions slik at det blir like tydelig for brukeren hva vedkommende skal gjøre, som ditt ønske om hva hun eller han skal foreta seg når de besøker nettsiden din.

Utseende og design

Hvem er siden din for? Har du utviklet personas for hvem kundene dine er, bør du også ha dette med i betrakting når du velger design på siden. Hvilke farger, fonter og design vil falle i smak hos din målgruppe? Hva er hensikten med nettsiden din? En nettbutikk som selger interiør vil og bør ha et helt annet utrykk enn en nettside som har som hensikt å gi informasjon til en bestemt brukergruppe.

Velg farger som er tro mot din merkevare. Bruk samme fargepalett både på nettsiden og i andre kanaler for å skape en helhet. Tenk at dine kunder skal kunne bygge kjennskap til merkevaren din og gjenkjenne den uavhengig av hvilken kanal de følger deg i.

Pass også på å velge en farge på teksten som gir god nok kontrast til bakgrunnen, slik at du sikrer lesbarhet også under krevende lysforhold. Følg kravene til universell utforming av nettsider, der minimumsnivået for fargekontrast er AA. Det finnes flere gratis verktøy som måler fargekontrasten, dersom du er usikker på fargevalget.

I sin helhet tolker jeg en nettside på denne måten: designet er slik vi ser utseendet vårt, mens innholdet er personligheten vi vil bli kjent med og danne en relasjon til. Problemet er at vi som nettbrukere har blitt så selektive med hvilke nettsider vil velger å legge igjen tid hos, at vi ikke rekker å bli kjent med innholdet på siden, dersom det visuelle uttrykket ikke appellerer til oss fra første sekund, gitt at nettsiden laster innen tre sekunder slik at vi ikke faller ut før vi i det hele tatt har kommet inn.

Gjenbruk et godt førsteinntrykk!

Daglig står noen fra Innovasjon Norge på en scene og presenterer et budskap. Daglig ønsker vi at etterlatt inntrykk er et klart budskap levert fra dyktige fagpersoner. Daglig ønsker vi at de som ikke kjenner oss får et godt førsteinntrykk av hvem vi er og kompetansen vi besitter. Og noen ganger er dette ekstra viktig for oss. Da må vi eie scenen fra første sekund.

De siste ukene har vi hatt et par arrangementer der vi har lagt ekstra jobb i å fange publikum fra første sekund. Ett av disse var Oslo Urban Arena, der vi lanserte vår første strategiske rapport på smarte byer og samfunn. Vi har også stått på prestisjefylte Bloomberg Sustainable Business Summit i New York for å snakke om bærekraft i norsk innovasjon. Til begge temaene brukte vi film. Til begge temaene henvendte vi oss til et internasjonalt publikum, der engelsk språkdrakt var essensielt. Og for å være både tids- og kostnadseffektive to ulike temaer til tross – brukte vi samme film i to ulike versjoner.

Alle som har sett Anita Krohn Traaseth på scenen vet hvilket fyrverkeri hun er. Men før hun slapp til lot vi nevnte filmer sette publikum i riktig modus. Film spiller på hele sanseapparatet, og om en fyller film med fakta, eller om en lar film spille på emosjoner, er det effektiv kommunikasjon når gjort riktig.

Smarte byer

Til vår rapport om smarte byer og samfunn ønsket vi å gi publikum en formening om mulighetsrommet som ligger i smarte byer. Feltet er så stort, rommer så mange tråder, og innehar så stort potensiale, at det er vanskelig å helt ut forestille seg fordelene som kan utnyttes i smarte byer. Norske forhold er egentlig for små til å fullt utnytte effektene som dras ut av smarte byer, men løsningene har vi alle forutsetninger for å komme opp med. Vi ønsket å fokusere på kjernen i det hele – smarte byer bruker teknologi til å utvikle bærekraftige løsninger for å gi oss bedre bomiljøer. Lite på konkrete løsninger, mer på hvordan våre valg for framtiden påvirker de miljøer vi bor i og deres inngripen i vår hverdag.

Filmen Smart City, slik den ble presentert under Oslo Urban Arena.

Å filme framtidens byer er ikke lett. Å filme teknologi er sjelden spennende. Vi hadde ikke noe av dette på film fra før. Men vi hadde stor tilgang på arkivmateriale som viser hvordan verdens byer er i dag. Ved å benytte arkivmateriale som viser dagens utfordrende situasjoner, med en god og gjennomarbeidet kommentarstemme som løfter opp mulighetsområdene, kunne vi både servere fakta og berøre emosjoner. Med en sluttappell som både utfordret og var tankevekkende regisserte vi et oppspill til Anita Krohn Traaseths foredrag.

Bærekraftige samfunn

Til foredraget hos Bloomberg hadde vi 8 minutter til rådighet. 8 minutter til å fortelle om norsk tilnærming til bærekraftig innovasjon.  8 minutter hvor Bloomberg absolutt ikke ønsket en standard powerpoint-presentasjon, men noe mer. På denne scenen måtte vi gjøre et inntrykk. Vi trengte en introduksjon som satt. Vi trengte fakta og følelser. Vi trengte film.

Med 8 minutter til rådighet kunne vi heller ikke bruke 2 minutter til film. Vi måtte være korte og direkte. Men vi hadde ingen kort film om bærekraft. Vi hadde imidlertid den nye Smart City-filmen, der bærekraft var blant de sentrale elementene vi hadde valgt å fokusere på bare noen dager tidligere. Ved å klippe om Smart City-filmen filmen, der vi vektla bærekraft-budskapet, hadde vi en film som adresserte tematikken helt tydelig, og det på bare 40 sekunder. Ved å klippe ned den eksisterende filmen slapp vi å produsere noe nytt. Ved å klippe ned denne filmen visste vi at vi hadde noe som funket, og som satte publikum i salen i riktig modus, med en god balanse mellom fakta og følelser. Anita hadde det hun trengte for en knall introduksjon der hun kunne gå rett på budskap uten å bygge bakgrunnskontekst.

Filmen om bærekraftige samfunn var i seg selv gjenbruk av eksisterende materiale. Ved å bruke samme film kunne vi levere et godt førsteinntrykk – to ganger!

Bildetekst: Filmen Sustainable Society, slik den ble presentert under Bloomberg Sustainable Business Summit.

Krisen som aldri kom – Fem tips som styrker kriseberedskapen

Noen kriser kommer aldri. Ikke fordi hendelsen tilfeldigvis går under medienes radar eller feies under teppet. Noen kriser kommer aldri, rett og slett fordi de ikke oppstår. Den viktigste fasen i krisearbeidet – risikovurdering og forebygging – er paradoksalt nok den vi kommunikasjonsfolk kanskje bruker minst tid på.

De fleste virksomheter er utsatt for risiko: brann, sykdom, dødsfall og produktfeil. I tillegg kommer uryddige underleverandører, uoversiktlige verdikjeder, dårlig ledelse og juridiske gråsoner. Ansvaret for HMS, varekjede, leverandører og etiske retningslinjer sitter gjerne i andre avdelinger enn kommunikasjon. Likevel er oppfølging av nettopp disse områdene kritiske for vår fagavdeling. Selv jobber jeg med kommunikasjon i et konsern som ledes av en profilert eier og som består av tre kjeder, med nesten 190 hoteller i fem land. Jeg har ansvaret for en strategisk funksjon i en desentralisert organisasjon, der beslutningsansvaret skal sitte tettest mulig på driften. Men det gjør oss også sårbare. Kommunikasjonsforeningen har derfor utfordret meg til å formulere mine tips til kriseforebygging.

Christine Viland er ny blogger på PRprat. Hun gir deg sine beste tips for å styrke arbeidet med krisekommunikasjon. Foto: Tord Erik Andresen.
Christine Viland er ny blogger på PRprat. Hun gir deg sine beste tips for å styrke arbeidet med krisekommunikasjon. Foto: Tord Erik Andresen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-Formaliser din krisekompetanse

Mye av kompetansen til kommunikasjonsarbeidere  er såkalt  taus kunnskap. Den sitter i kroppene våre i form av erfaring. Selv om vi har mye å bidra med, er ikke det nødvendigvis åpenbart for en som aldri har jobbet med kommunikasjon. Formaliser derfor det du kan, inviter deg selv med på neste driftsmøte og vis hvordan du kan bidra.

– Vær på tilbudssiden

Ingen liker en tante Sofie som vifter pekefingeren over sine kollegaer. En god rådgiver er alltid på tilbudssiden. Krisekurs, krisemanualer, beredskapstrening, Q&As, 24/7 kriseberedskapstelefon, og åpen spørretime er bare noen tiltak som kan bidra til opplevelsen av god kriseservice.

– Lag et eget krisesesonghjul

Trolig finnes det tidsrom da virksomheten din er under et sterkere press enn ellers, eller områder som er mer utsatt. Bruk tiden i forkant av disse periodene til å minne om viktigheten av å teste egne rutiner samt dokumentere og utbedre eventuelle avvik umiddelbart.

– Lær av andres feil

Det er viktig og nødvendig å lære av egne feil. Men det er enda bedre å lære av andres feil. Blir konkurrenten tatt med buksa nede, kan det være din virksomhet uken etter. Ser du et kriseoppslag som er det minste relevant for din virksomhet, er det en gylden anledning til å sette ett eller flere egne områder under lupen. Sirkulerer gjerne oppslaget og oppfordre til en ekstra gjennomgang.

– Tro på deg selv!

Du er mest sannsynlig en av dem som kan aller mest om kriseberedskap i din virksomhet. Jo flere som har en grunnleggende forståelse av kriseberedskap, dess sterkere vil din virksomhet stå rustet. Ved å dele din kunnskap  vil du mest sannsynlig også erfare å bli en verdsatt rådgiver og sparringspartner.

Slik promoterte vi Arendalsuka

Innovasjon Norge hadde sitt mest ambisiøse program noensinne under årets Arendalsuka. I tillegg til tre større arrangementer på Tyholmen hotell, hadde vi et stort telt stående på Langbrygga, som vi fylte med aktiviteter. Sterkt innhold til tross, for å trekke folk må vi utmerke oss i mengden. Slik promoterte vi oss til fulle hus!

For de som ikke er kjent med Arendalsuka kan den kort beskrives som startskuddet for den politiske høsten. Her treffer du statsråder, lobbyister, lokalpolitikere, presse og mediefolk om hverandre. Alle arrangementer er gratis, og alt er åpent. I sentrum for det hele står politikk og et ønske om å sette eller påvirke agendaen.

Vi gjorde oss tidlig en erkjennelse om at vi ikke skulle prøve å trekke folk til Arendal, men tiltrekke oss oppmerksomheten til de som allerede hadde bestemt seg for å være der. Derfor begynte ikke vår promotering før en uke i forkant av konferansen. Den siste uken brukte vi derimot sosiale medier aktivt. Strategien var å være i bevisstheten til de som var i gang med å forberede seg til uka. Underveis jobbet vi parallelt aktivt med å få på våre saker i pressen. På halen av konferansen fortsatte vi å synliggjøre sesjonene vi hadde arrangert.

Arendalsuka_NRK_AnitaKrohnTraaseth_edit
Bilde fra NRKs direktesending med Anita Krohn Traaseth.

Video i forkant

I uken før oppstart postet vi en kort video hver dag. Hver enkelt av disse promoterte enkeltarrangementer, og vi benyttet personer som skulle være med som innledere eller paneldeltakere. Formålet var å sette et ansikt på hvert arrangement. Det var viktig for oss at dette var navn med tyngde og kredibilitet. Noen av videoene var gjenbruk av materiale vi allerede hadde produsert, andre lagde vi spesifikt til dette formålet. Vi mikset både profesjonelle videoer, og videoer vi selv skjøt direkte på iPhone. Alle videoer var tekstet slik at budskap kom gjennom også for de som ser video i sosiale plattformer uten lyd – som i hovedsak gjelder de fleste.

God morgen, Arendal!

Vi startet hver dag med å ønske god morgen fra Arendal, med kort informasjon om hovedpunktene i vårt program. Dette gjorde vi på Facebook, Twitter og LinkedIn – hovedkanalene. Disse kanalene ble også benyttet til å poste overordnede saker og statements – alltid akkompagnert av et relevant bilde av personer i aksjon på scenen.

Vi ønsket ikke å være så aktive at vi ble oppfattet som støy i folks feed, og twitret f.eks aldri mer enn ett hovedbudskap fra hvert arrangement i våre offisielle kanaler. Ansatte twitret selvsagt mer aktivt fra sine personlige kanaler, uten at dette var koordinert eller regissert på noe vis.

Instagram stories

Vi ønsket imidlertid også å gi hyppige stemningsrapporter underveis, men som sagt uten at dette ble påtrengende. I forkant av Arendalsuka hadde vi derfor en ambisjon om å benytte Snapchat for dette. Både for å kunne poste løpende, men også benytte anledningen til å bygge en kanal vi ikke har vært veldig aktive i. Ut av det blå kom imidlertid Instagram med sin Snapchat-kopi, Instagram Stories. På Instagram har vi helt organisk bygd en god følgerskare, som er mange ganger større enn vi har på Snapchat. For oss var det derfor et enkelt valg å heller benytte Instagram Stories. Her hadde vi en allerede etablert kanal med en funksjon som lot oss poste hyppig uten at det ble oppfattet som støy. I stedet for å smøre oss tynt på flere kanaler enn nødvendig ønsket vi å spille de vi bruker enda bedre. Vi valgte å gå for Instagram Stories.

I Instagram Stories postet vi løpende bilder fra både egne og andres arrangementer.  Dette ble kanalen med lavest terskel for å komme på, og vi mikset den med både film og bilder. De som var interessert i å følge oss i Arendal hadde muligheten til å løpende se hva vi gjorde, mens de som ikke var interessert slapp å bli eksponert for dette materialet. Tatt i betraktning at denne delen av Instagram bare var en knapp uke gammel er vi mer enn fornøyd med rekkevidden vi oppnådde gjennom Instagram Stories, som gjennomsnittlig lå på 600 views pr bilde.

Presse og podcast

Fire av våre arrangementer ble også streamet live. Dette var arrangementer vi vurderte som spesielt viktige med stor interesse fra målgruppene. Ikke bare underveis under Arendalsuka, men også i ettertid. De er derfor lagt tilgjengelig i våre videoplattformer for de som ønsker å oppdatere seg på hva som skjedde i etterkant.

Til disse arrangementene utarbeidet vi pressemeldinger og mobiliserte pressen. Det resulterte i gode presseoppslag på våre temaer, og ikke minst på Aftenpostens daglige anbefalinger for Arendalsuka. Samtidig produserte vi flere nettsaker til våre egne kanaler. Og siden vi ikke er redd for å sette ting i perspektiv gjorde NRK en direktesendt TV-reportasje med Anita Krohn Traaseths perspektiver på hvordan lokale innovasjoner har potensiale til å nå ut i verden med riktig satsing i bunn.

I etterkant av Arendalsuka fortsetter vi å dele innhold. Arrangementene som ble streamet live blir gjort tilgjengelig for gjensyn og delt. Podcast, som ble spilt inn live fra scenen sammen med fast podcast-partner Abelia, ble også publisert få dager etter uka.

Funket det?

Arendalsuka_FacebookStats
Facebook fungerte best for deling av korte videosnutter i forkant for å promotere arrangementer. Foto: statistikk fra Facebook.

Innovasjon Norge hadde, som nevnt, sitt mest ambisiøse program for Arendalsuka noensinne. Vi gikk offensivt ut, satte opp et stort telt og begynte å fylle det med aktiviteter. Med mellom 500-600 arrangementer totalt gjaldt det å skille seg ut med gode innledere og paneldeltakere, ha tidsriktige og relevante temaer, og samtidig nå gjennom lydmuren blant alle andre.

Arendalsuka opererer ikke med billetter eller adgangsbevis. Alt er gratis, og det er førstemann til mølla-prinsippet som gjelder. Vi visste vi hadde topp folk i alle sesjoner. Vi visste vi hadde godt innhold. Vi visste ikke hvor mange vi ville få inn i konferansesaler og i teltet for å bivåne disse.

Foto fra NRKs direktesending med Anita Krohn Traaseth.
Twitter fungerte best for løpende rapportering fra arrangementer mens de pågikk. Foto: statistikk fra Twitter.

Når vi i etterkant ser på tallene ser vi noen klare trender. Tweets med bilder fra arrangementer fikk i snitt 5 ganger så mange impressions som de uten bilder. Det er en kjent trend, og ikke spesielt overraskende. Men av disse ser vi at temaer som fikk mest oppmerksomhet i forkant av Arendalsuka, dvs. Bærekraft og Merkevaren Norge, også fikk dette når vi postet underveis i arrangementet. En interessant observasjon er imidlertid at Facebook viste seg mer effektiv uken i forkant da vi promoterte Arendalsuka, mens vi på Twitter nådde flest når uka var i gang. Det kan tyde på at Facebook fungerer bedre til korte promovideoer i forkant, mens Twitter fungerer best til løpende rapportering. Og for ordens skyld – vi brukte ikke én krone til å kjøpe oss bedre synlighet – alt ble spredd organisk.

 «Man må være kjent for å bli valgt», er et av våre mantra for Merkevaren Norge. Hadde ikke folk vært oppmerksom på våre arrangementer hadde vi ikke blitt valgt. Denne gangen var det mange som valgte oss. Fordi det vi gjorde var kjent, og nådde gjennom lydmuren.

5 raske tips til den travle innholdsmarkedsføreren

Kreative prosesser og innholdsproduksjon er arbeidsoppgaver som fort kan kreve mye tid. Ofte har du en haug av andre oppgaver som må gjøres i tillegg til å produsere innhold. Det ideelle scenarioet er å bruke mindre tid på innholdsproduksjon, uten at det går utover kvaliteten. Dersom du får god oversikt, og strukturerer arbeidet ditt, tror jeg mye er gjort.

Her er mine tips for å spare dyrebare minutter i arbeidshverdagen.

1 Lag en god innholdsplan

Innholdsplanen bør gi deg oversikt over når faste oppgaver forfaller. F.eks. at nyhetsbrevet sendes ut hver mandag, at Linkedin-siden oppdateres en gang om dagen, og at Instagram-poster skal ut to ganger om dagen. Dette vil gi deg oversikt over den totale mengden innhold du må produsere.

Innholdsplan - fast innhold - eks

Videre bør innholdsplanen bestå av en detaljert dag til dag plan over hva som skal publiseres, i hvilke kanaler, hva du ønsker å oppnå, hva det skal inneholde (tekst, bilde, video), samt en mulighet til å krysse av etter hvert som innholdet blir ferdig produsert. Er dere flere som lager innholdet sammen, bør det også være en tydelig ansvarsfordeling. Når du er inne i en god flyt, sitter ofte de gode ideene litt løsere, enn når du må starte den kreative prosessen på nytt hver gang du skal lage innhold.

Innholdsplan - eksempel

Det kan selvfølgelig oppstå hendelser underveis, som gjør at du blir nødt til å endre på planen, men når du vet hva som skal publiseres når, er det lettere å ha oversikt og spare tid.

Last ned et eksempel på en innholdsplan her: Innholdsplan – eksempel

2 Forhåndsproduser og forhåndspubliser alt innhold som ikke må lages i sanntid

Utnytt kanalene som lar deg produsere innhold i forkant. Da kan du heller sette av tid  i løpet av arbeidsdagen til å lage innhold i de kanalene som krever sanntidspubisering, som f.eks. Snapchat.

Både Facebook og Twitter lar deg forhåndspublisere innlegg. På Twitter må du vel og merke benytte  ads.twitter.com for å få tilgang til forhåndspubliseringen. Appen og nettsiden «Later» gir deg muligheten til å planlegge og forhåndspublisere poster på Instagram.

3 Automatiser de oppgavene du kan automatisere

Tjenesten IFTTT, «if this, then that», lar deg automatisere innholdsarbeidet ditt, slik at du f.eks. kan sette opp at hver gang du publiserer et innlegg på Facebook-siden din, så skal det genereres en tweet på Twitter-kontoen din.

Bruker du nyhetsbrev bør du lage en automatisk velkomstepost som sendes ut til alle nye mottakere. Samtidig kan du også sette opp at alle nye abonnenter mottar to til tre eposter som en oppstart den påfølgende uken. Da  ligger du hele tiden på forskudd uten  å måtte produsere alt innhold i sanntid, samtidig som abonnentene dine føler seg ivaretatt.

4 Lag maler for å svare på kundehenvendelser

Lag standardiserte maler som besvarer typiske henvendelser. Da kan du lett tilpasse svarene dine til hver enkelt kunde, uten å bruke for mye tid. Opplever du at mange av henvendelsene er like, er det en god indikasjon på at du ikke har kommunisert dette tydelig nok for kundene dine. Da bør du se nærmere på hvordan du bedre kan få frem dette gjennom nettsiden din eller andre kanaler. Dersom det ikke er naturlig å la det konkrete svaret ligge godt synlig på forsiden din, kan det være lurt å lage en FAQ-side på nettsiden din, med de henvendelsene du oftest mottar. En godt produsert FAQ-side er også en side der du kan hente inn flere poeng med tanke på synlighet i søkemotorer.

5 Gjenbruk innhold

Det er en kjent sak at du ikke trenger å finne opp hjulet på nytt hver gang. Etter hvert som du bygger deg opp en større innholdsbase, vil du kunne gjenbruke innhold som fortsatt er dagsaktuelt. Du kan for eksempel ta en tekst du har brukt i et blogginnlegg, og tilpasse det til det formatet eller tekstsjangeren en annen kanal behøver f.eks. et nyhetsbrev.

Enten du skal produsere Facebook-poster, nyhetsbrevtekster, blogginnlegg, Snapchat- eller Instagram-stories, er oppskriften til tidsbesparelse å starte med en god og strukturert plan på hvordan du skal utføre oppgavene dine. Følg med på tiden underveis mens du arbeider, og sett deg tidsfrister slik at du kan jobbe mest mulig effektivt. Jeg regner med at du som har lest dette er en travel innholdsmarkedsfører, så da er det vel bare å sette i gang med oppgavene som venter på deg.

Lykke til!

Vet du hvilken stemme du skriver med?

Ordene du bruker, påvirker hvordan du oppfattes. Denne nye modellen hjelper deg å justere virksomhetens stemmeprofil.

Tone of voice er den stemmen din virksomhet formidler i skrift – kort sagt den stemmen du skriver med. Kate Meyer, spesialist på brukeropplevelser (UX), lanserte før sommerferien en modell hvor hun hevder at alle budskap kan forstås ut fra noen få dimensjoner eller skalaer. Vi kan sammenligne modellen med spakene på en lydforsterker. Ved å dra i spakene kan du justere stemmeprofilen din, akkurat som du justerer lydbildet på en forsterker.

Målet var å lage et verktøy for å skape den optimale og tilpassede nettstemmen til enhver virksomhet. Kate startet med å samle ord fra bedrifters nettsteder. Ved å eliminere sære ord, ord som var like i betydning og på annet vis raffinere lista, endte hun opp med 37 tone-ord, som utgjorde grunnlaget for modellen.

Akkurat som du kan regulere lydbildet fra en forsterker, kan du justere stemmen du skriver med. En ny modell beskriver variablene du kan bruke. Foto: NTB scanpix.
Akkurat som du kan regulere lydbildet fra en forsterker, kan du justere stemmen du skriver med. En ny modell beskriver variablene du kan bruke. Foto: NTB scanpix.

Her er modellen

Kate brukte så ordene til å sette opp fire skalaer etter følgende prinsipper:

Alvorlig – morsom: Prøver forfatteren å være morsom? OBS: Om forsøket er vellykket eller ikke, er underordnet i denne sammenheng.

Formell – uformell: Er ordvalget formelt eller mer løst og ledig, som i en samtale?

Respektfull – respektløs: Skriver forfatteren med respekt om temaet? Eller risikerer leseren å bli irritert? Det er sjelden noen skriver respektløst med vilje, men i forsøket på å skille seg fra konkurrentene, ender mange likevel med å irritere leseren, hevder Kate.

Nøktern – entusiastisk: Er ordvalget nøkternt og faktaorientert eller løper følelsene løpsk?

Kate mener modellen kan gjøre det enklere å justere budskapet i tråd med hvordan virksomheten ønsker å bli oppfattet. Ønsket kan selvsagt variere, og innstillingene  endrer du med tanke på det aktuelle budskapet og leserens modus til enhver tid.

Slik bruker du modellen i praksis

Vi kunne brukt Kates originaleksempel på engelsk, men siden norsk og engelsk tross alt er to forskjellige språk har jeg prøvd å lage et norsk eksempel som illustrerer de fire dimensjonene. La oss anta at nettsidene til din virksomhet stenges for vedlikehold i helgen. Hvordan ønsker du å formulere budskapet?

Først skrur vi alle spakene til venstre og skriver en alvorlig, formell, respektfull og nøktern variant: Våre nettsider er nede for vedlikehold i helgen. Vi beklager på det sterkeste.

Deretter skyver vi spaken formell/uformell mot høyre. Det gjør vi for eksempel ved å endre våre nettsider til nettsidene våre, altså etterstilt eiendomspronomen i stedet for foranstilt. Dessuten bruker vi hunkjønnsformen av helg: Nettsidene våre er nede for vedlikehold i helga. Vi beklager.

Så tilsetter vi en dæsj entusiasme ved å skru vi på en litt mer muntlig, samtalepreget form, kombinert med at vi reduserer litt på respekten ved ta bort faktainformasjon om vedlikehold og subjekt i den siste setningen: Nettsidene våre er dessverre er nede i helga. Beklager veldig.

Til slutt skyver vi på humorspaken, justerer opp entusiasmen, og frisker opp det hele med et utropstegn, med fare for at enkelte lesere kan bli lettere irritert: Sorry mac, men nettsidene våre er utrolig nok nede i helga. Kom tilbake neste uke, du!

Hva bør du se opp for?

Dermed er det bare å gå i gang. Norsk og engelsk er forskjellig. På engelsk er det for eksempel mer uformelt å skrive we’re i stedet for we are. Noe lar seg oversette direkte, som utilize/use, altså benytte/bruke. En del paralleller til klarspråk versus byråkratstil ser vi også, som å bruke aktive verb i stedet for substantiveringer: Gjøre en undersøkelse er hakket mer formelt enn bare å undersøke.

Passiv er også noe du bør tenke på i en slik modell: Svaret bes sendt innen en uke er mer formelt en Vi ber om at du svarer innen en uke. Smak på hvilken av de to som skaper størst avstand og vurder om avstanden i det aktuelle på sin plass eller om den gjør kommunikasjonen tyngre.

Så skal det sies at stemmen din ikke bare er bestemt av ord, men også bilder, formgivning og andre ymse elementer på nettsiden. Men alt handler til syvende og sist om hvordan du og din virksomhet faktisk blir oppfattet, og det er her mange går i fella. Vi glemmer å se oss selv utenfra. I redsel for å ikke bli hørt eller fremstå som enkle, strør vi om oss med fjongt stammespråk og glemmer det som bør være målet: Å få til en samtale med leseren.

Så hvis målet er dialog, skyv spakene og hør selv!

Vi må måle mer!

Ja da, jeg vet at dere har hørt det før. Kommunikasjonsfolk må bli flinkere til å måle effekten av arbeidet de gjør. Hvordan skal vi ellers bevise vår verdi?

Innlegget er skrevet av Therese Manus, daglig leder i Kommunikasjonsforeningen.

Men selv om «alle» snakker om det, er det fortsatt få som gjør det. I forbindelse med vår årlige lønnsundersøkelse ville vi forsøke å kartlegge hvor utbredt måling er blant våre medlemmer. Tallene viser at bare 27,6 prosent av foreningens medlemmer måler effekten av kommunikasjonsarbeidet regelmessig. Og det er rett og slett for få. Andelen som måler sporadisk i forbindelse med aktiviteter og kampanjer er heldigvis høyere, 48,8 prosent, men sporadisk er ikke godt nok. Skal kommunikasjonsmedarbeiderne få innflytelse på arbeidsplassen, må man kunne vise til at jobben som gjøres har effekt.

Skjermbilde

På Kommunikasjonsdagen i mars kom Richard Bagnall, styremedlem i Amec, den internasjonale foreningen for måling og evaluering, med et godt råd: Measure what matters! Du trenger ikke måle alt, men du må måle det som er av betydning. Hvordan vet du at du har oppnådd ønsket effekt? Antall klikk viser ikke endringer i holdning eller adferd.

Økt interesse

Vi i foreningen merker en økende interesse for kunnskap om måling blant medlemmene. Innsparingstiltak på arbeidsplassen gjør at kommunikasjonsutøverne ser behovet for å vise med tall og fakta hvordan kommunikasjonsarbeidet har bidratt til å nå virksomhetens mål, og hatt en effekt på selve bunnlinjen. I medlemsundersøkelsen vår, som blir avsluttet i disse dager, sier mer enn halvparten at de er interessert i å lære mer om måling av effekt. Dette tar vi på alvor, og i løpet av høsten skal vi arrangere seminarer om måling i tillegg til å dele verktøy og maler medlemmene kan bruke.

Sammen med BIs senter for virksomhetskommunikasjon skal vi gjennomføre en dybdeundersøkelse om effektmåling for å få mer kunnskap om arbeidet som gjøres, eller ikke gjøres, og årsaker til det. Det kan gi oss noen svar på hvorfor situasjonen er som den er, og ikke minst hjelpe oss å forstå hvordan vi kan bidra til å få flere til å begynne å måle.

Vi vil også gjerne lære av din erfaring. Så hvis du er blant den fjerdedelen som måler, håper jeg at du vil ta kontakt med oss. Det er lettere å løfte kommunikasjonsfaget om vi gjør det sammen!

Kampanje har også skrevet om tallene fra undersøkelsen.

Bli en Bill Clinton, du også!

Det sies at de som har truffet ham, føler seg som det eneste mennesket i verden. Her er mine fem tips til hvordan du kan gi et godt førsteinntrykk.

Skrevet av Tekstdoktor Christine Calvert.

Da jeg begynte på mitt siste masterprogram på BI, Samspill og ledelse, fikk jeg endelig fordypet meg i noe jeg alltid har vært interessert i. Hva kan vi gjøre for å skape et godt førsteinntrykk, både for oss selv og bedriften vi jobber i? 110 forskningsartikler senere er det disse hovedpunktene jeg sitter igjen med.

1. Vær bevisst på hvert nye møte

Husk at hvert eneste møte med noen du ikke har truffet før, er en mulighet til å virkelig se ham eller henne. Det smitter over på din bedrifts omdømme også.

For et par måneder siden var jeg på oppdrag for NAV i Bodø. Jeg har faktisk aldri opplevd maken. De aller fleste ante ikke hvorfor jeg var der. Men uansett hvor jeg gikk (på toalettet, for å fylle på kaffe, hente jakke), smilte og hilste alle på meg. Som ekstern person følte jeg meg inkludert og likt. NAV Bodø er absolutt et sted jeg har lyst til å komme tilbake til.

I motsetning til dette var jeg hos en konsulentselskap i Oslo for en stund siden. Jeg skulle til og med holde kurs, så alle visste hvorfor jeg var der. Men ingen kom bort og sa hei, der jeg sto fremst i rommet. De gikk bare forbi. I pausen var de absolutt hyggelige, men jeg reflekterte over at jeg ble overrasket i begynnelsen og lurte på hvordan kurset kom til å bli.

Foto: Tekstdoktor.no
Tenker du over hvordan andre oppfatter deg? Her er Christine Calverts fem tips til å gi et godt førsteinntrykk. Foto: Peter Parker Mydske.

2. Tenk på kroppsspråket ditt

Første gang du møter noen bør du ha et åpent kroppsspråk. Dette vet du sikkert, og selv om det er «så behagelig å ha armene i kors», er det gjort mye forskning på dette området. Smil og ha blikkontakt. Når du viser at du er tilsnakkendes, vil også flere snakke med deg. Visste du forresten at forskning viser at kvinner smiler mer enn menn?

3. Oppfør deg pent mot dine medmennesker

Har du noen gang truffet en person for første gang, og så legger du merke til at hun ikke er hyggelig mot resepsjonisten? Eller har du sett fyren som går mutt om bord i bussen uten å hilse på bussjåføren – og deretter havnet på møte med ham?

Er du hyggelig mot folk rundt deg, vil vi andre få et bedre førsteinntrykk. Det er svært lite tiltalende å overse menneskene rundt oss som får hjulene til å gå rundt.

4. Tenk på om du skaper hindre for kommunikasjonen

«Kan jeg bruke shorts i et møte med ledere i mediebransjen?» spurte en usedvanlig kjekk ung redaktør (som sikkert har pene ben også) på Facebook. De fleste av oss svarte at det kommer an på hvem han skal møte og hva settingen er. Han endte med å gå i dongeri og T-skjorte og fikk bagett på møtet, så det gikk tydeligvis bra.

Forskning viser at vi liker dem som er lik oss selv. Men hvor like skal vi være?

Da jeg søkte jobb i Det Norske Veritas (nå DNVGL), tok jeg en råsjanse og kjørte motorsykkel til første intervju i skinndress og cowboystøvler. Jeg fikk høre senere at samtlige av de andre kvinnene som hadde søkt, hadde på seg stramme thaisilkedrakter og høye hæler (vi snakker 90-tallet, altså). Det å skille meg ut, men samtidig dele de samme faglige verdiene om kommunikasjon og relasjonsbygging, var det som skulle til for å lande drømmejobben.

5. Og så slipper vi ikke unna sosiale medier

Tenk på at sosiale medier er det første møtet for mange med deg og/eller bedriften din. Jeg ble ikke spesielt imponert over denne meddelelsen om Gulltaggen, Norges største konferanse om digital kreativitet. Mulig at jeg er lettsjokkert, men jeg får ikke lyst til å løpe til en lunsj hos en bedrift som tvitrer på denne måten:

gsgsg
Tenker du over hvordan du oppfattes i sosiale medier? Skjermdump fra Twitter.

Det betyr ikke at du ikke kan være kritisk, men at dine mindre positive twittermeldinger (og andre ytringer) må gi noe mer til omverdenen enn bare et gjesp.

Bruk kanalmiksen!

Mange av oss har flere digitale kanaler vi kommuniserer gjennom. Mange av oss fyller disse med det samme innholdet. Slutt med det! Finn heller ut hvordan du kan differensiere innholdet ditt. Bruk kanalene til å fortelle ulike historier til ulike målgrupper for å få frem ditt hovedbudskap.

I Innovasjon Norge betaler vi aldri for native advertising. Vi kjøper aldri bannerannonser. Vi kjøper aldri plass til redaksjonelt innhold. I stedet for å betale for synlighet i redaksjonelle kanaler er vår strategi at innholdet vi produserer skal være så godt og relevant at målgruppene finner frem til oss av kvalitative årsaker. Og vi gjør det ved å differensiere. I mange kanaler.

Ved å bygge flere kanaler kan du kommunisere svært målrettet. Vet du hvem du prater til er det lettere å spisse innholdet slik at det får merverdi for leser, lytter og seer. Det som ferske gründere ønsker å lære mer om er ikke alltid sammenfallende med hva vekstbedrifter med eksportambisjoner er opptatt av. Ei heller bonden som ønsker å effektivisere egen gårdsdrift. Selv om hver kanal benyttet når en relativt begrenset, homogen gruppe, vil nemlig totaliteten kunne utgjøre treffpunkter mot grupper med stor diversitet.

Innovasjon Norge har en ekstremt bred arbeidsflate. Vi treffer næringslivet innenfor alle sektorer og bransjer. Vi treffer den unge entreprenøren med drømmer om å skape sin egen arbeidsplass, vi treffer bonden som driver gården som har vært i familien i generasjoner, og vi møter konsernlederen med ansvar for store bedrifter med ekspansjonsplaner. Vi møter politikere, byråkrater og samfunnsdebattanter. Om vi forsøker å fortelle alle den samme historien bommer vi. Tilsvarende, om vi forsøker å presse alle historiene inn i én kanal bommer vi. Det blir støy. Derfor må vi differensiere.

internet streaming images
Tenker du over hvilket innhold du deler i hvilke kanaler? Foto: Thinkstockphotos.com.

Vi ser store variasjoner på hvordan våre følgere agerer i sosiale medier. På Facebook og Instagram får vi likes og heiarop, på Twitter og LinkedIn får vi diskusjon og debatt. Begge deler er like viktige, da de oppfyller ulike behov. Det forteller oss at folk agerer ulikt i ulike kanaler, og at det sannsynligvis er ulike mennesker som følger oss i de ulike kanalene. Slik er det også i våre øvrige digitale flater. La oss bruke noen av de som eksempler:

  • InnovasjonNorge.no
    Hovedkanalen vår, selve moderskipet. I den konsentrerer vi innholdet rundt våre kunderettede tjenester og nyheter om våre aktiviteter. Alt vi snakker om i denne kanalen går direkte på vår tjenesteportefølje, og er hovedinngang for de som ønsker bistand fra oss på finansiering, rådgivning og nettverksbygging.
  • Innovasjonsbloggen
    I denne kanalen er vi både smal og tung. Smal i forstand at vi kan blogge om emner der vi går veldig i dybden på analyser for spesielt interesserte. Analysene som kan fungere som underlag for utspill som for noen kan virke provoserende. I Innovasjonsbloggen vil vi gjerne utfordre det bestående, og ta en innovasjonspolitisk posisjon.
  • Opportunities Abroad
    Innovasjon skjer over hele landet, og vi er til stede over hele landet. Markedene til våre kunder er ofte over hele verden, og vi har derfor kontorer over hele verden. Gjennom vår brede tilstedeværelse ser vi ofte åpninger i nye markeder, som ikke er så lett å få øye på her hjemme. Da er det viktig for oss å synliggjøre disse markedene. Dette gjør vi gjennom bloggen, hvor vi snakker om mulighetsrommene, som i tur gjør våre (potensielle) kunder oppmerksom på våre tjenester.
  • Gründerpulsen
    Gründere finnes det mange av, og de kommer i alle former og farger. På Gründerpulsen skriver vi ingenting selv, men tilbyr en plattform der gründere deler av sine erfaringer. Vi gjør ingen bestillinger på innhold, ingen sensur eller føringer på innhold – vi stiller bare krav om at dette har relevant overføringsverdi for andre gründere.

Dette er noen av kanalene vi bruker i vår inbound marketing. Dette er kanalene vi bruker for å distribuere ulike historier til ulike målgrupper. Dette er kanalene vi bruker for å nå det felles mål å synliggjøre våre tjenester for våre kunder, og hvordan vi således kan bidra til at kundene når sine mål.

Ved å produsere kvalitativt godt innhold som gir nytteverdi for dine kunder eller målgrupper, vil du kunne bygge et sterkt omdømme. Ved å fremstå som en aktør med kompetanse på områder som er verdifulle for dine kunder, vil du i tur kunne selge tjenester eller produkter.  Og da bør du ikke bare tenke tekst og bilde, men også flermedialt. Er noen grupper lettere å nå med bruk av lyd eller video?

Ved å få publikum til å kretse rundt ditt innhold kan du få kundene til å oppsøke deg i stedet for at du må oppsøke dem.  Da har du allerede vunnet store deler av kundens beslutningsprosess. Det kan fort merkes på bunnlinjen.