Kategoriarkiv: Klarspråk

Førstehjelp for kommatrengende

Jeg trodde kampen om kommaet var tapt, inntil en skarve kommaquiz fikk meg til å skjønne at komma er noe som engasjerer. Skriver du i jobben, gjør det seg dårlig med kommafeil. Her er en liten overlevelsesguide for deg som føler deg usikker.

Før påskeferien laget jeg en kommautgave av språkkvissen og regnet med at responsen ville bli heller laber. Er komma virkelig noe som engasjer vanlige kommunikatører og journalister, enn si den påskeferierende utgaven av de samme yrkesgrupper? Responsen var ikke desto mindre formidabel. Bortimot tusen kommanysgjerrige har nå prøvd seg. Litt lenger ned i teksten røper jeg også hvor mange som har alle rett.

Antall kommaregler varierer. Språkrådet lister opp ni, NTB-språket opererer med 10, mens korrekturavdelingen.no har en håndfull flere. Men faktum er at du trenger ytterst få for å kunne imponere kollegaene dine og samtidig skrive pressemeldinger og nyhetsbrev – og komme fra det med æren i behold. Klarer du de to-tre reglene det syndes mest mot, får du garantert en lettere jobbhverdag.

Det moderne kommaet ble introdusert av den italienske boktrykkeren Aldo Manuzi i år 1494. Det finnes to skoler, en for rytmisk komma og en for grammatisk komma. I Norge har vi i dag en mellomvariant. Mange av dere har nok også et inntrykk av at svenskene bruker færre komma, mens danskene benytter seg av flere enn det vi gjør.

komma2.png
Skiltet hos Støtvig hotell har bruk for et komma. Ser du hvor? Foto: Rune Wikstøl.

Regel 1: Komma mellom to helsetninger

Dette er en grei og enkel regel, men først må vi ha klart for oss hva en helsetning er. Tidligere het det hovedsetning. Det er rett og slett en setning som kan stå alene, og som har både subjekt og verbal. Setter vi to slike sammen, betyr det at vi kunne ha satt punktum mellom dem. Ofte er det det beste.

Når slike helsetninger er bundet sammen av et bindeord i stedet, som ”og”, ”men” og ”eller”, skal vi ha komma. ”Far leser avisen hver dag, og mor lager gjerne middagen”. ”Sylvi Listhaug skrev på Facebook, og hun fikk mange mot seg.” Som du ser, kunne vi byttet ut ”og” med punktum, og da skal vi ha komma. OBS: Dersom siste setning mangler subjekt, blir det IKKE komma: ”Sylvi Listhaug skrev på Facebook og fikk mange mot seg.”

Regel 2: Komma etter innledende leddsetning

Dette er en klassiker og like enkel den i dag som da du lærte den på barneskolen: ”Når far kommer hjem, leser han avisen.” En leddsetning er en setning som ikke kan stå alene, du kan altså ikke sette punktum etter den. Når den så etterfølges av en helsetning, utløser det et komma: ”Når Sylvi Listhaug skriver på Facebook, fører det ikke sjelden til reaksjoner.”

Ofte er det grammatikkunnskapen som svikter. Som avtroppende Dagblad-redaktør Jon Arne Markussen nylig uttrykte det i et intervju med Medier24: ”Det mest problematiske er det jeg opplever som språklig forfall.” Det kan vi selvsagt filosofere videre over, men faktum er at du trenger ikke kunne så mye grammatikk (merk komma foran men her, den er UTEN unntak). Husk bare at en helsetning kan stå alene, mens en leddsetning krever noe mer.

Regel 3: Komma etter innskutt leddsetning

Nå begynner vi å bli litt mer avanserte, men vi stopper ved innskutte leddsetninger. Dette er en av reglene det syndes desidert mest mot. Men fortvil ei, den er ikke så vanskelig å forstå som det kan høres ut som.

Den vanligste innskutte leddsetningen er en setning som begynner med som: ”Kvinner som synes de selv er vakre, lar mannen betale på restaurant.” Her er det som sagt veldig vanlig å glemme komma. Huskeregelen er derfor: Et ”som” i en setning bør utløse en varsellampe: Hører det et verb til, skal alltid skal ha komma: ”Facebook-innlegget som Sylvi Listhaug skrev, vakte reaksjoner.”

Derimot: Med gult som farge går landslaget for gull. Her står ”som” uten verb, og følgelig skal vi heller ikke ha komma.

Verre var det altså ikke. Husk bare en ting: Kan du ta bort hele som-setningen, skal du ha komma både foran og etter: Kvinner, som synes de selv er vakre, lar mannen betale. Men pass på: Da endres betydningen til at alle kvinner synes de selv er vakre. Så der ser du samtidig hva et komma kan gjøre. Eller se på disse to: ”Vent, ikke send den pressemeldingen nå.” Eller: ”Vent ikke, send den pressemeldingen nå.”

God kommavår! Når du opp i de øverste 5 prosentene som til nå har alle rett i kommakvissen?

Velkommen til World PR Forum!

I slutten av april samles kommunikasjonsfolk fra hele verden i Oslo til World Public Relations Forum. Konferansen er verdens største kommunikasjonsfaglige møteplass. Det er aller første gang arrangementet kommer til Norge. Dette er på mange måter Kommunikasjonsforeningens Lillehammer-OL. I sterk konkurranse med to andre land vant vi fram med søknaden rundt det overordna temaet ”Value! Communication’s impact in a digital and ever-changing world.”

Gjesteinnlegg skrevet av Nils Petter Strømmen, leder for programkomiteen, World PR Forum 2018.

nils petter foto bård gudim.png

Vi har bestemt at konferansen skal utforske kommunikasjonsfagets verdi og kommunikatørens rolle fra tre innfallsvinkler, og skal gjøre konferansen relevant og aktuell for alle – på tvers av landegrenser, bransjer og funksjoner.

Truth
Med Brexit, Trump, og ikke minst nylige politiske begivenheter på hjemmebane, ser vi et skifte i den politiske retorikken. Meningsmålinger og statistikk blir aktivt brukt for å fremme bestemte virkelighetsforståelser. Fremveksten av falske nyheter og manipulering av nyhetsbildet truer demokratiske verdier. Hvem eier sannheten i 2018?

Profit
Ny teknologi forandrer måten vi kommuniserer med hverandre og måten vi jobber på. Skillet mellom fagdisipliner og – funksjoner blir dessuten mer utydelige. I en slik situasjon er det helt sentralt at kommunikasjonsfunksjonen tydeliggjør og dokumenterer hva vi bidrar med for å nå virksomhetens mål – enten det gjelder å øke bunnlinja, gjennomføre politiske vedtak eller innfri humanitære ambisjoner. Hvordan kan kommunikasjonsrådgiveren være rustet til å skape verdi og konkurransekraft for arbeidsgiveren i framtiden?

Intelligence
Mobiltelefonen har revolusjonert måten vi kommuniserer og orienterer oss på. Digitaliseringen endrer medielandskapet, publikums medievaner og måten myndigheter informerer og kommuniserer med innbyggerne. Kunstig intelligens, virtuell virkelighet og roboter byr på nye virkemidler innenfor kommunikasjonsfaget, men ny teknologi gjør også mennesker i kommunikasjonsfunksjoner overflødig. Hvordan møter vi den nye virkeligheten på en smart måte?

samlet foredragsholdere mars

22.-24. april skal mer enn 40 foredragsholdere fra hele verden bidra til å belyse disse problemstillingene fra tre scener på Det Norske Teatret. I tillegg til det innholdsrike faglige programmet, som du kan lese mer om her, får også deltagerne et rikholdig kulturelt og sosialt tilbud på kveldstid. Fredag 20. april åpner Oslo kommune dørene til åpning og mottagelse i Oslo rådhus. Søndag 22. april blir det et uformelt kveldsarrangement på Oslo Camping i Torggata. Mandag 23. tar vi dere med på nettverksmiddag i Operaen.

Kommunikasjonsforeningen er stolt vertskap av World Public Relation Forum 2018, og har ambisjoner om å lage en verdifull og uforglemmelig konferanse for, og sammen med, egne medlemmer og kommunikasjonsutvøvere fra mer enn 30 land. Vi håper å se deg når bannerne henges opp på Karl Johan og dørene åpnes til Det Norske Teatret 22.-24. april!

Brukertesting som en viktig ressurs i klarspråksarbeid

Det er blitt utviklet mange gode klarspråkskurs de siste årene. Kursene gir ofte nyttige råd og tips for å forbedre språket, men de velmente språktipsene er ikke hele veien til målet. Vi må spørre brukerne.

Gjesteinnlegg skrevet av Anne Bergvad, gründer og leder av kommunikasjonsbyrået Retorika.

Komplekse budskap krever god lesekompetanse

Da vi i Retorika holdt kurset ”Klarspråk i lovspråk” i februar i år, fant jeg spesifikke problemer der lesere må forholde seg til juridiske tekster for å utføre en plikt eller oppnå en rettighet. At juridiske tekster er vanskelige å forstå, er ikke noe nytt. Men de setter store krav til både leserens egen lesekompetanse og avsenders evne til å gjøre teksten tilgjengelig. Konsekvensene ved manglende forståelse kan bli store.

Som universitetslektor på juridisk fakultet, UiO, Jon Christian Nordrum, selv har erfart, er det mulig å tolke regler og forskrifter feil – selv for eksperter som han. Og når fagfolk selv misforstår juridisk informasjon, hva da med ”vanlige” lesere?

Når du jobber med klarspråk bør du huske å brukerteste. Anne Bergvad blogger om hennes tips til klarspråkarbeidet. Foto: Viktoria Steinnes.

Bruker sosiale relasjoner til å få svar

I en rykende fersk studie fra NTNU fra november 2017 om ”ikke-juristers lovtekstlesing og rettsanvendelse” kommer det frem at ”lesere med lav kjennskap til juridiske tekster primært anvender sosiale strategier for å forstå”. Det vil si at de spør venner, chatter, bruker sosiale medier og surfer på nettet for å skaffe seg adekvate svar. Det går på rettssikkerheten løs.

Hva vet vi om brukernes lesekompetanse? Noen kan ha dysleksi eller andre spesifikke språkvansker (og forstår kanskje ikke komplekse fagord), mens andre kan ha ulik motivasjon for å forstå ulike typer informasjon. Det kan for eksempel være enklere å forstå tekster som omtaler noe man må gjøre for å oppnå et gode, enn det er å forstå informasjon som beskriver en plikt. Dette må vi ta høyde for i klarspråksarbeidet.

Gode erfaringer med brukertesting

For en del år tilbake da jeg jobbet med digital informasjon til studenter ved UiO, fokuserte vi på å differensiere informasjon til store heterogene målgrupper. Vi visste at hvis vi ikke gjorde informasjonen tilgjengelig slik at brukerne (studentene) kunne forstå hvordan de skulle melde seg på eksamen, ta eksamen, søke om studieplass osv., ville vi få en storm på telefonen. Det ville være dårlig økonomi. Vi definerte derfor brukergruppper, skreddersydde informasjonen til disse, og brukertestet – igjen og igjen. Vi jobbet etter spørsmålene: Hva må brukerne forstå, og når må de forstå hva?

Brukertesting kan foregå i enkeltintervjuer, gruppeintervjuer eller via digitale skjemaer. Spørsmålene du stiller dem er viktige. Målet er å få vite mest mulig om brukerne, hvem de er, hvilken fagbakgrunn de har, hva de har forutsetninger for å forstå osv.  Spørsmål som kan stilles er eksempelvis: ”Hvilke ord er det vanskelig å forstå?”, ”Hvis jeg skriver/ formulerer det slik…. er det lettere å forstå da?”, ”Hva har du behov for å vite?”, ”Når vil/trenger du vite det?”, ”Hvis du leser dette, forstår du da hva du skal gjøre videre – og hvordan?” osv.

Avslutningsvis vil jeg konkretisere det jeg har erfart er viktig å ha som et hovedfokus i klarspråksarbeidet:

  • Brukertest!
  • Still gode spørsmål til brukerne som gir relevante svar
  • Rydd i teksten og skap en god informasjonsstruktur
  • Kjenn til noen lesestrategier som kan hjelpe
  • Gi svake lesere ekstra støtte ved for eksempel visualisering
  • Jobb med (å unngå) stammespråket

Når forsikringsbransjen klarer å bli enige om å bytte ut ”premie” med det overraskende enkle løsningsforslaget ”pris”, da vet vi at det er håp for både lovspråk og andre typer tekster også.

Lykke til!

Vi trenger en klarspråkpille

En ny undersøkelse viser at to av tre nordmenn mener at det offentlige skriver klart og forståelig. Det er omtrent som i 2009, da satsingen på klarspråk startet. Det er nedslående. Samtidig finnes det lyspunkter – som at innholdet på nett har blitt enklere å forstå.

Undersøkelsen, som er gjennomført av Kantar TNS for Difi, kartlegger befolkningens erfaringer med brev, brosjyrer, skjemaer og selvbetjeningsløsninger fra offentlige myndigheter. Den måler også holdningene våre til språket som myndighetene bruker.

Slik står det til:

  • 86 prosent av dem som har mottatt brev fra det offentlige, synes at det er lett å forstå innholdet – akkurat som i 2009.
  • 78 prosent av dem som har lest offentlige brosjyrer eller veiledninger synes at det er lett å forstå innholdet, mot 76 prosent i 2009.
  • 77 prosent av dem som har brukt et skjema på enten papir eller internett synes at det var lett å fylle ut skjemaet. Dette er også like mange som i 2009.

Vi spør om hva som er folks holdning til myndighetenes språk. Og da er altså trenden slik – liten endring. Det er nedslående. Som fagmiljø tror jeg det er riktig at vi stiller spørsmålene om hva det er som gjør at ikke resultatene er bedre.

Vi mangler klare mål og målinger

Min erfaring er at alt for få har klare mål for arbeidet med klarspråk – men også med kommunikasjonsarbeidet generelt. Det er langt fra klokt når vi vet at vi blir gode på det vi måler. Og det koster, for vi sparer selvsagt tid og penger – og får mer fornøyde kunder og brukere – når flere finner det de skal, forstår det de finner og gjør det de egentlig skal. Lotteri- og stiftelsestilsynet er ett av få, men gode unntak. De kan dokumentere at virksomheten langt på vei har nådd målet «Alt våre tilsette skriv skal bli forstått på første forsøk».

Jeg tror også at innsatsen på nett, som jo har blitt høyt prioritert i vårt fagmiljø de siste 15 årene, i økende grad, har gitt resultater. Kanskje glemmer vi de mindre populære tingene, som for eksempel viktige brev mange innbyggere fortsatt får i postkassen – enten den er grønn eller digital.

Dette er spørsmål vi som kommunikatører bør interessere oss mer for og bore mer i.

En ny undersøkelse viser at to av tre mener det offentlige skriver klart og forståelig, det er på akkurat samme nivå som da klarspråk-satsingen startet i 2009.  Illustrasjon: Marcus Evensen.

Det har blitt lettere å forstå informasjonen på offentlige nettsteder

Vi må ikke glemme at det er positive ting å spore. En positiv ting i seg selv er at undersøkelsen gir oss bedre kunnskap om hvordan det står til.

Undersøkelsen bekrefter at kontakten mellom offentlige myndigheter og innbyggerne blir mer digital. For eksempel er det dobbelt så mange som har fylt ut et skjema digitalt enn på papir. Derfor er det en gledelig nyhet er at flere enn før, 67 prosent, mener at informasjonen på offentlige nettsteder er lett å forstå. I 2009 var tallet 61 prosent. Jeg tror at resultatet er en indikator på at vi er flinkere til å prioritere innhold og bruke klart språk på nettbaserte tjenester, mens annen kommunikasjon, som for eksempel brev, ikke har fått den samme prioriteten.

La meg illustrere hva dette kan bety i praksis med et enkelt regnestykke: Om nettstedet ditt har 250 000 besøkende i året, betyr det at 15 000 flere besøkende enn før forstår innholdet. Om kun én av ti tar kontakt fordi han eller hun ikke forstår, er det 1 500 henvendelser spart i året. 1 500 henvendelser tar tid – og skaper frustrasjon.

Færre trenger hjelp

Færre trenger også hjelp for å forstå informasjon og skjemaer fra det offentlige.

For eksempel: Av dem som opplevde det vanskelig å fylle ut et offentlig skjema, oppga 18 prosent at de hadde tatt kontakt med avsender for å få en forklaring, mot 44 prosent i 2009. 30 prosent oppgav at de hadde tatt kontakt med familie eller venner for å få hjelp. Det er langt færre enn i 2009, da tallet var hele 50 prosent. Det tyder på at det har blitt enklere å betjene seg selv.

Undersøkelsen viser også at de over 60 kontakter avsender i størst grad, mens de yngste mellom 15-29 år i liten grad tar kontakt med myndighetene. De kontakter heller familie eller venner for å få hjelp.

Det er klart det lønner seg å skrive klart

Det er også viktig å tenke på at dette kun er én undersøkelse som ikke gir svaret på alt. Vi må skille mellom generelle holdninger til myndighetenes språk og konkrete eller lokale effekter og resultater av god kommunikasjon og klarspråkinnsats.

Jeg har sett mange konkrete eksempler på at klart språk gir resultater:

  • Eksempelsamlingen «Klart språk gir resultater» fra 2016 viser blant annet at Skedsmo kommune – med hjelp av klarspråk som omstillingsverktøy – mer enn halverte ventetiden på omsorgsboliger. Det ga både et bedre omsorgstilbud og en bedre kommuneøkonomi.
  • Tolletaten forenklet informasjonen om årsavgiften og opplevde at andelen purringer gikk kraftig ned.
  • Fredrikstad og Sarpsborg gikk sammen om å forenkle og brukerteste informasjon om tildeling av barnehageplass. Antall henvendelser har gått kraftig ned, de ansatte sparer tid og mottakerne er langt mer fornøyde.
  • I arbeidet med ny forsvarslov, klarte Forsvarsdepartementet å slå sammen fire lover til én, reduserte 132 paragrafer til 69, avbyråkratiserte språket og gjorde jusspråket mer folkelig. Og hold deg fast: Undersøkelser viser at klarspråk ikke fører til dårligere presisjon eller korrekthet i lovteksten. Klart lovspråk er rett og slett et effektivt verktøy for å forenkle offentlig sektor.

Nå er det snart ti år siden klarspråk ble et satsingsområde i offentlig sektor. Jeg skulle ønske at undersøkelsen viste klarere forbedringer. Til tross for at klarspråk og universell utforming har blitt selvsagt for de fleste kommunikatører, er vi et godt stykke fra mål.

Vi trenger en klarspråkpille, innledet jeg med. Det hadde nok gjort susen. Men resepten jeg vil anbefale er ganske enkelt at flere bør lære av de gode eksemplene over. For klart språk virker og gjør virksomheten mer effektiv og brukerorientert. Og kanskje får virksomheten flere venner på kjøpet også. Det må vi klare å dokumentere for å fortjene en strategisk rolle.

Ti tips til å forankre klarspråkarbeid

Ønsker du å bygge en kultur for et klart og brukertilpasset språk? Her er ti tips til hvordan du kan forankre arbeidet med klarspråk i egen organisasjon.

Gjesteinnlegg skrevet av Hilde Bringsli, rådgiver og tekstforfatter i Itera Gazette

1. Sørg for forankring

Start med å forankre språkarbeidet hos ledelsen. Er ikke ledelsen med, kan det bli vanskelig å prioritere dette arbeidet, særlig i travle tider. Sørg også for å få klarspråksatsingen inn i overordnede planer og strategier.

2. Sett ned en ressursgruppe

Etabler en ressursgruppe som har ansvar for å følge opp prosjektet og rapportere til ledelsen. Denne bør være bredt sammensatt, for eksempel: kommunikasjonsrådgivere, ansatte som representerer fagsiden og førstelinje-tjenesten.

3. Definer hovedutfordringen(e)

Hvor trykker skoen? Har dere et generelt språkproblem eller er det visse dokumenter som er mer utfordrende enn andre? Har dere et felles språk, stil og tone? Lag en oversikt over hva dere skal jobbe med, hva dere skal endre og hvordan dere skal nå målene.

Klarspråk kan defineres på flere måter. Uansett hvilken definisjon vi velger, handler det om brukertilpasset kommunikasjon med en så tydelig ordlyd, struktur og visuell utforming at mottakeren forstår teksten. Foto: iStock

4. Få brukerinnsikt

Ofte er det et gap mellom hvordan vi opplever egen kommunikasjon og hvordan kundene opplever den. Brukerinnsikt kan dere få på flere måter. Velegnede metoder er å gjennomføre brukerpanel, kvalitative eller kvantitative intervjuer og analyser.

5. Sett klare mål for arbeidet

Hva ønsker dere å oppnå med språkarbeidet? Hvilke dokumenter og kanaler skal dere jobbe med? Hvilke skal dere ikke jobbe med? Det er viktig å begynne i det små. Gaper dere over mye, er sjansen for at dere lykkes mindre.

6. Vurder ekstern hjelp

Vurder om dere skal gjennomføre klarspråkarbeidet kun med egne ressurser eller om dere skal trekke inn eksterne fagfolk. De fleste vil ha utbytte av å involvere eksterne, da disse kan vurdere bedriftens kommunikasjon med et mer objektivt blikk.

7. Legg en plan for å synliggjøre resultater

Husk å formidle resultatene av prosjektet underveis, for eksempel på felles frokostmøter, gjennom enkle kampanjetiltak osv. Gode resultater vil inspirere og motivere til videre innsats og det bidrar til forankring i hele organisasjonen.

8. Utvid perspektivet

Sett klarspråkarbeidet inn i en større sammenheng. Klarspråk handler ikke bare om et klart, tydelig og brukertilpasset språk, men om god kundebehandling, noe som igjen påvirker bedriftens omdømme.

9. Tenk langsiktig

Det tar tid å endre en skrivekultur. Kommuniser dette til de ansatte, slik at de opplever at det er rom for å «prøve og feile». Ingen blir superskribenter fra en uke til en annen.

10. Bruk humor

Blir språkarbeidet oppfattet som tørt og kjedelig, er det vanskelig å motivere de ansatte til å bli med på «språkferden», derfor kan det være lurt å bruke humor. Trenger du inspirasjon, sjekk: klarspråk.no/le av andre.

Kilder: eget klarspråkarbeid // klarspråk.no // Språkrådet