Alle innlegg av Gjesteblogger

Velkommen til World PR Forum!

I slutten av april samles kommunikasjonsfolk fra hele verden i Oslo til World Public Relations Forum. Konferansen er verdens største kommunikasjonsfaglige møteplass. Det er aller første gang arrangementet kommer til Norge. Dette er på mange måter Kommunikasjonsforeningens Lillehammer-OL. I sterk konkurranse med to andre land vant vi fram med søknaden rundt det overordna temaet ”Value! Communication’s impact in a digital and ever-changing world.”

Gjesteinnlegg skrevet av Nils Petter Strømmen, leder for programkomiteen, World PR Forum 2018.

nils petter foto bård gudim.png

Vi har bestemt at konferansen skal utforske kommunikasjonsfagets verdi og kommunikatørens rolle fra tre innfallsvinkler, og skal gjøre konferansen relevant og aktuell for alle – på tvers av landegrenser, bransjer og funksjoner.

Truth
Med Brexit, Trump, og ikke minst nylige politiske begivenheter på hjemmebane, ser vi et skifte i den politiske retorikken. Meningsmålinger og statistikk blir aktivt brukt for å fremme bestemte virkelighetsforståelser. Fremveksten av falske nyheter og manipulering av nyhetsbildet truer demokratiske verdier. Hvem eier sannheten i 2018?

Profit
Ny teknologi forandrer måten vi kommuniserer med hverandre og måten vi jobber på. Skillet mellom fagdisipliner og – funksjoner blir dessuten mer utydelige. I en slik situasjon er det helt sentralt at kommunikasjonsfunksjonen tydeliggjør og dokumenterer hva vi bidrar med for å nå virksomhetens mål – enten det gjelder å øke bunnlinja, gjennomføre politiske vedtak eller innfri humanitære ambisjoner. Hvordan kan kommunikasjonsrådgiveren være rustet til å skape verdi og konkurransekraft for arbeidsgiveren i framtiden?

Intelligence
Mobiltelefonen har revolusjonert måten vi kommuniserer og orienterer oss på. Digitaliseringen endrer medielandskapet, publikums medievaner og måten myndigheter informerer og kommuniserer med innbyggerne. Kunstig intelligens, virtuell virkelighet og roboter byr på nye virkemidler innenfor kommunikasjonsfaget, men ny teknologi gjør også mennesker i kommunikasjonsfunksjoner overflødig. Hvordan møter vi den nye virkeligheten på en smart måte?

samlet foredragsholdere mars

22.-24. april skal mer enn 40 foredragsholdere fra hele verden bidra til å belyse disse problemstillingene fra tre scener på Det Norske Teatret. I tillegg til det innholdsrike faglige programmet, som du kan lese mer om her, får også deltagerne et rikholdig kulturelt og sosialt tilbud på kveldstid. Fredag 20. april åpner Oslo kommune dørene til åpning og mottagelse i Oslo rådhus. Søndag 22. april blir det et uformelt kveldsarrangement på Oslo Camping i Torggata. Mandag 23. tar vi dere med på nettverksmiddag i Operaen.

Kommunikasjonsforeningen er stolt vertskap av World Public Relation Forum 2018, og har ambisjoner om å lage en verdifull og uforglemmelig konferanse for, og sammen med, egne medlemmer og kommunikasjonsutvøvere fra mer enn 30 land. Vi håper å se deg når bannerne henges opp på Karl Johan og dørene åpnes til Det Norske Teatret 22.-24. april!

Brukertesting som en viktig ressurs i klarspråksarbeid

Det er blitt utviklet mange gode klarspråkskurs de siste årene. Kursene gir ofte nyttige råd og tips for å forbedre språket, men de velmente språktipsene er ikke hele veien til målet. Vi må spørre brukerne.

Gjesteinnlegg skrevet av Anne Bergvad, gründer og leder av kommunikasjonsbyrået Retorika.

Komplekse budskap krever god lesekompetanse

Da vi i Retorika holdt kurset ”Klarspråk i lovspråk” i februar i år, fant jeg spesifikke problemer der lesere må forholde seg til juridiske tekster for å utføre en plikt eller oppnå en rettighet. At juridiske tekster er vanskelige å forstå, er ikke noe nytt. Men de setter store krav til både leserens egen lesekompetanse og avsenders evne til å gjøre teksten tilgjengelig. Konsekvensene ved manglende forståelse kan bli store.

Som universitetslektor på juridisk fakultet, UiO, Jon Christian Nordrum, selv har erfart, er det mulig å tolke regler og forskrifter feil – selv for eksperter som han. Og når fagfolk selv misforstår juridisk informasjon, hva da med ”vanlige” lesere?

Når du jobber med klarspråk bør du huske å brukerteste. Anne Bergvad blogger om hennes tips til klarspråkarbeidet. Foto: Viktoria Steinnes.

Bruker sosiale relasjoner til å få svar

I en rykende fersk studie fra NTNU fra november 2017 om ”ikke-juristers lovtekstlesing og rettsanvendelse” kommer det frem at ”lesere med lav kjennskap til juridiske tekster primært anvender sosiale strategier for å forstå”. Det vil si at de spør venner, chatter, bruker sosiale medier og surfer på nettet for å skaffe seg adekvate svar. Det går på rettssikkerheten løs.

Hva vet vi om brukernes lesekompetanse? Noen kan ha dysleksi eller andre spesifikke språkvansker (og forstår kanskje ikke komplekse fagord), mens andre kan ha ulik motivasjon for å forstå ulike typer informasjon. Det kan for eksempel være enklere å forstå tekster som omtaler noe man må gjøre for å oppnå et gode, enn det er å forstå informasjon som beskriver en plikt. Dette må vi ta høyde for i klarspråksarbeidet.

Gode erfaringer med brukertesting

For en del år tilbake da jeg jobbet med digital informasjon til studenter ved UiO, fokuserte vi på å differensiere informasjon til store heterogene målgrupper. Vi visste at hvis vi ikke gjorde informasjonen tilgjengelig slik at brukerne (studentene) kunne forstå hvordan de skulle melde seg på eksamen, ta eksamen, søke om studieplass osv., ville vi få en storm på telefonen. Det ville være dårlig økonomi. Vi definerte derfor brukergruppper, skreddersydde informasjonen til disse, og brukertestet – igjen og igjen. Vi jobbet etter spørsmålene: Hva må brukerne forstå, og når må de forstå hva?

Brukertesting kan foregå i enkeltintervjuer, gruppeintervjuer eller via digitale skjemaer. Spørsmålene du stiller dem er viktige. Målet er å få vite mest mulig om brukerne, hvem de er, hvilken fagbakgrunn de har, hva de har forutsetninger for å forstå osv.  Spørsmål som kan stilles er eksempelvis: ”Hvilke ord er det vanskelig å forstå?”, ”Hvis jeg skriver/ formulerer det slik…. er det lettere å forstå da?”, ”Hva har du behov for å vite?”, ”Når vil/trenger du vite det?”, ”Hvis du leser dette, forstår du da hva du skal gjøre videre – og hvordan?” osv.

Avslutningsvis vil jeg konkretisere det jeg har erfart er viktig å ha som et hovedfokus i klarspråksarbeidet:

  • Brukertest!
  • Still gode spørsmål til brukerne som gir relevante svar
  • Rydd i teksten og skap en god informasjonsstruktur
  • Kjenn til noen lesestrategier som kan hjelpe
  • Gi svake lesere ekstra støtte ved for eksempel visualisering
  • Jobb med (å unngå) stammespråket

Når forsikringsbransjen klarer å bli enige om å bytte ut ”premie” med det overraskende enkle løsningsforslaget ”pris”, da vet vi at det er håp for både lovspråk og andre typer tekster også.

Lykke til!

Den forretningskritiske internkommunikasjonen

Endringene i arbeidslivet har ført til at internkommunikasjonssjefen har gått fra å være «grei å ha» til å bli forretningskritisk.

Gjesteinnlegg skrevet av Trine Larsen, hodejeger og partner i konsulenthuset Hammer & Hanborg.

Som hodejeger har jeg de seneste årene opplevd at internkommunikasjon har fått mer tyngde hos kandidatene og topplederne jeg møter. Min teori er at det er de stadige endringene i arbeidslivet som har bidratt til at internkommunikasjon har fått en langt mer strategisk rolle.

Hodejeger Trine Larsen mener internkommunikasjon har fått en langt mer strategisk rolle. Foto: Corinne Alice Nordstaa Skau.

Kultur for utvikling

Teknologi og digitalisering driver endringsprosessene framover i et stadig høyere tempo. Selskapene som skal lykkes i årene som kommer må derfor være gode på å innovere og på å tilpasse seg endrede rammebetingelser. Men, for å skape og bevare et innovativt selskap er det ikke lenger nok å bare rekruttere de mest innovative talentene.

Endringene skjer så fort at selskapene som skal lykkes også må bygge en egen kultur for utvikling og samhandling som gjør det lov å feile, og som oppmuntrer ansatte til å stille spørsmål ved det etablerte. En sånn bedriftskultur klarer du ikke å skape uten at du har gode ledere og tydelig internkommunikasjon.

Det betyr for eksempel at den som skal fylle den nye HR-rollen fremover blir nødt til å være sterk på kommunikasjon, siden HR har en så viktig kulturbyggende rolle i et selskap.

Positive til endring

I Hammer & Hanborgs årlige undersøkelse Kommunikatøren så vi i 2017 nærmere på hvordan fremtidens arbeidsliv vil kunne se ut. 65 prosent av respondentene opplever forandring som noe positivt. Kun 14 prosent oppgir at de er redde for å miste jobbene sine på grunn de raske endringene. Blant funnene kommer det også frem at mange mener at tverrfaglig kompetanse og et mer kreativt, fleksibelt og åpent arbeidsmiljø vil bli viktigere i fremtiden, og at det vil bli vanligere å jobbe prosjektbasert.

Respondentene peker også på at digitalisering og krav på høyere effektivitet fra kunder og markedet, samt behov for større grad av fleksibilitet bidrar til at selskaper må jobbe mer på tvers av både stillingsnivåer og fagområder.

Med andre ord virker det tydelig at den tradisjonelle silo-tenkingen er på vei ut. Nye organisasjonsformer krever at man kan kommunisere med forskjellige folk på tvers og dra i samme retning. Det bidrar også til at behovet for tverrfaglig kompetanse øker.

God internkommunikasjon = god ledelse

Endringene er så store og det skjer så fort at det å henge med internt er veldig krevende. Det å komme seg gjennom siloene blir derfor helt forretningskritisk, og det samme bildet ser vi gå igjen over alt. En organisasjon som legger opp til økt samhandling møter umiddelbart også krav om å tilrettelegge for god internkommunikasjon.

Når vi rekrutterer topplederstillinger ser vi at selskapene vi jobber med stadig oftere trekker frem gode kommunikasjonsevner som avgjørende. Velfungerende internkommunikasjon blir dermed enda mer synonymt med god ledelse.

Skal man lykkes med innovasjon, eller å bryte ned gamle siloer, så må man ha gode kommunikatører.

PR-forskning. Relevant eller ikke? KOMMUNIKATØRERS VIKTIGE FORHOLD TIL PR-FORSKNING

Forholdet mellom akademisk teori og praksis er viktig for både forskere og yrkesutøvere i PR-faget, skriver Peggy Simcic Brønn i en kommentar til Haakon Stensruds artikkel ”Ser ikke verdien av PR-forskning”.

Gjesteinnlegg skrevet av Peggy Simcic Brønn, Professor BI, Leder, Senter for Virksomhetskommunikasjon. Oversetter: Asbjørg Lyngtveit.

I en artikkel publisert 23. november 2017 på Kommunikasjonsforeningens nettside skriver Haakon Stensrud at han i sin masteroppgave fant tendenser til at «PR-forskning oppleves som lite relevant for dem som jobber med PR i det daglige». Stensruds uttalelse er basert på funn fra syv intervjuer av norske kommunikatører gjennomført i forbindelse med masteroppgaven hans, som har tittelen «Barriers and Opportunities for Application of Public Relations Research». Som forsker innen fagfeltet PR finner jeg det vanskelig å ikke kommentere dette.

Masteroppgaven tar opp en rekke relevante problemstillinger og tema, men det er godt Stensrud tar forbehold i sine konklusjoner, for noen av dem er etter mitt syn villedende. Oppgaven gir ikke helhetlig innsikt i spørsmålet om hvordan PR-utøvere bruker teori i praksis.

Forskning på forholdet mellom akademisk teori og praksis er viktig for både forskere og yrkesutøvere. En reflektert PR-utøver skal være i stand til å overføre vitenskapelig innsikt til informasjon og løsninger for kunder og arbeidsgivere. En reflektert forsker anerkjenner at vitenskapelig teori endres når den settes ut i praksis. Studier av den faktiske måten dette skjer på er viktige bidrag til fagområdet.

Det er viktig for både forskere og praktikere at vi ser på forholdet mellom akademisk teori og praksis. Foto: BI Business Review

Må kombinere observasjoner og undersøkelser

For å få et helhetlig og reelt bilde av PR-utøveres bruk av teori, må vi benytte flere ulike metoder, som Stensrud selv også påpeker. Det er ikke tilstrekkelig å spørre en gruppe utøvere om de bruker teori eller kjenner til teorier. Fremover bør forskningen kombinere intervjuer med observasjoner av PR-utøvernes beslutningsgrunnlag. En mulighet er å være tilstede når konsulenter gir råd til kunder, og å delta på idédugnader. Vurdering av dokumenter fra fullførte kampanjer eller arbeider og manualer fra byråer er også nyttig for å kunne identifisere grunnlaget for beslutninger. Det vil også være nyttig å be utøvere av faget om å kartlegge egne beslutningsprosesser. Hvilken logisk begrunnelse brukte de for eksempel for å velge ett budskap framfor et annet?

Slike undersøkelsesmetoder baserer seg på at forskerne har et godt grep om teori relatert til PR i praksis, slik at de er i stand til å identifisere hvilken teori som kan koples til en bestemt praksis.

PR er et komplekst fagfelt som baserer seg på teori fra en rekke ulike fagområder. Foruten ledelses- og organisasjonsteori bygger det på kommunikasjonsteori, overtalelsesteori og massekommunikasjonsteori, for å nevne noen få.

Forskningen bør bli mer tilgjengelig

Som PR-utøver bør man ha satt seg inn i ulike teorier slik at man kan ta de riktige beslutningene når man utvikler PR-planer og -aktiviteter. Verdien man representerer for arbeidsgiver eller oppdragsgiver vil være direkte relatert til hvor godt man evner å utnytte det teoretiske grunnlaget i arbeidet man utfører.

Fagets utøvere må kunne svare på spørsmål som «Hvorfor det budskapet? Hvorfor den kanalen? Hvorfor den strategien? Hvorfor fungerer ett budskap overfor én gruppe mennesker, men ikke overfor en annen? Hvorfor reagerer noen på én bestemt måte, og andre på en annen? Hvordan tar folk beslutninger?»   I det lange løp er det beslutninger basert både på teori og empiriske funn som står seg best.

Stensrud har et godt poeng når han sier at forskere kan bli flinkere til å gjøre arbeidet sitt mer tilgjengelig for yrkesutøverne. Og det er sant at forskere primært skriver for andre forskere. Dette er en pågående debatt som begge leirer finner frustrerende. Hva er poenget med forskning hvis den ikke kan bidra til at utøvernes arbeid blir lettere eller mer effektivt?

En hvilken som helst undersøkelse av PR i praksis må bygge på sunne og rigorøse vitenskapelige metoder og prosesser. Stensrud har startet på et viktig arbeid, men undersøkelsen er ikke tilstrekkelig til å hevde at PR-utøvere er tilbøyelige til å finne teori irrelevant for arbeidet deres. Som bemerket av en annen forsker må vi kvitte oss med myten om at forskere og utøvere kommer fra Mars og Venus. Det gjør de ikke.

Den som tier

Som kommunikasjonsrådgivere ser vi ofte at maktforholdet mellom leder og ansatt gjør at tilbakemeldingskulturen i arbeidslivet har litt å gå på. Men noe er i ferd med å skje. Arbeidslivet anno 2018 vil bli mer transparent.

Gjesteinnlegg skrevet av Maren Bækkelund Ellingsen, seniorrådgiver i WergelandApenes.

Det har stormet i politikkens kulisser om dagen. Ingen misunner Arbeiderpartiet den grisete situasjonen de nå står med slagstøvlene sine langt nedi. Det er en vond og vanskelig smørje av enkelthendelser og ukultur som nå detter ut av skap og bøttekott.

Det er mange som har påpekt at dette reflekterer en ukultur som har vært der i mange år og som «alle» har sett og visst om. Hvorfor har det da fortsatt? Sannsynligvis fordi vi frem til #Metoo har akseptert at «sånn er det bare», og trukket på skuldrene.

Herfra blir det annerledes.

Maren Bækkelund Ellingsen tror arbeidslivet blir mer transparent i 2018. Foto: Geir Anders Rybakken Ørslien

Tilrettelegg for tilbakemelding

Da lokalpolitiker Line Ona sto frem på NRK som en av varslerne i Giske-saken, trakk hun også frem hvor godt ivaretatt hun har blitt av partiledelsen i Arbeiderpartiet. «Jeg vil fortelle alle de andre som har opplevd ting at det er trygt å varsle til Arbeiderpartiet. Jeg har blitt godt behandlet og tatt på største alvor etter at jeg gikk til Jonas Gahr Støre med min historie i romjula.», sa hun.

En ledelse som tilrettelegger for – og verdsetter – tilbakemeldinger fra ansatte, og som belønner den formen for interne tilbakemeldinger og åpenhetskultur, bidrar til at hendelser som Arbeiderpartiet nå håndterer, kan unngås.

Mange norske virksomheter smykker seg gjerne med en åpen og ærlig bedriftskultur. Det i motsetning til internasjonale virksomheter, som vi oppfatter som mer hierarkiske og fryktbaserte overfor ledelsen. Men helt flatt og åpent er det heller ikke på alle norske arbeidsplasser.

Bygg tillit

Som kommunikasjonsrådgivere opplever vi å få presentert ulike versjoner og perspektiv, avhengig av hvem som er i rommet. Mange modererer seg gjerne når ledelsen er tilstede, og det blir et opplagt gap mellom det som formidles til ledelsen og det som er den reelle opplevelsen blant ansatte. Noen ledere er klar over gapet og jobber for å skape tillit som kan minke gapet og sikre riktig åpenhet i virksomheten.

Ingen virksomhet ønsker å gjøre seg avhengig av eksterne rådgivere for å sikre permanent god kommunikasjonsflyt og tillit internt. Derfor må det jobbes aktivt med tilbakemeldingskultur og intern kommunikasjon, nettopp for å sikre en robust og åpen organisasjon – som sørger for strake pucker og mindre misnøye.

Belønn ærlighet

I arbeidet med å skape god tilbakemeldingskultur handler det om belønning. Fra organisasjonspsykologien vet vi at den oppførselen ledelsen verdsetter og gir belønning i form av oppmerksomhet, inkludering eller opprykk, forsterkes og skaper kultur.

Ukultur fremmes blant annet av ledere som omgir seg med løgnere. Ledere som ikke liker motstand, selv om den er vel begrunnet. Som hindrer karriereutvikling for dem som snakker sant.

Dette fører i verste fall til ukultur av typen som diskuteres heftig på Youngstorget nå. Gjennom årene må det jo være flere som har registrert og protestert – inni seg. Det måtte en hashtag til for å snakke høyt.

Å gi og skape rom for tilbakemeldinger kan læres og trenes på. Både av ansatte og ledere.

Det ligger et ansvar hos lederne, som må tåle å ta imot, og forvalte tilbakemeldinger konstruktivt. Samtidig hviler det et ansvar på ansatte, som må trene seg på effektive og relevante tilbakemeldinger, og skjønne hva som er verdt å melde fra om – og ikke.

Det er en klar tendens at norske virksomheter ønsker å være åpne og transparente. Og med godt klima for tilbakemeldinger mellom alle nivå i virksomheten, tilrettelegges det for nettopp dette.

Godt – og åpent – 2018!

Anbudsskriket på Munchmuseet

Designbyrået Neue trakk seg fra anbudskonkurransen om Munchmuseet i høst. Begrunnelsen deres var at de fant betingelsene som hårreisende. Denne begrunnelsen går som et ekko gjennom hele anbudshistorien der det offentlige møter det grafiske designmiljøet. For hva er det vi egentlig tenker på når vi snakker om design? Er det pynt eller strategi?

Gjesteinnlegg skrevet av Geir A. Skomsøy, rådgiver, tekstforfatter og konseptutvikler.

Illustrasjon: DesignObserver

At hjulet må være rundt for å rulle, er en banal sannhet. At kommunikasjonshjulet behøver en visuell strategi for å bevege, bør være like banalt. Men, slik er det ikke. I all fall ikke om vi skal dømme etter den jevnlige støyen rundt anbudskonkurransene på grafiske designtjenester.

Støykilden oppstår alltid når løsninger knyttes til anbudet som et utvalgskriterium.  Det vil si løsninger før problemforståelsen har sunket skikkelig inn. Stemoderlig betaling, eller intet honorar overhodet, bidrar også til den allmenne betennelsen. I denne Kampanjekommentaren slår jeg et slag for endring av tenkemåter og behovet for bedre prosesser.

Den ordløse kommunikasjonen

Forestill deg to personer som snakker sammen. Deres kommunikasjon seg i mellom kan være ordrik, men også ordløs. Det verbale støttes av en mengde visuelle tegn som tolkes av mottakeren i løpet av et nanosekund. Hendenes gestikulering, øynenes bevegelser, hodets vendinger, kroppens posisjoner og stemmeleiets tonefall gir samtalen en retning. Å ikke-kommunisere blir derfor en umulighet. Vi sender signaler, selv når vi sitter med munnen lukket.

Grafisk design er foretakets ordløse kommunikasjon. Littforenklet kan stemmeleiet sammenlignes med typografi, farger med energi og form med dynamikk. Å utvikle visuelle identiteter er å vende foretakets innside  på utsiden. Elementene må spille på lag, uttrykke samme sak og den kjølige strategiske tenkningen oversettes til emosjonell varme.

Den kreative prosessen

Dette er prosessen hvor designeren borrer seg inn til foretakets indre kjerne, leter fram eksistensberettigelsen, verdiene og det som motiverer folk på jobben. Men også få kunnskap om hele markedet med aktørenes styrke og svakheter. Summen av disse inntrykkene formuleres til en visuell strategi som gir designerne retningen for det videre arbeidet. Slike prosesser er et møysommelig arbeid som krever en gjensidig tillit hos kunde og designer. Den krever også at førstnevnte deltar aktivt i teamet. Å be om løsninger i anbudsprosessen er å snu ryggen til strategien som rettesnor. I så fall forveksles et ærlig designarbeid med dekorativ pyntevirksomhet.

Det dekorative tilbyr ikke noe annet enn å være en fasadefryd for øyet. Det som ligger bak fasaden har ingen kontakt med forsiden. Løsningene speiler den personlige smaken som svinger mellom det stygge og pene, men ikke hva som er riktig og galt målt mot oppgaven. Det dekorative er sjelden forankret i noen bærende tanke, men er heller et resultat tidens lunefulle moteimpulser. Form uten idé, uansett vakker og estetisk eleganse, beveger ingen og forblir uinteressant. Det er ikke hvordan ting ser ut som er det viktigste, men om hvilke ideer som inspirerte til løsningene. Ha alltid et blikk på intensjonene bak det du ser.

Tenk som en hodejeger

Dropp derfor løsningsforslag og honorarfrie konkurranser  som betingelser i anbudet. Det gir sjelden svaret du leter etter og er sløsing med tid. Det frister heller ikke de beste fagutøverne til deltakelse. Ingen liker å danse limbo på egen arbeidsetikk og profesjonalitet. Flinke folk er etterspurte og nøye med hva de ønsker å assosiere seg med. I verste fall risikerer du å velge mellom utøverne i de laveste divisjonene.

Let heller etter byråer med meritter og kompetanse som passer oppdraget ditt. Når du eksempelvis har gjort utvalget mellom tre til fem byråer, basert på kriteriene designkompetanse, pris og prosessmodell, går du kandidatene nærmere etter i sømmene. Tenk som en hodejeger, snakk med byråenes kunder og intervju designerne i teamet. Hvordan argumenterer de og hvor strategisk kompetent er teamet? La samtalen dreie seg rundt byråenes egne meritter, om idéarbeid og kreative prosesser. Andre innspill til samtalen er erfaringer med innovativt arbeid, typiske utfordringer og mestring av disse.

Lytt til folk med erfaring

Tenk dessuten gjennom hvilken visuell strategi om merkearkitektur som er aktuell for ditt prosjekt. Er du gjennomtenkt på dette, vet du også noe om hvilke folk du leter etter. Lytt til folk med erfaring og hent bistand om du er usikker. Er plattformen på plass, skjerpes blikket bedre for hvilke fagfolk du trenger.

Vit hva du spør om

Skjerpede kunder gir også bedre leverandører. Et bidrag til dette er kunnskap om tjenestene du etterspør. Det finnes et hav av litteratur på området, men jeg trekker to bøker ut av egen bokhylle som anbefales villig vekk. Boka ”How to” av Michael Bierut er en solid inspirasjonskilde i så måte. Bierut er partner i det amerikanske designbyrået Pentagram og byr generøst på erfaringer fra egne kundeprosjekter, idéarbeid og kreative prosesser. Den andre boken er ”Marketing Aesthetics” av Bernd Schmitt og Alex Simonson. Denne gir alt du behøver å vite om visuelle strategier, begreper og verktøy som gjelder. Dette er bøkene som gir deg et godt mentalt overskudd før prosessen løper avgårde.

Til slutt, husk at grafiske designere er godt utdannede fagfolk. De fleste har fem års høgskoleutdanning eller mer, fra både inn- og utland. De skal både beherske fagteorien, ha et godt grep om det formmessige, men også være flytende på kompleks teknologi. Mange konkurrerer også i Europa-toppen og løsningene blir lagt merke til i internasjonale bransjetidsskrifter. Det siste har jeg erfart med selvsyn gjennom mitt virke som jurymedlem i The European Design Award. Norske designere har mye å være stolt av og ingenting å skamme seg over.

Mitt innerste ønske for det nye året er at anbudsstøyen opphører. La oss heller høre lyden av fintrimmede kommunikasjonshjul i fart.

Derfor bør du ha risikoledelse på agendaen

Mye har vært sagt og skrevet om temaet krisehåndtering, og det mangler ikke på gode råd om hva man bør gjøre når en virksomhet blir utsatt for en omdømmeskadelig krise. Noe overraskende er det mindre fokus på hvordan virksomheten som helhet bør behandle omdømmerisiko og forebygge omdømmetap. Dette til tross for at denne typen prosesser kan gi stor uttelling i form av færre faktiske og flere avvergede kriser.

Gjesteinnlegg skrevet av Dennis Larsen, Partner/daglig leder ReputationInc Oslo, høyskolelektor Handelshøyskolen BI

Til forskjell fra krisehåndtering dreier risikoledelse seg om de langsiktige, preventive prosessene i alle deler av virksomheten som sikrer at flest mulige kriser blir avverget eller unngått. Om ting går galt vil man gå over i krisehåndtering, men godt uført risikoledelse i forkant er et vesentlig suksesskriterie for det påfølgende krisehåndteringsarbeidet. Kort oppsummert kan begrepene skilles på følgende måte:

RISIKOLEDELSE KRISEHÅNDTERING
Langsiktig planlegging Kortsiktig planlegging
Identifikasjon av hvilke saker/hendelser vil gjøre størst skade på virksomhetenes omdømme før de oppstår Uklart hvordan sak/hendelse vil påvirke virksomhetens omdømme
Kartlegging av hvilke saker/hendelser som bør prioriteres for å minske total omdømmerisiko Manglende kontroll over krise når den oppstår
Opprusting av intern beredskap som gjør virksomheten rustet til en god håndtering av alle omdømmetrusler Oppstått krise drevet frem av mediene og andre ytre, ukontrollerbare faktorer

Fordelene ved en systematisk og proaktiv tilnærming til omgivelsene er åpenbare. Ikke bare vil man være bedre rustet til å takle og avverge kriser, men strategisk risikoledelse gir samtidig bedre forståelse av hva som driver eget omdømme. Man kan altså danne seg et bilde av hvilke relasjoner som er viktigst for virksomhetens omdømme, og bruke denne kunnskapen som en rettesnor i alt interessentarbeid, uansett situasjon eller sammenheng.

Ved god risikoledelse vil man ha en virksomhet som er svært godt rustet til å møte enhver uheldig sak eller hendelse. Samtidig vil virksomheten ha en velutviklet og oppdatert forståelse av dens omverden og interessenter, som også gir en oversikt over risikoelementer både internt og eksternt.

For at man skal kunne bedrive god risikoledelse i egen organisasjon og nyte godt av fordelene dette gir, er det likevel en rekke forutsetninger som må være på plass. En hovedutfordring er som regel at risikoledelse naturlig involverer større deler av organisasjonen, og kan derfor blir en oppgave som strekker seg lang utover kommunikasjonsavdelingens rolle.

Enkelt fremstilt er det åtte forutsetninger som må være på plass i din virksomhet for at den skal lykkes fullgodt med risikoledelse:

  1. Forståelse av omdømmearbeid som langsiktig prosess
  2. Evnen til å anslå hvilke mulige scenarier vil være de mest skadelig for virksomheten
  3. Evnen til å identifisere effektive måter å minimere skadeomfang
  4. Evnen til intern ressursfordeling ved håndteringen av aktuelle saker/hendelser
  5. Påvirkningskraft i den delen av virksomheten som utgjør risikoen
  6. Evnen til å påvirke virksomhetskultur
  7. Erfaring og kjennskap til å kunne forstå interne kausaleffekter
  8. En klar forståelse av virksomhetens interessenter og deres viktighet

Viktigst er det at prosessen gjennomsyrer hele organisasjonen og ikke er en engangsanstrengelse som blir ansett for å være en kommunikasjonsaktivitet og intet annet.  I motsetning til klassisk krisehåndtering er risikoledelse noe som må angå alle nivåer i virksomheten, og som bør stå på agendaen til styret så vel som ledelsen.

Det bør altså være et mål for enhver virksomhet å løfte blikket, involvere hele organisasjonen, og gjøre omdømme til et vesentlig innslag i virksomhetens sentrale beslutningsprosesser. Først når dette skjer vil det være mulig å bygge et fullgodt internt apparat som i de fleste tilfeller evner å forutsi og avverge krisene før de oppstår.

I praksis bør risikoledelse foregå som en gjentagende, syklisk prosess som kjennetegnes ved syv sammenhengende faser:

  1. Jobb frem en oversikt over de største risikoene din virksomhet kan bli utsatt for og de mulige omdømmemessige konsekvensene av disse
  2. Innhent all tilgjengelig data for å kunne måle, evaluere og prioritere de ulike risikofaktorene
  3. Arbeid i dialog med interessenter for å skape en god forståelse av forventninger og problematiske temaer
  4. Utarbeid en overordnet strategi for hvert scenario med individuelle taktikker for å fjerne eller minske den omdømmemessige skaden
  5. Integrer scenarioplanlegging i virksomhets- og kommunikasjonsplaner
  6. En gruppe hentet fra ulike deler av organisasjonen bør gis ansvar for å lede prosessene og sikre innhenting av data og rapportering til beslutningstakere
  7. Oversikt over gjeldende risikosituasjon bør med jevne mellomrom rapporteres til ledelsen i passende format

Resultatet av å arbeide på denne måten vil være et styrket omdømme i tillegg til svært mye vesentlig informasjon til bruk i eget strategiarbeid.

Kort sagt er kontinuerlig og systematisk risikoledelse en vesentlig forutsetning for fremtidig suksess, vinning og overlevelse. Av denne grunn bør risikoledelse være en prioritet for alle virksomheter. Omdømmet til en virksomhet er tross alt dens viktigste eiendel, og følgelig bør beskyttelsen av dette stå sentralt i alle deler av organisasjonen, ikke bare hos kommunikasjonavdelingen.

Mer om dette temaet finner du her.

– Spør meg igjen i morgen!

For noen måneder siden jeg ble spurt om jeg ville være podcastprodusent, og det hadde jeg aldri gjort før. Ja, svarte jeg selvsagt.

Gjesteinnlegg skrevet av Benjamin Ulstein, rådgiver i kommunikasjonsbyrået Burson-Marsteller.

Vi er så heldige og uheldige at vi lever i en virkelighet hvor det som er sant i dag kanskje ikke er sant i morgen. Dette gjelder i naturvitenskapen og i verdenssamfunnet, så som i vårt eget fagfelt. I bransjen vår er erfaring ytterst verdifullt, men samtidig kan kunnskap være utdatert fra den ene dagen til den andre.

Big Data, VR, AR, Internet of Things – store ord som mange aktører konkurrerer om å fylle med innhold. Hvordan følger du med på hype-toget når du samtidig skal gjøre en jobb? Hvordan vet du om det er video eller karusellannonser som får best spredning når det er en måned siden du leste om det. Jeg opplever ofte som rådgiver at jeg må sjekke «fasiten» før jeg kan gi et sikkert svar – i den grad det finnes en fasit. Hvordan vet du at rådet du gav forrige uke fortsatt er riktig i dag? Hvordan holder du deg inne i den berømte «loopen»?

Det kan bli for mye iblant!

Følg med – på en effektiv måte

En av de største utfordringene for meg er informasjonsoverfloden som møter meg hver eneste dag. Jeg vil følge med både på hva som skjer i Norge og verden, men samtidig følge med på nye tjenester, funksjoner og algoritmer som inngår i den faglige verktøykassen.

Selv bruker jeg tjenesten Feedly til å holde meg oppdatert. Det er på mange måter en tradisjonell RSS-leser hvor jeg legger inn nettaviser, blogger og rene Google-søk, men det som skiller Feedly fra andre RSS-lesere er at den sorterer artiklene etter popularitet. Hver morgen får jeg en oversikt over de seks mest populære artiklene i hver kategori, akkurat nok til at jeg kommer meg gjennom listen mens jeg sitter på bussen. Hvis du trenger å komme i gang kan du kopiere mitt oppsett. Det er gratis å teste, men selv synes jeg Pro-versjonen er verdt en kaffekopp i måneden.

Få impulser utenfra

Da jeg jobbet som webutvikler leste jeg om nye systemer, rammeverk og maler hver dag, men jeg falt likevel ofte tilbake på de samme som jeg brukte forrige gang. I tidsklemma er det fort gjort å vende tilbake til det man har gjort før, og som man vet fungerer. For meg var det viktig å tvinge meg selv til å se ting fra en ny vinkel, enten ved å samarbeide med noen som jobbet på en annen måte, eller snakke med andre nysgjerrige mennesker som er utenfor boblen. Resultatene ble bedre, og arbeidet ble samtidig mer givende.

Sett av tid i kalenderen til å lære noe nytt. Lag mål for hva du skal lære denne uken, og bruk den siste halvtimen hver fredag til å reflektere over hvem du har møtt, hva du har lært, og hva du skal bli enda bedre på neste uke! Hvis du har kollegaer som du jobber mye sammen med kan du gjøre denne øvelsen sammen med dem – og kanskje til og med gjøre det til en konkurranse om å bli enda bedre sammen.

– Spør meg igjen i morgen!

«Loopen» er dessuten overvurdert. Hvis noen spør meg om noe jeg ikke kan, så er mitt standardsvar: «spør meg igjen i morgen!». Den beste måten å holde seg oppdatert på er å prøve nye ting. Nysgjerrighet er ditt beste konkurransefortrinn: hvis du lærer noe hver dag ligger du alltid foran de som ikke gjør det. Da jeg ble spurt om jeg ville være produsent for podcasten «6 Months to Start a Startup» visste jeg ikke hvor jeg skulle begynne, og spørsmålene var mange. Hvordan forteller man en god historie med bare lyd? Hva slags utstyr trenger vi, og hvordan skal episodene redigeres? Noen spørsmål fant vi svaret på, og noen utfordringer løser vi fortsatt, men produktet vi sitter igjen med er et resultat av nysgjerrighet og mange, mange timers arbeid.

Svenn av alle laug, men ingen mester

Det er ikke hver gang man bokstavelig talt har svaret dagen etterpå, eller nødvendigvis finner det i det hele tatt. Å være en dyktig rådgiver og kommunikatør trenger ikke å bety at du kan alt. I mye større grad handler det om evnen til å tilegne seg og bearbeide informasjon. Det er neppe kostnadseffektivt eller smart å vite alt, alltid. Viktigere er det å stille de kritiske spørsmålene, vite hva man skal se etter, hvor man skal lete, og hva man skal Google. Det gjelder enten man jobber strategisk i utarbeidelsen av en kommunikasjonsplan eller operativt med å velge mellom horisontal og vertikal video på Facebook.

I et fagfelt som i økende grad er datadrevet kan terskelen for å ta sjanser og prøve nye ting føles høy. Derfor vil jeg slå et slag for å gjøre et sprell, teste noe uten å vite svaret på forhånd, og oppdage nye løsninger som fungerer!

Hva er godt sosiale medier-ansvar?

Hvor går grensen når kommunikasjonsrådgiveren i departementet skal hjelpe den politiske ledelsen å kommunisere i sosiale medier? Bør videoen publiseres på departementets kanaler eller politikerens egen Facebookside? Det er blant problemstillinger Difi nå ser nærmere på sammen med Kommunikasjonsforeningen og andre.

Gjesteinnlegg skrevet av prosjektleder Ståle Lindblad og prosjektmedarbeider Linda Meskestad, Difi

Sosiale medier har etablert seg som en viktig del av kommunikasjonen vår. De aller fleste offentlige virksomheter er tilstede i et eller flere sosiale medier. For politikere og politiske partier har sosiale medier blitt en av de viktigste kanalene for å nå ut til befolkningen. Sosiale medier er kommunikasjon på linje med all annen kommunikasjon. Samtidig har sosiale medier egenskaper som andre kommunikasjonskanaler ikke har.

Vi er i gang med å lage en praktisk veiledning i sosiale medier

Nå ser Difi på ulike problemstillinger og dilemmaer som kan oppstå mellom politikk og administrasjon i sosiale medier. Målet er å lage en relevant veiledning med gode prinsipper for hvordan vi kan og bør håndtere tvilstilfeller og vanskelige situasjoner. I arbeidet vårt har vi sett nærmere på flere situasjoner hvor kommunikatører har vært usikre på om de har håndtert saker i grensesnittet mellom politikk og administrasjon riktig.

Difi er i gang med en veileder i sosiale medier. Hvilket tema synes du de bør fokusere på neste gang?

Hvor skal kommunikasjonsrådgiveren trekke grensen?

Tenk deg følgende situasjon: En statsråd har en positiv sak som skal presenteres. Regjeringen har endelig fått gjennomslag på et viktig område. Når saken skal publiseres foreslår statsråden å bruke sin egen Facebookside, siden den har ti ganger så mange følgere som departementets side. «Det er jo viktig at saken når ut s til flest mulig mennesker.»

Hva skal kommunikasjonsmedarbeideren gjøre? Bør hun eller han etterkomme statsrådens ønske eller insistere på å publisere på departementets side?

Det er ulike tolkninger og meninger om hvor vi bør trekke grensen. Noen har et pragmatisk syn og mener at det er greit å være praktisk og bidra. Andre er mer tilbakeholdne og prinsipielle, og mener at det må være klare grenser for å hindre at statsansatte blir presset til å fremme partipolitikk.

Det du gjør for en statsråd i dag, skal du kunne gjøre for en annen i morgen

Et prinsipp er klart: Forvaltningen skal utføre de samme oppgavene med skiftende politisk ledelse. Det kommunikasjonsrådgiveren gjør for én statsråd eller ordfører i dag, skal hun eller han kunne gjøre for en annen i morgen.

Vårt mål er ikke å skrive den store læreboka i sosiale medier med to streker under svaret. I arbeidet vårt vil vi legge vekt på å tydeliggjøre rollene og prinsippene som vi må forstå for å kunne vurdere grensetilfeller ved bruk av sosiale medier klokt og riktig. Vi vil også vise eksempler på situasjoner som vi tror kan hjelpe oss å lære og reflektere. Hva er forvaltningens oppgaver, og hva bør forvaltningen holde seg unna? Hva bør vi publisere i forvaltningens kanaler, og hva hører hjemme i politikerens kanaler – både nasjonalt og i kommunen? Vi håper veiledningen vi snart vil publisere blir nyttig for mange kommunikatører når de skal vurdere vanskelige saker og gi gode faglige råd.

Neste ut: Workplace?

Grensesnittet mellom politikere og administrasjonen er det første temaet vi ser nærmere på. Snart skal vi velge neste tema. Det er flere temaer å velge mellom, som arkivering, krisekommunikasjon i sosiale medier og hvordan organisasjoner bør organisere arbeidet med sosiale medier. Flere forteller om at de møter utfordringer med blant annet personvern og innkjøp knyttet til bruk av nye sosiale intranett som Workplace.

Si din mening!

Vi hører gjerne din mening: hvilket tema bør bli det neste? Bruk kommentarfeltet, eller send en e-post til redaksjonen@difi.no.

Derfor bør bedriften din være på Snapchat

Bilder som forsvinner etter 10 sekunder, filter som gir deg hundeører og stemmeforvrenging så du høres ut som en robot. Bare fjas – eller strategisk smart?

Gjesteinnlegg skrevet av Marie Brudevold, kommunikasjonsrådgiver og Snapchat-sjef i Gjensidige

Da jeg som student søkte om deltidsjobb hos Gjensidiges sosiale medier-avdeling var arbeidsoppgaven klar: nå de unge. Null stress, tenkte jeg. Jeg er ung selv og vet hva som fenger der ute i World Wide Web. Utfordringen var at jeg skulle kommunisere noe så tørt og trasig som bank og forsikring. Løsning: Snapchat.

Fjas og forsikring

Snapchat er en uhøytidelig og leken kanal som har tiltrukket seg over halve Norge. Hele 93% av landets kvinner mellom 18-29 år har en profil, 83% av menn i samme alder (Ipsos , 2017). Det er nærmest selvsagt at bedrifter som ønsker å nå ut til disse, må være tilstede i den kanalen hvor de ferdes. Siden Gjensidige opprettet Snapchat-konto i 2015, har kontoen lokket med seg et par tusen følgere. Det er tydelig at kombinasjonen forsikring og fjas fungerer – det tas skjermbilder og det snappes i begge retninger. Og når noe så tørt som forsikring kan fenge på Snapchat? Da kan hva som helst.

Burde din bedrift være på Snapchat? Les Gjensidiges Snapchat-sjef sine beste tips her. Foto: skjermdump fra Snapchat.

8 gode grunner til at bedriften din bør være på Snapchat:

1. Du får deres fulle oppmerksomhet
For å se innholdet du publiserer på Snapchat, må følgerne aktivt velge å trykke på din MyStory. Det er en verdi i seg selv – de ønsker å oppsøke deg og det du har å formidle. Når de trykker på storyen fylles hele mobilskjermen med ditt budskap. Du slipper å slåss mot andre aktører, som du alltid må i strømmen av innlegg på Facebook og Instagram.

2. Du inviterer til et personlig forhold med bedriften
Snapchat gir lite rom for finpolerte reklameplakater, og stort rom for å vise frem bedriften fra en annen og mer uformell side. Har dere et kult lokale? Vis det frem. Kollegaer med spesiell kunnskap eller talenter? Vis dem frem. Har dere det usannsynlig morsomt på jobb? Vis det! Kanalen passer ypperlig til å vise frem menneskene som jobber bak logoen, og hva som rører seg i kulissene, slik at publikum får et mer personlig og nært forhold til bedriften.

3. Du treffer en målgruppe som er vanskelig å treffe
Som nevnt er forsikring ikke akkurat en kioskvelter hos dagens ungdom. Men vi klarer å engasjere med innholdet vårt allikevel, gjennom bruk av humor, emojis, tegninger og nyttige tips de kan få bruk for i egen hverdag. Forsikring og sånne «voksengreier» er kjedelig – men viktig. Vi gjør det morsomt i stedet, og ser at det fungerer.

4. Du kan fortelle små historier
Alle har en historie. Derfor mener jeg at enhver bedrift har et godt potensiale på Snapchat. Er du søppeltømmer? Gi tips om kildesortering, fortell om rare ting du har funnet i søpla. Er du vaskedame? Kom med råd til hvordan du kan vaske effektivt, kjerringråd og annet. Butikkansatt? Vis frem kommende nyheter, fortell om tilbud eller små, morsomme kundehistorier. Det er kun fantasien som setter grenser.

5. Du har ikke så mange regler å forholde deg til
Glem designprofiler, språkregler og andre regelverk. En av grunnene til at Gjensidige har truffet hos målgruppen, vil jeg hevde er på grunn av språket og utformingen. Tonen er like leken som om jeg skulle kommunisert til ei venninne, og den visuelle profilen har vi bare lagt fra oss. På Snapchat er det lov med frie tøyler.

6. Større rom for å prøve å feile
Det tar tid å bygge opp en stor følgerskare, og fortjene deres oppmerksomhet over lengre tid. Dermed har du mye tid til å prøve deg frem. På Snapchat går ingenting viralt, det forsvinner etter x antall sekunder (med mindre noen tar skjermbilde og publiserer på Facebook i stedet, pass på at du ikke drar strikken så langt at dèt blir tilfelle), og du kan prøve og feile til du finner noe som fungerer for din bedrift

7. Det skal ikke så mye til
Selv er jeg en dedikert ressurs til kanalen – den luksusen har ikke alle bedrifter. Men det trenger ikke ta så mye tid. Har du et budskap? Ta det på vei til kaffemaskina. Spill inn en kort videosnutt, og få det ut. Snapchat kan brukes til å lage lengre, sammenhengende historier – eller den kan brukes til «her og nå»-publiseringer

8. …og du kan faktisk selge
Ikke gjør Snapchat om til nok en reklamekanal, bruk det først og fremst til å fortelle historier om bedriften og legg ut forbrukernyttig innhold som gir merverdi for følgerne dine. Det er det sistnevnte Gjensidige bruker kanalen til, og det har faktisk resultert i salg. Siste eksempel er en MyStory om bunadforsikring, som koster 250 kroner i året. Etter å ha opplyst om hva innboforsikringen dekker og ikke, opplyste vi om at det finnes en egen verdiforsikring for bunad. Det resulterte i minst tre salg – i følge tre følgere som snappet tilbake til oss og takket for opplysningen.

Happy snapping!