Søknadsskriving for nybegynnere

For at du skal skrive en god jobbsøknad til stat og kommune, må du vite hvordan utvelgelse og vurdering foregår hos arbeidsgiveren.

kaimyhre.com_DSC8274Denne vinteren og våren har jeg blitt invitert til å snakke om kommunikasjonsbransjen for studenter ved to anledninger. Studentene er naturlig nok opptatt av hvordan de skal få seg jobb etter endt studium. Flere har derfor bedt meg om råd og veiledning etter presentasjonene.

Ut fra spørsmålene og e-postene jeg har fått, er det mitt inntrykk at mange studenter mangler kunnskap om ansettelsesprosesser i det offentlige. Hele 46 prosent av medlemsmassen i Kommunikasjonsforeningen arbeider i stat, kommune og fylkeskommune. Det kan derfor være nyttig å vite litt om hva som skjer i kulissene når en stilling du har lyst på er ledig. Her følger derfor en kort innføring i hvordan ansettelser skjer i det offentlige. Det er sikkert litt forskjell på prosessene ulike steder, og det brukes sikkert varierende begreper, men prinsippene for en ansettelse er de samme.

Ikke tilfeldig utlysningstekst

Først og fremst: Som leder i det offentlige kan du ikke uten videre hyre inn noen du synes virker handlekraftig og dyktig til å jobbe for deg. Utlysning av stillinger og ansettelser er strengt regulert for at prosessene skal være rettferdige, transparente og godt dokumentert. En utlysningstekst kan kanskje virke tilfeldig rasket sammen for deg som søker jobb. Men det er den ikke. Utlysningen inneholder informasjon om arbeidsoppgaver, kvalifikasjonskrav og krav til personlige egenskaper. En utlysning blir gjerne utarbeidet i samarbeid mellom lederen for kommunikasjonsenheten og HR-avdelingen. Noen steder er også fagforeningene involvert. Stillingsannonsen må samsvare med behovene for kompetanse kommunikasjonsenheten har.

Svar på kvalifikasjonskravene

Når du skriver søknaden din, er det viktig at du svarer på kravene i annonsen. Står det at du må ha en mastergrad, holder det ikke med bachelor. Står det at du skal ha erfaring med mediekontakt, må du faktisk ha det – og beskrive det i søknaden. Når kandidater velges ut til intervju, gjennomgås søknadene av lederen for kommunikasjonsavdelingen. Vedkommende kan ikke velge fritt i bunken, men må kalle inn søkerne som er kvalifisert ut fra kravene i annonsen. Ofte er tillitsvalgte involvert for å sjekke at utvelgelse går riktig for seg. Derfor er det viktig at du konsentrerer deg om å vise at du oppfyller kvalifikasjonskravene. Kommer det tydelig frem i søknaden, er sjansene gode for å få presentert seg i et intervju.

Beskriv personlige egenskaper

De personlige egenskapene er det vanskeligere å dokumentere at du oppfyller, men du bør likevel forsøke å si noe om hvorfor du passer til stillingen – basert på kravene i annonsen. Du vil garantert bli oppfordret til å fortelle om deg selv på intervjuet. Da kan det være lurt at du tar utgangspunkt i kravene til personlige egenskaper som du kjenner fra annonsen. De som skal være referanser vil også få spørsmål om dine personlige egenskaper. Det er smart at de vet hva som kreves av stillingen når de blir oppringt. Send dem gjerne utlysningsteksten, slik at de vet hva som står der.

Innstilling

Når intervjuer er gjennomført og referanser er sjekket, skriver kommunikasjonslederen en såkalt innstilling. En innstilling er et dokument hvor det gjøres en vurdering av søkere som er intervjuet og en begrunnelse for hvem man vil ansette. De som blir innstilt må oppfylle kvalifikasjonskravene i annonsen. Det er vanlig å rangere søkerne og innstille eksempelvis tre kandidater. Dersom nummer én på listen takker nei til jobben, går tilbudet videre til personen som er innstilt som nummer to.

Mister du motet av alle disse formalitetene? Selv om det er mange regler og krav i en ansettelsesprosess i det offentlige, er det alltid mulig å stikke seg ut på en positiv måte. Har du hatt verv du er stolt av? Har du skrevet noe om fag eller bransje du vil trekke frem? Har du et nettverk du er stolt av, eller en god sak du jobber for? Det er alltid rom for å trekke frem positive saker, selv om kvalifikasjonskravene er absolutte. Alle som leser søknader setter pris på kandidater som har ytt litt ekstra i en eller annen sammenheng – særlig når det er mange om beinet.

Be om tilbakemelding

Husk at du har krav på å få vite hva som foregår underveis. Du kan for eksempel be om å få se søkerlisten til stillingen dersom du er nysgjerrig på hvem du konkurrerer med. Du har også krav på en god begrunnelse hvis du ikke når opp i en prosess. Be om en vurdering for å lære hva du kan gjøre annerledes til en annen gang.

Et godt råd til slutt: Pass på språket! Når du søker en kommunikasjonsstilling, må du legge vekt på å skrive godt og korrekt. Det finnes mange språkpedanter i denne bransjen. Slurvefeil og gal bruk av «i forhold til» kan gjøre at du havner i bunken med personer som ikke kommer til intervju, særlig hvis ”god skriftlig og muntlig fremstillingsevne” er et krav i annonsen.

Lykke til!

3 kommentarer om “Søknadsskriving for nybegynnere

  1. Det er mange gode og konstruktive råd i denne teksten. Men samtidig bør jobbsøkere være klar over at virkeligheten kan by på endel avvik fra det som beskrives her. Jeg vet, både fra egen og andres erfaring, at det er til dels betydelige variasjoner i kvaliteten på rekrutteringsprosesser, også i offentlig sektor.

    Det som beskrives i artikkelen er nok helt klart i samsvar med det som er praksis i mange virksomheter. Men det er nok likevel ikke slik at en jobbsøker kan være fullt ut trygg på at regelverket blir fulgt, eller på at prosessen gjennomføres på en ryddig og ordentlig måte.

    Selv har jeg opplevd å bli innkalt til intervju og så registrere at den som sitter på den andre siden av bordet rett og slett ikke har lest søknaden skikkelig. Jeg har også opplevd «intern maktkamp» på den andre siden av bordet, der to ledere i virksomheten røk opp i en diskusjon om hva som var mest sentralt ved jobben – mens jeg som jobbsøker satt og hørte på.

    Jeg har også opplevd at det jobbinnholdet som er blitt beskrevet i en annonse, viser seg å være noe ganske annet når den ansettende lederen beskriver det over bordet i jobbintervjuet.

    I tilfeller som disse, har man som jobbsøker bare én ting å gjøre: Å trekke søknaden og takke pent for seg. Når ledere ikke klarer å håndtere rekrutteringsprosessen på en skikkelig måte, bør alarmen gå hos jobbsøker.

    En tidligere kollega opplevde å bli innkalt til intervju, for så å erfare at jobben gikk til en bekjent av den lederen som ansatte. Og den som ble ansatt, hadde faktisk ikke de kvalifikasjonene som var beskrevet i utlysningen.

    Det er dessverre grunn til å tro at noen ledere har et litt for omtrentlig forhold til de bestemmelsene som regulerer rekrutterings- og ansettelsesprosesser.

    Og selv om det ikke angår de yngste: Man bør være oppmerksom på at det foregår en ikke ubetydelig aldersdiskriminering i norsk arbeidsliv. Åpenbart kvalifiserte søkere risikerer at de ikke blir innkalt til intervju, fordi de blir vurdert som «for gamle». Jeg kjenner til folk godt under 50 som har opplevd dette.

    Det er jo også slik at «maktforholdet» mellom jobbsøker og de som ansetter er ganske skjevt. Og det er de færreste jobbsøkere som har mot til eller ønsker å ta belastningen ved å ta en ansettelsessak videre til for eksempel Sivilombudsmannen i tilfeller hvor det er grunn til å stille kritiske spørsmål ved prosessen. Man risikerer å bli stemplet som «bråkmaker», med de ulempene det kan medføre i senere jobbsøkingsprosesser.

    Trolig burde flere ansettelsessaker ha vært klaget inn for ombudsmannen, både fordi sakene i seg selv gir grunnlag for det, og fordi et kraftigere søkelys på slike saker kan virke «oppdragende» på ledere som arbeider med rekruttering.

    I artikkelen opplyses det om at du kan be om å få se søkerlisten til en jobb du har søkt på. Det er en viktig rettighet, og det er offentlighetsloven som gir denne rettigheten.

    Vær klar over at du når du søker stillinger i offentlig sektor også har krav på innsyn i det som kalles utvidet søkerliste. Den skal omfatte samtlige søkeres navn og alder, og gi fullstendige opplysninger om søkernes utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Det er forvaltningsforskriften som gir denne rettigheten. Å lese slike utvidede søkerlister, kan by på en og annen overraskelse!

    Men: Det finnes også solskinnshistorier. Selv fikk jeg nylig ny jobb, etter en ryddig og profesjonell rekrutteringsprosess som så langt jeg kan vurdere det var godt i samsvar med hva som er beskrevet i denne artikkelen. Det inntrykket jeg fikk av lederen og arbeidsplassen under jobbintervjuet, har vist seg å stemme bra. Ekstra moro var det jo også at jeg hadde nådd den «geriatriske alder» av 51 da jeg fikk jobben.

    Mange gode råd i artikkelen altså, men bare vær oppmerksom på at virkeligheten kan være noe mer uryddig.

    Og hvis du ikke får jobben du søker på, så husk at det ikke nødvendigvis er deg det er noe galt med.

    Lykke til med søknaden!

  2. Hei Atle,
    Mitt mål var å forklare strukturen i en ansettelsesprosess for dem som ikke har vært med på noe slikt før. Det høres ut som du har vært utsatt for mye rart på din vei. At folk ikke er forberedt – eller ikke er enig, håper jeg ikke er hverdagskost. Jeg tror ikke det er riktig at de fleste ledere har «et litt for omtrentlig forhold til de bestemmelsene som regulerer rekrutterings- og ansettelsesprosesser». Det kjenner jeg meg rett og slett ikke igjen i. De fleste ledere synes rekruttering er det viktigste de gjør. Uten dyktige medarbeider kommer man ikke langt. Lykke til i ny jobb!
    Hilsen Hanne

  3. Hei, Hanne –

    Takk for kommentar.

    Du skriver at «Jeg tror ikke det er riktig at de fleste ledere har «et litt for omtrentlig forhold til de bestemmelsene som regulerer rekrutterings- og ansettelsesprosesser».»

    For ordens skyld: Jeg skrev ikke at dette gjelder «de fleste» ledere. Derimot skrev jeg at (min uthevelse) at «det er grunn til tro at NOEN ledere har «et litt for omtrentlig forhold til de bestemmelsene som regulerer rekrutterings- og ansettelsesprosesser».

    I en slik sammenheng er det en ganske vesentlig forskjell på «de fleste» og «noen». Og når jeg skrev «noen», så var det nettopp fordi jeg jo mener at vi her snakker om «noen», og ikke om «de fleste».

    For øvrig er jeg helt enig i ditt utsagn om at «De fleste ledere synes rekruttering er det viktigste de gjør.» Men fordi de fleste ledere har denne oppfatningen, og etterlever den, så blir jo også «utskuddene» så synlige.

    Med hilsen Atle

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *