10 tips til et bedre intranett

Skrevet av Bjørn Bergslien

Er intranettet ditt et mareritt? En søppelbøtte full av eviglange tekster ingen leser? Det trenger det ikke å være. Det er fullt mulig å lage et brukervennlig, fungerende intranett.

Før vi ser nærmere på hvordan vi kan lykkes, bør vi først konstatere hva som er galt med dagens intranett. I mine øyne har disse punktene mye av skylden:

• Fokus på produksjon framfor vedlikehold
• Manglende eierskap og ansvarsområder
• Innholdet er utdatert og uprioritert
• Informasjonsstrukturen er ikke intuitiv
• Intranettet er alt for alle, og alle kan bidra
• Uenigheter om hva intranettet er og ikke er

Listen er egentlig mye lengre, og alle punktene griper inn i hverandre. Så ja, intranett er kompliserte greier. Og det er tidkrevende. Men det betyr ikke nødvendigvis at du ikke kan gjøre noe med det.

Her er noen tips for å lykkes:

1. Fokuser på vedlikehold
Begrens produksjonen av nyheter. Bruk mer ressurser på å vedlikeholde og forbedre statisk og viktig innhold. Jobb med struktur og brukerbehov, og skap en kultur for kontinuerlig forbedring framfor en produksjonskultur.

2. Mål kvalitet framfor kvantitet
Ikke mål webredaktøren på hvor mange artikler hun publiserer i løpet av en uke. Bruk heller statistikkverktøy som Google Analytics og finn ut hva som fungerer og hva som ikke fungerer, hva som blir besøkt og hva som ikke blir besøkt.

3. Definer ansvarsområder
Alle kan ikke bidra med alt. Da eser informasjonen ut og intranettet ender (igjen) opp som en søppelbøtte. Eventuelt ender du opp med en lang rekke sider som ingen vedlikeholder. Identifiser heller innholdseiere og definer ansvarsområder. Få det inn i stillingsbeskrivelsen om nødvendig.

4. Prioriter de viktigste oppgavene
Finn ut hva brukerne vil ha og svar på de viktigste brukeroppgavene kjapt og enkelt, uten å forkludre veien til mål med unyttig informasjon og bannere ingen legger merke til likevel. Husk at det er enkelt å prioritere noe opp. Langt vanskeligere er det å prioritere noe annet ned.

5. Ikke prøv å svare på alt
Intranettet trenger ikke å svare på alle detaljer rundt alle mulige problemstillinger hos alle ansatte. Intranettet bør besvare sentrale og hyppig etterspurte brukeroppgaver og tilrettelegge for selvbetjening. Mer komplekse oppgaver kan du eventuelt flytte over i andre kanaler – telefon, e-mail, ansikt til ansikt.

6. Jobb grundig med innhold og søk
Å investere flere hundre tusen kroner i ny søkemotor gjør ikke nødvendigvis at alle ansatte plutselig finner alt. Du må fortsatt jobbe godt og grundig med søkeord, titler, ingresser, brødtekst og metadata.

7. Tilrettelegg for samhandling
Et intranett i dag er mye mer enn kun nyheter og statisk informasjon. De ansatte bør kunne samarbeide, samhandle og utveksle spørsmål og svar på en enkel og intuitiv måte. Åpne opp for å eksperimentere med ”ny” funksjonalitet – wiki, blogging, mikroblogging og idégenerering.

8. Teknologi er ikke alltid løsningen
For brukerne spiller det liten rolle om du har brukt 50 millioner kroner på ny SharePoint-plattform hvis de likevel ikke får gjort det de skal. Du kan faktisk kjøpe så mye teknologi du bare vil, og intranettet ditt kan fortsatt være dårligere enn en hjemmesnekra Notepad-løsning.

9. Snakk sjefens språk
Om du ønsker midler til videreutvikling av intranettet bør du snakke ledelsens språk. Ledelsen bryr seg stort sett om produktivitet og hvor mye organisasjonen potensielt kan spare på å gjøre ting annerledes – enten i kroner og øre eller i spart arbeidstid. Hvordan bidrar intranettet til at bedriften blir mer effektiv?

10. Ha en mening med det hele
Kall det en strategi eller en plan. Ha uansett et dokument (kort og forståelig, ikke en avhandling) som sier noe om hva intranettet er for akkurat din organisasjon, hva målene er og hvordan dere oppnår disse målene.

Hva synes du? Har du andre gode tips til hvordan vi kan lage intranett som faktisk blir brukt og som de ansatte virkelig setter pris på?

Lyst til å lære mer?
Delta på kurset “Slik lykkes du med intranett” hos Kommunikasjonsforeningen den 30. november 2011. Bjørn Bergslien, som til daglig er konsulent i Netlife Research, er en av kursholderne på dette kurset.

2 kommentarer om “10 tips til et bedre intranett

  1. Å gi de ansatte muligheten til å bidra selv på intranettet gjennom å diskutere, kommentere eller legge ut egne ting som de ønsker å vise fram for andre i bedriften kan også være med på å gjøre intranettet bedre og mer nyttig. Dette kan være en måte å tydeliggjøre de ansattes kompetanse på og bidra til økt kompetanseutvikling internt. Ønsker man at folk skal bidra kan det også være en ide at ledelsen belønner bidrag internt. Man skal heller ikke undervurdere intranettets rolle i å være med på å bygge bedriftskultur.

  2. Hello just wanted to give you a quick heads up. The words
    in your article seem to be running off the screen in Internet explorer.
    I’m not sure if this is a formatting issue or something to do with browser compatibility but I figured I’d post
    to let you know. The design look great though!
    Hope you get the problem resolved soon. Cheers

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *